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Whether you’re dreaming of working from an exotic island, moving somewhere with affordable housing, or can’t wait to get back to corporate office life, “there's a lot of diversity in terms of what it means to be working outside of the office, and any of those choices involve complexity for the company,” shared Rachel D’Argenio,是美洲移动市场领导者。安永调查了16个国家的1.6万名员工，发现:
- 员工的65％的人说他们觉得这种混合搭配将增加公司的生产力
- 65％的人表示，这将支持创意
- 54%的人认为这将对有效解决问题的能力产生积极影响
所以，你会听到员工们说，他们相信转向混合模式是非常有价值的，它将提高组织内的生产率、创造力和解决问题的能力。”请听SAP Concur高级价值顾问Rachel和Jason Grunin的谈话，“讨论与远程工作相关的挑战，以及保持人力资源、财务、领导层和员工之间对话的关键本质。”
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记录:
杰森Grunin：
大家好，我是Jason Grunin, SAP Concur价值体验组的高级价值顾问。我已经在SAP Concur工作了大约一年半。在那之前，我负责一个高等教育机构的效率、应付账款、T&E和其他项目。在SAP Concur，我们的团队的任务是如何分享最佳实践，并帮助我们的客户通过员工发起的支出实现其解决方案投资回报的最大化。今天和我在一起的是我们的合伙人，安永的Rachel D'Argenio。瑞秋，你能介绍一下自己吗?
瑞秋D 'Argenio:
谢谢你,杰森。你好,每个人。我是安永美洲移动市场的领导者。到这个月底，我已经在安永工作22年了。我之前曾与当时六大会计事务所中的另外两家合作过，也曾在高盛内部工作过。我的整个职业生涯都在关注企业因员工流动而面临的跨境税收和流动性问题。很高兴来到这里，杰森。
杰森Grunin：
谢谢你,瑞秋。在今天的播客中，蕾切尔和我将讨论与远程工作相关的挑战，以及保持人力资源、财务、领导层和员工之间对话的关键性质。蕾切尔，关于远程工作的话题，公司面临着哪些全球性的问题以及如何应对重返办公室的问题，以及员工的期望是什么?
瑞秋D 'Argenio:
你知道，杰森，这是真正的当下热议的话题。而且它令人着迷，看看这是正在进行的转型。我们现在看到的赌注是非常高的。员工的保留，例如，是许多组织一个真正的挑战。而在同一时间，有一个为公司重新定义他们希望现在谁巨大的机会。因此，作为企业都在思考这一点，他们对新的战略思维。什么是他们雇用的办法？什么是他们在哪里，以及如何工作将得到完成的政策？什么是技术或工作场所的变化，他们需要为了支持这种新的工作方法，使？
我想和你们分享一些数据。我们安永在今年4月完成了一项调查，对16个国家的16000多名员工进行了调查。调查显示，67%的员工认为，无论他们在哪里工作，工作效率都可以由公司准确衡量。90%的员工希望在工作地点和时间上有灵活性。平均而言，员工预计在疫情后远程工作两到三天。只有20%的人希望在大流行后在办公室里充分工作。如果得不到他们想要的灵活性，54%的人可能会辞职，千禧一代辞职的可能性是婴儿潮一代的两倍，所以这是一个令人担忧的数据。
64％的人希望更好的技术在办公室里，48％的人希望在家办公的硬件投资。员工近三分之二要继续商旅大流行后，这本是高达49％，从我们去年夏天所做的调查中，也让我们看到更多的人，有近三分之二，要继续商旅继大流行。然后终于，随着员工不断评估其总的公司产品，他们收到的所有好处，工作地点和津贴有最高的员工的偏好，然后将自己的办公桌政策具有最低的偏好。
那么，这对制定政策的公司来说到底意味着什么呢?就像我现在和一些组织谈论的那样，他们正在考虑是否有员工回到办公室?他们会采取远程政策，每个人都是远程的吗?还是他们会转向混合模式?当然，大多数组织都有这三者的结合。
当你看到远程工作或混合工作时，公司会想，我是只允许在家工作，还是允许在任何地方工作，这到底意味着什么?对于那些说“我想要在任何地方工作”的组织来说，这显然对那些幻想在低成本或非常棒的地方工作的员工来说是非常有吸引力的，比如一个岛屿目的地。另一方面，其他人专注于在家工作，但即便如此，也有很多困惑。如果我说在家工作，是不是意味着你真的必须呆在家里?你会不会在咖啡店?你会不会在客户所在的地方?
