供应商发票政策是每个企业都应该拥有的文件之一。有效的政策将大大减少与核准和处理供应商发票、处理例外情况或储存、保留和调取文件以供研究、审计或诉讼有关的时间。如果你还没有，我们的发票政策模板是一个很好的开始。
为什么需要发票政策
当你刚开始经商时，很可能只有你自己和几个亲密的伙伴在经营。当谈到发票的处理在面试中，你们分享了对流程的本能理解，以及你们公司与采购相关的价值观。
随着你的成长——事情变得繁忙——这种情况会发生变化。有这么多的事情要做，密切关注供应商的发票只是需要你注意的一千件事情之一。此外，随着团队的壮大，对事物运作方式的本能理解也会消失。这意味着混乱盛行，成本控制和现金流受到影响。
发票策略帮助您重新获得控制权。它可以帮助您清楚地定义您的应付账款流程。它的意思是:
- 所有员工都知道发票策略的生命周期，以及他们在每个阶段需要采取的步骤。
- 附在发票上的备份文件，如账户代码、批准或其他注释都要记帐。
- 你将加快流程，减少财务报告和付款延迟的风险。
- 您的财务团队将能够轻松地找到研究和审计所需的文件。
- 高级管理人员将能够更好地访问发票和供应商数据。
发票政策应包括:
- 声明的目的
- 公司期望和政策遵从性
- 地区的模棱两可
除此之外，它还可以涵盖其他一些因素。让我们依次看看每个大的区域和可选的额外功能:
- 介绍和目的陈述发票政策的开头部分列出了政策的目的和适用对象。它涵盖了基本的指导方针，是事实和明确的。政策越容易理解，员工就越容易遵守和执行。
- 公司期望和政策遵从性:本部分解释了公司对管理所有应付账款文件的接收和存储的期望，每个员工在处理供应商发票时的责任，以及当有人不遵守政策时会发生什么。
- 地区的模棱两可:你的发票政策给了你一个理想的机会来解释任何常见的困惑。这些可能包括谁拥有授权、职责划分、如果购买价格出现差异会发生什么情况，以及如果政策受到挑战会发生什么情况。
- 需要考虑的其他领域供应商发票政策的前三部分涵盖了基本内容。还有很多其他的主题可以考虑。这包括创建购买订单，从AP将发票发送到相应方进行操作并返回，对发票进行编码，批准发票，记录异常处理的结果，保留期，支付条件，等等。
发票自动化将您带到下一个层次
制定发票政策是更好地控制你的支出的第一步。接下来，是时候自动化AP流程了。自动发票软件将给你更高的效率，让你控制支出，并提供一个更清晰的画面，你的钱都花到哪里去了，你可以在哪里降低成本。
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