你如何公布你的信用卡交易?

[Ladelle]

你好,

我是一个新的Concur用户，有一些问题，我希望有人能帮助。

在任何一个月里，一个月的信用卡交易通常不会在同一时期得到完全批准和提交。因此，我们有一些未分配和未提交的指控。

批准的指控让发布我们的会计系统通过一个上传,结果借记卡到适当的费用/ c和信贷美联社。记住,向美联社量要小于显示的金额为当月费用每声明由于未赋值的/ unsubmitted事务。

我们全额支付信用卡公司，但该付款只能部分应用于上传的AP信用，在供应商账户中留下一个未应用的信用。

我们发布了一个回转分录未分配/未提交的交易，并将之前未分配/未提交的交易记录在Concur中提交。

这里的挑战是，美联社将不会是正确的，直到所有费用都张贴到帐户。

我想知道你如何发布你的交易，因为这似乎不是最有效的手段。提前谢谢!

[DavidW]

我们做你们做的事。我们确保经理及时批准报告，或者他们的副总裁通过Concur中的通知功能得知。我们的费用处理人员也做了很好的跟踪工作，以及他们负责准确的输入。

我们不是基于报表的(CBS)，所以员工可以立即处理费用。这很有帮助，因为员工不必等到月底才做他们的费用报告。

[JessicaL]

基本上，我们也是这样做的。我们有一个显示Concur中所有交易的自定义报告，因此我们可以将其与银行对账单绑定。如果有人还没有提交，我们会联系他们，让他们在每个月的某一天提交——28号，除非放假——如果他们不提交，他们的所有费用都将成为他们的违约。显然，负责预算的经理确实会帮助员工按时提交预算。

最好的

[杰克]

嗨@Ladelle，

我公司目前使用的是CBCP卡程序，正是由于你描述的问题，我们想出了这个流程。很有可能的是，不是所有的卡片活动都将在报告中正确地协调，并在周期需要张贴到分类帐之前得到批准，我们需要一种方法来捕获所有活动，而不仅仅是提交了什么。

因此，我们不使用批处理导出文件作为记录值的方法，而是创建了一个自定义流程，该流程使用Analysis / Cognos中运行的一些自定义报告。这些报告收集在我们账单周期内的所有信用卡交易的信息，然后我们将这些报告汇编在一起，创建一个主上传到我们的总账中。在专业版中可能有一种更简单的方法来实现这一点，但因为我们使用的是标准版，所以我们不得不使用可用的工具。

我们有四个运行的报告:

• 所有在此期间过账的交易清单。这将捕获惟一的交易ID、卡上的姓名、商户、日期、金额，以及是否将交易分配给报告。
• 所有分配在报告上的交易清单。这显示了所有的项目(如果有的话)、编码段值和注释。
• 报告中所有拨款的清单。这捕获了该期间所有费用的分配分割，包括编码段和适当的注释。
• 未分配事务列表。这显示了在导入事务时分配的默认费用类型，以及分配给事务所在的卡上的员工的默认编码段。

在所有四个报告中，每一行都列出了惟一的Transaction ID，我们使用一些Excel VLOOKUP函数将所有编码信息、分配分割和itemizations拉到单个工作表中。然后我们清理数据(即将任何未定义的费用类型替换为杂项，一些组织特定的项目，并确保欺诈活动编码正确)，验证总金额，并发送到我们的会计软件。

整个过程需要2-3个小时左右才能完成，但这让我们能够在一个报告周期内完成所有交易。我们也用这个作为我们的员工的动机,说“如果你不让你的报告中,默认的编码值将被应用,你需要提交一个请求纠正在后端如果你想让你的预算信息是准确的。”

平均来说，我们有大约5%的代码没有分配并且使用了默认代码，但是我们在一年前积极推动员工的默认代码更新，这样就减少了很多错误，即使只有这5%。

[ao]

我们决定不邮寄我们的鬼卡的CBCP费用通过一致．.．由于提到的问题未分配/未提交的交易和必要的协调工作。

取而代之的是，我们从信用卡公司的发票源中寄出交易账单。

我们的Concur Travel被配置为向信用卡公司提交每个旅行者/交易的人员ID和成本分配信息，然后他们将其包含在他们的发票提要中，这样财务在收到信用卡账单时就有足够的信息进行过账。

在Concur Expense的会计提取(在我们的例子中，通过本地SAP集成到SAP FI)中，我们然后排除CBCP费用，这样他们就不会在最后贴两次。

这种方法对我们很有效。这在其他公司可能行不通，尽管他们有员工拿着公司支付卡到处跑，并经常错误地用公司支付卡支付个人费用。(我们唯一的CBCP卡是用来预订航班和火车的幽灵卡。所有其他费用都由员工自掏腰包，除了高层管理人员的几张IBCP卡)。

之后，我们在手工对账和“公司间结算”(集团内部)方面做了一些努力，因为我们的员工应该在他们的费用报告中输入“替代成本分配”，以防他们的差旅成本不应分配到他们的默认成本对象。为此，我们建立了每月显示差异的情报报告……然后由Finance使用这些数据进行手工核对。

也许这能给你一些新的想法…

认为,亚历克斯

[本宁顿]

你好,

对于涉及保函中一个临时账户的CBCP卡，我们使用了稍微不同的方法。

当我们从银行收到月度结帐信息(在CSV中下载)时，我们创建一个贴子，将完整的结帐金额记入银行供应商，然后为每个信用卡交易创建个人借记卡额度到一个临时账户。在每个借记行中，我们记录银行提供的个人交易ID。