所以这是在意味着什么是工作在办公室外方面有很多的多样性，任何这些选择都涉及复杂的公司，无论是风险，即员工创造，因为他们没有坐在自己的家，他们坐在那创造了该公司潜在的新的企业存在的地方。这可能意味着员工是在移动和有对公司的影响报告中的条款和扣缴义务在一个以上的国家或国家。而这可能意味着该员工正在寻找报销费用，他们有，无论是现在来办公室，他们把没有上下班，但作为一个企业的费用，无论是上下班的费用，但是从一个新的位置来了它不是真的可行要坐车去办公室。
让我就此展开。这是一个新的趋势，我们看到其中个人想要移动到一个完全新的位置和公司使用，那么，什么是允许的拼杀？多远是从办公室实在太远？如果我们移动到一个混合模式和员工仅仅是在办公室，例如两天一个星期，一个星期，他们可能在别处五天，是好的，如果那些每周五天都花了二，三，四五小时内从办公室以外的地方？什么是从一个公司的角度允许？然后，当然，如果员工确实决定远离办公室搬迁，公司要考虑偿还的费用旅行办公室？
所以这就是公司开始进行有趣的辩论的地方关于他们允许他们的员工做什么?那么在风险方面，在费用报销方面，甚至在支付给个人的赔偿方面，对他们有什么影响呢?因为，当然，现在个人可能已经从纽约搬到了一个便宜得多的地方。我们有机会调整这个人的收入吗?
因此，这是一个非常复杂的讨论，但在做出决定的背后有很大的压力，因为员工要求很高，每个人都期待着这场大流行的结束。所以他们很想知道，什么时候会发生。
杰森Grunin：
谢谢你,瑞秋。这让我开始思考我们的客户是如何适应和管理这些新常态的，正如你所说。旅行费用的报销，管理我们城市的新费率，你可能没有让员工旅行之前。现在，当他们需要来见客户或参加团队会议时，你是否会经常把他们带回办公室?你知道，旅行预算是增加了还是减少了?你有没有考虑到这些因素考虑到这些员工回来后的期望是什么?从他们的新家位置回到之前的核心工作位置的合适方法是什么?考虑娱乐和客户会议和业务费用发生在马路上可能没有被过去费用政策的一部分,但现在需要考虑,如支付wifi在某些地方或新方法的人想留在non-hotel住宿,显然，所有这些都存在安全和安全风险。这些都被纳入你们的政策了吗?
也许再多一点。但是蕾切尔，在那种环境下，混合工作到底意味着什么?全球的雇主和雇员都在说什么?
瑞秋D 'Argenio:
这是一个很好的问题。在每个组织中，混合工作有很多不同的定义，但有一个普遍的共识，大多数组织认为混合工作意味着员工每周有两到三天在家里工作，每周有两到三天在办公室工作。当公司在思考这到底意味着什么时，他们在思考我们是否需要在特定的日子里存在?我们是否留有灵活性?当他们在办公室里一起工作时，什么才能真正促进最佳的工作环境，并从员工身上获得他们想要的经验?合作和创新来自于坐在一起的人们，以及教练、培训和所有我们需要的人才发展，在很多情况下，当人们坐在一起时，这可能会发生得更好。
同样有趣的是，我们看到了这种巨大的渴望，我将把它描述为代表员工远程工作的一种授权感和权利感。从员工的角度来看，数据显示，他们相信现场和远程工作的结合将提高公司的生产率。再次提到我们做的调查，65%的员工表示，他们认为这种混合模式将提高公司的生产率。另外，65%的人说，它将支持创造力，54%的人说，它将积极影响有效解决问题的能力。所以你会听到员工们说，他们认为转向混合模式是非常有价值的，它将提高组织内的生产力、创造力和解决问题的能力。
现在，从雇主的角度来看，我听到的是他们想要对员工做出回应，但同时，他们非常关心控制和合规。最后，这也归结到成本上。当我们评估一个新政策应该是什么样子时，有一个非常重要的关于成本的讨论。
有趣的是，这是一个非常复杂的讨论。从人力资源部门开始，人力资源总监会说这对于吸引和留住我们想要的人才来说是至关重要的，他们会提出理由说明为什么他们想要支持这个。但是我们很快就会看到，比如，首席财务官会说，好吧，我需要理解这个模型是如何运行的。当我思考这个新政策的时候，我有一些潜在的考虑，我是否应该减少我的房地产，因为我每天办公室里的人越来越少，因此我需要更少的办公空间?我是否需要在我的房地产上花更多的钱，因为我需要重新设计它的外观?如果我们把人们聚集在一起，让他们可以合作，我是否需要鼓励合作的空间?我需要在我的办公室里提供一些东西来吸引人们进来吗?
