员工自发支出(employee -initiated spending)指员工为了支持自己的角色或工作职能而发起和控制的支出，如典型的差旅和支出类别，以及其他有助于企业运营的支出类型。不仅仅是差旅和支出，所有类别的支出和员工购买行为都发生了变化。
随着这一转变，应计项目和及时确认费用将成为更紧迫的重点。在适当的会计期间内确认费用，在大多数情况下会导致大量的一般应计项目，这可能会导致财务健康指标的不准确。采购与付款支付之间的时间（供应商和信用卡公司需要付款时，以及员工报销时）可能会有所不同，这取决于员工在提交费用报告和使用公司采购工具时对交易活动的报销情况（例如，使用公司在线预订工具、使用公司信用卡或P卡等）。
这一挑战通常被归入应计类别，但很快又扩展到预算和利润控制。虽然大多数人坚持严格的核对时间政策，但许多人不理解不及时处理费用活动的含义。下游影响可能对严格按照预算操作的组织或管理极薄利润的组织是有害的。财务报告要求也是一个因素，因为拖延可能导致大量的权责发生制日记账分录在下一个期间被倒转，从而导致实际费用的混淆。
财务部门可以通过多种方式更好地了解和控制这种影响：
- 通过仪表板报告当前时期的多个方面的支出
- 当实际支出接近该期间的预算支出时接收警报
- 查看每天或每周的公司信用卡交易
- 集成的旅行数据集，提供对未来消费的洞察
- 以上所有
下面我们将探讨如何SAP一致可以协助你的组织。
同意费用提供仪表板和一套超过100个标准报告，财务和会计部门可以使用以促进费用监控，有助于更多的控制。
仪表板可以在一个高级视图中显示，包括支出KPI，例如：
- 按部门划分的期间开支
- 按类别分列的最高支出
- 遵从性策略的顶级例外
- 应计费用
- 花的预测
其他详细信息可包括员工支出、部门支出、累计信用卡交易、部门机票预订、费用例外详细信息、期间间支出比较、酒店协商费率与实际收费、经理批准周期时间、已批准但未检查收据的报告等。
可以为SAP Concur用户提供完整的报告列表在这里找到．希望进一步定制报表的SAP Concur客户可以自己做，也可以通过咨询情报服务从SAP同意。
SAP Concur还为客户提供了一个工具，当每段时间的支出接近一个固定的金额或预算时，可以提醒客户。SAP Concur的预算是一种服务，它使财务主管能够按时期比较部门支出与预计支出限额，并在实际支出接近既定部门预算时向指定的部门主管发出警报。如果有任何异常，部门经理可以采取措施，使他们能够更好地控制开支。当我们在整个公司进行汇总时，最终结果是更好地控制整个组织的支出。
使用公司信用卡和购买卡(p卡)是财务和会计部门获取预提费用或其他支出挑战的另一种方法。p卡是员工支出的主要支付渠道，使员工能够快速行动而不受阻碍。的事务数据以类似语句的格式合并公司条例草案声明功能，支持在支出发生时了解支出所需的可见性。与费用和公司卡支付类型类似，P卡也必须受到控制。这些卡的时间安排特别重要，因为大多数P卡计划都是以公司账单、公司支付（CBCP）的形式建立的。这意味着您的组织需要向卡提供商全额支付每月账单，无论对账状态如何。如果没有合适的工具，大多数CBCP计划都会产生大量应计项目。
影响支出可视性的另一个典型员工行为，即员工预订和/或支付差旅而不使用其组织的公司在线预订工具、经批准的旅行社或公司卡。例如，当使用公司在线预订工具进行酒店预订时，财务部门通过上面讨论的KPI报告和仪表板，可以看到即将到来的花费然而，当员工使用酒店的预订渠道预订房间，或者使用个人信用卡付款时，组织会对即将发生的费用失去洞察力。直到稍后，当员工手动输入费用时，费用交易才可见。这可能需要数周或数月的时间；禁用组织在适当的财政周期内报告交易的能力，从而严重影响预算。
为了捕获这一预期支出的数量和时间，SAP Concur开发了以下内容:
- 与主要酒店和航空公司的关系，以配合他们的常旅客系统。
- 同意Triplink，该工具使酒店、航空公司和其他服务提供商(如汽车租赁公司、优步等):
- 申请预订或收取组织的公司协商的价格
- 将电子收据发送到SAP Concur，使用员工的频繁旅行者或用户id作为标识链接。这不仅有利于组织通过使它看到花在费用报告据报道之前,但它也有利于员工通过允许他们频繁旅行者点同时减少员工需要细节和列表,和他们花在他们的旅行多少。
根据全球商务旅行协会(GBTA)的数据，37%的酒店预订和15%的机票预订是由员工在企业渠道之外进行的。通过这些外部渠道进行预订的相关费用就是我们所说的隐形支出。使用Triplink，使用Expense的组织可以捕获这种不可见的花费，使他们能够对现金流需求有更多的可见性和控制。
当您将支出报告仪表盘、实际支出与预算可用性警报、公司卡的使用以及来自外部支出渠道的反馈集成在一起时，组织可以更深入地了解员工支出行为，以实现准确的预算和预测，从而保护公司的财务健康。
SAP Concur价值咨询团队可以帮助SAP Concur客户审核与及时支出捕获和对账相关的当前流程。建立最佳实践的基线和发现附加价值将对客户的业务产生很大的影响，并提高这些领域的性能。
有关更多信息，请与您的SAP Concur代表联系。