然后，当我们处理来自Concur的费用报销和CBCP卡交易时，借记相关的费用G/L账户(基于费用类型)，并在临时账户中创建贷方记录，将交易ID记录到相同的字段中。然后，可以简单地在临时帐户上运行一个自动清算过程，对共享相同事务ID且余额为0的事务进行分组，并将它们标记为已清算。

这种方法帮助我们保持“真实的”货物保函的清洁，只有已批准的、已清理的费用才过账，同时允许我们跟踪临时账户中未核对的费用。在每个月底，我们的财务团队可以查看过渡账户的总额，并输入一个合适的权责发生制，然后在下个月开始时将其倒转。

我希望这有助于，高兴提供任何额外的信息，如果要求。

戴夫

[第一次]

你好,

我们希望遵循几乎与您相同的过程，只是不使用临时帐户，而是上传个人借方的供应商帐户。每个员工都将被创建为SAP中的供应商。

目前的主要问题是，我们的Concur顾问无法从Master Card提要映射。Concur中的事务引用ID与我们在银行报告中看到的事务ID不同。他们能够将另一个名为收购者参考nr的ID映射到一个自定义字段一致,但它不是唯一的根据主卡规范它太长(23-char长)在SAP中使用自动清算。清算只能处理到20字符长字符串。

你有过类似的经历吗?你是怎么解决的?

谢谢你！

[本宁顿]

你好,

我会尽力解释我们的过程。

我们使用SAP FI Native Integration将我们的费用报销从Concur过账到SAP。这种集成将信用卡交易引用号放入过账到我们的临时账户行的文本(SGTXT)字段中。我相信使用文本字段的原因正是您提到的，它可以支持更多的字符。

然后，在对账单发布后，我们每月从银行下载一次CSV文件。这个CSV文件包括出现在Concur中的相同的Transaction引用号。然后，我们使用这个CSV文件中的信息来创建批量上传，以使用SM35在SAP中创建日志。

然后，我们在SAP (OB74)中配置了自动清除，以使用SGTXT字段作为在这个临时帐户上进行清除的标准，然后设置一个F.13的夜间计划运行，并使用一个变体来运行清除过程。

这使得这个过程非常高效。每天，当我们的费用处理程序通过Concur批准索赔时，它们会通过本地集成自动提交到SAP中，每天晚上，自动清算运行来清除和匹配过渡帐户中的事务。

希望这有助于

戴夫

[第一次]

你好戴夫,

谢谢你提供的额外信息。因此，您的Concur系统中的交易编号与银行的编号相同。太好了，这对我们来说是非常重要的信息!这应该在Concur和Bank/Mastercard之间进行分类，为什么这些id在我们的情况下不匹配。不幸的是，这是我们目前的主要障碍。你知道从卡片馈送数据结构中哪个技术领域映射到Concur中的参考nr吗?

在标准系统中，不允许向OB74添加超过20个字符的字段。我猜你必须实现注释117393 1078256 2005540来做到这一点。你能从SGTXT中使用多少字符?

谢谢你！

基米-雷克南

伊丽娜

[本宁顿]

嗨,伊丽娜,

非常抱歉，但我不知道Concur是如何映射从银行收到的导入文件的——我们有来自不同供应商(MasterCard, VISA, AirPlus)的多个卡源，在所有情况下，它都能正常工作……Concur映射了事务引用号，它与我们从每个提供者下载的CSV文件中看到的相同。

我也很幸运,当我来到开始我们这个自动清算过程,我们的SAP系统已经启用了让我选择SGTXT OB74,所以我认为你提到的那些笔记已经应用到我们的系统,但这是由我们的SAP技术团队。

对不起，我不能对你的问题有更多的帮助……我希望您能够解决Concur和字段映射的问题。

戴夫

[第一次]

你好戴夫,

非常感谢你的回复，非常有帮助!

亲切的问候

伊丽娜

[mikeglim]

嗨,伊丽娜,

我们也试图遵循Dave所描述的相同过程，但也面临同样的问题，即Concur提供的惟一交易键比SAP自动清理程序(24个字符)所允许的更长(37个字符)。我们发现，只有前24个字符被认为是自动清除程序。这意味着如果前24个字符匹配且net为零，则清除。

问题是，自动清除程序可能会考虑其他项目，因为唯一交易键的前24个字符可能不是唯一的。这将导致一些物品在应该清除的时候没有清除。

想知道你能不能解决这个问题?

问候,

迈克

[CareBearStare]

就像本宁顿解释的那样。我们已经建立了一个公司卡清算GL账户。当过Concur批时，我们借记费用并贷记结算账户。当我们支付账单(我们每月全额支付)时，我们生成一张发票，其中包括在对账单日所有员工的总费用，将其通过AP，并借记结算账户。

我们对在期末未提交的费用进行计提(转入借方费用和贷方结算账户)。由于报表日期和期间结束的时间安排，结算账户总是存在差异。结算账户使得时间差异的管理更加容易，因为不可能所有的费用都按时提交。

[sindani77]

BIN Code或支付卡号码是支付卡(如信用卡和借记卡)上的标识符。随机BIN生成器会给你十个BIN代码号供你使用。这有助于你获得更多关于银行识别号码检查器。