所以我们看到公司在考虑，好吧，应该提供什么样的福利?是吃饭吗?零食吗?是健身房吗?是什么让人们走进办公室并鼓励他们进来?我们还看到，人们在讨论当员工不在办公室时，该给他们提供什么支持。这就是我相信我有提到员工预计他们会得到帮助,他们想获得帮助的每月津贴支付网络费用,因为他们需要有强大的国内宽带,手机成本,硬件在家里,比如打印机,也许他们需要更好的桌子,或者在家里布置一间更好的办公室。
当我们放眼全球，我们发现在许多国家，如果员工的主要工作地点是在家里，公司被要求提供某些东西。例如，在一些国家，公司要求员工配备符合人体工程学的椅子，或者支付他们每月的一些费用，比如上网费用。所以我想要提出的是要理解伴随这项政策而来的所有成本。
作为一个税收合作伙伴，如果我没有说我们要考虑所有这些的税收效率，那就太大意了。例如，如果我们每月提供零用钱，比如互联网或者我们支付办公用品，有没有一种税收高效的方式?这就带来了一系列新的问题。如果我要提供这些费用，我想看到退税，那么我如何确保我有机制收集所有必要的文件和收据，以支持免税职位?然后就会有一整个技术讨论和资源讨论来确保公司在后台有必要的支持来处理可能是员工每月四倍的收入。所以，我之前提到过，当然，还有通过基础设施从技术的角度来支持远程工作本身。
所以有很多潜在的成本领域，当我们思考什么是正确的模式，什么是正确的政策时，有很多平衡需要发生。当我正与一个组织,这是一个项目,该项目是由首席财务官和CHRO牵头,我们做了建模的所有国家,他们的员工看这个图片关闭办公室,总成本进行投资在技术、提供津贴、税收效率。你可以想象这是一个相当复杂的分析。
当我们进行分析的时候，有趣的是我们发现在很多国家，公司没有必要的基础设施，首先，处理所有这些收到的收据。实际上，我应该分享一下，他们是Concur的用户，但他们并没有在全球各地使用Concur。所以他们非常担心收据的数量所以他们决定在很多国家改用现金因为他们觉得自己无法应付那样的管理。所以他们同意支付更多费用，增加公司成本因为他们没有所需的后台支持。
其次，他们意识到他们没有基础设施来跟踪人们的日常生活，以确保他们在正确的司法管辖区进行报告和扣留。因为这很容易，不管你是在美国跨越州界，还是像我这样坐在宾夕法尼亚的人，跨越地方界线。或者在像欧洲这样的地方，即使是混合动力车也很容易跨越国家线。所以你也必须要有这样的基础设施来确保你可以在所有你的员工所在的地方遵守预提报告的要求。所以这家公司想要为员工提供更多的自由他们不得不缩减规模，转而采用只在家里工作的模式这样他们就能控制合规风险。
杰森Grunin：
谢谢你,瑞秋。你提出了几个很好的观点其中有几个我认为也应该考虑到员工的情绪，对吧?居住在大城市的员工可能要花30到1到2个小时的时间通勤到办公室。从新发现的时间来看，公司文化所代表的可能是每天4个小时，现在员工在家工作，接更多的项目，更昼夜不停地工作，但仍然记得找到平衡是关键。
作为一个平台，SAP Concur确实是可扩展的。蕾切尔，就像你提到的，无论你是在一个国家还是50个国家运营，关键是要设置正确的后端基础设施，以满足组织的需求和业务挑战。你今天是怎么做到的?您在全球是否有一个集成的单一平台，可以方便地访问您在各个国家级别上的所有数据和金融监管报告要求?你是否有一个单一的真相来源，并有一个问责体系，以便将数据传递给监管机构和股东平台?
您知道，SAP Concur，作为一个客户，您确实有机会利用这些数据，并在您自己的手指上交付有意义的报告，无论它们是分解的仪表板还是交付给其他系统的集成报告，以查看对您的组织来说很重要的指标和kpi。但是当你定义你的远程工作策略时，你可以考虑一些事情，看看卡片的使用情况，看看工作流程和提交数据，看看你的经理需要多长时间批准或者员工需要多长时间提交报告。你是否提供电子收据，并以电子方式存储所有这些收据，而不是放在全球各地的纸盒里?当你有一个审核员时，你如何能够通过一个安全的机制为那些报告的可审核性提供数字访问呢?
您是否有适当的报告来查看员工里程，以及随着越来越多的员工更喜欢开车而不是乘飞机，您的组织内的里程政策和程序是如何变化的?你有供应商和差旅费用的协商率吗?看看采购，跟踪和注意义务，这名员工现在在哪里，他们是否代表组织出差?他们的新家在哪里?在整个组织的注意义务政策中，这些内容是否已经更新?
今天的一个热门话题是可持续发展。您是否能够定义并报告Scope 3的排放，即您的员工在商务旅行中产生的排放?显然，我们已经提到了一些在家办公用品、互联网和手机报销。那么这种追踪是如何改变的呢?而拥有完全不同的系统往往会使这些数据无法访问。我们鼓励组织使用这些工具的数据，从这个综合解决方案来建立趋势，这样领导者就可以实施正确的重返工作岗位政策或远程工作政策。
正如蕾切尔之前简要提到的，你们的组织如何处理之前预算中的设施费用?你知道，雇主们正在建立一些方法来支付以前由办公室提供的费用，比如办公用品，互联网，手机报销，科技。这些需求在今天是什么样子的?
作为SAP Concur推出的新功能之一，我们做了一个分析，我们的客户去年在亚马逊购买了价值超过14亿美元的产品。瑞秋，这种情况下的纳税义务是什么员工是如何把东西运回家的对审计和税收要求有什么影响?
瑞秋D 'Argenio:
这是一个很好的问题。我笑了，杰森，你刚才在看所有的数据，你说要有足够的支持进行审计。遗憾的是，提前考虑审计准备情况非常重要。我这么说的原因是我们都知道在大流行期间政府给予的补贴的规模。在我们展望未来的时候，对创造税收收入的关注将是巨大的。毫无疑问，随着远程工作的普及和混合情况的出现，税务当局将会寻找违规行为。
因此，这是非常重要的，现在要想着你所需要的数据有支持未来潜在的审计。它是如此重要的是准备好了。我们期待会有很多活动，例如，在这里的美国对一个国家对国家的基础。而我们从许多国家听到同样的海外也是如此。他们认为这是一个领域，不会有沉重的重点从法规遵从的角度。公司只是还没有准备好完全符合他们应该。而费用已通过未来成交量显著。
所以杰森，你曾指出，有150十亿已经在过去一年花在与亚马逊。从税收的角度来看，这个收益率在这里美国的一些非常有趣的结果时，个人招致家庭办公费用。因此，作为减税和2017年的就业法案，老家庭办公费用扣除，这是允许的员工已经被淘汰的结果。这意味着，除非你是一个企业的老板，你有你的家庭的一部分专用于该企业，并定期为您的主要工作地点，你不能够采取减除费用，你承担，而工作从家里。因此，这意味着，有代表员工谁招致家庭办公费用寻求他们的雇主报销，因为这是他们能够支付他们所承担的费用的唯一方式施加更大的压力。他们不再能够采取扣除。
因此，无论是在完全远程工作模式下，还是在混合远程工作模式下，我们预计将继续看到个人要求报销的定期流。这确实是一个很好的机会，不过，对于公司来说，他们可以考虑如何利用他们的采购功能，看看花费了什么，如何花费，在哪里花费。思考你想要的员工购买了亚马逊,不管它是什么,他们可能想买,也许在公司的指导方针,但仍然购买不管它是什么,他们想买,还是公司要与特定的办公用品供货商谈判,协商好价格,然后以一种简化的方式来处理这些费用?
对于公司来说，有很多机会去思考花费了什么，如何花费，并尝试着去接受它，因为混合工作是存在的。所以了解这些费用以及这些费用的处理过程是很重要的。当然，还要确保没有欺诈行为，确保员工不会购买个人使用的东西，也不会试图把这些东西作为业务开支。
杰森Grunin：
你知道，在这一点上，SAP相信所有规模的组织都应该能够管理员工自发的自由支出，同时降低风险，节省资金，帮助确保合规，所有这些都不会牺牲员工的生产力和满意度。这一信念指导着SAP Concur的创新，以及我们如何通过合作伙伴生态系统向客户提供解决方案和集成。瑞秋和我感谢大家参加今天的播客。
瑞秋D 'Argenio:
杰森，我非常感谢你给我这个机会。我们安永非常关注远程工作。正如我在开始时提到的，我认为这是一个巨大的机会，让公司重新思考他们想成为什么样的人，以及他们想如何吸引和留住最好的人才。
杰森Grunin：
我代表SAP Concur，感谢大家参加今天的播客。我希望这些问题能帮助您的公司制定正确的远程办公和重返工作岗位的政策。
