科技不断重塑着全球经济，也改变了我们经营商业的方式。我们现在可以提供更多的服务，通过各种设备与客户沟通，甚至提高内部效率——例如，提高员工敬业度，从而进一步提高生产率。
尽管有这些明显的好处，但在州和地方政府内部采用新技术的速度有些缓慢。最初的借口包括从有限的公共资源到大量的监管限制，但是GCN调查47%的州和地方政府雇员表示，这实际上是由于缺乏领导的优先次序。事实上，在同一项调查中，80%的受访者表示，他们的机构不愿意采用基于云计算的解决方案。
但州政府和地方机构不能拖太久。随着旧流程对员工的处理变得越来越令人沮丧，在政府中采用现代化技术——如云应用、数据分析和软件即服务(SaaS)——的压力也在上升。首席财务官们开始寻找可行的解决方案。
员工发起的费用挑战通过技术解决
员工发起的支出是仅次于工资的第二大员工支出，是政府支出中最大的交易方面之一。但是最近的一项调查显示GCN发现只有16%的公共部门员工报告有权访问基于云的网络系统来提交费用。那么，他们是如何跟踪支出的呢？同一项调查报告显示，40%的公共部门员工仍在使用纸笔，这使得支出难以跟踪，容易出错，也容易受到风险的影响。
幸运的是，科技可以帮助缓解这些常见的痛点。SAP Concur政府和承包商销售高级总监Matt Gibbons表示:“自动化内部流程和转向基于云的解决方案是提高透明度和将努力转向面向公民的项目的简单而有效的方法，这对面临预算紧张的州和地方政府至关重要。”更好的控制和减少开支只是技术可以帮助实现自动化开支的诸多领域中的一小部分。
技术如何变革你的员工花费管理过程
吉本斯认为，自动化是建立调查对象所渴望的透明度、效率和员工满意度的关键组成部分。通过简化和减少手动步骤，机构可以将更多的时间集中在执行战略计划上，而不是批准开支。但消费软件是如何做到这一点的呢？自动化流程，收集数据，并开始将有用的见解付诸实施，您的组织将看到差异。按照以下步骤彻底改变政府机构的员工支出。
1.控制员工支出，降低成本
员工花的钱比以往任何时候都多，消费类别也更多，支付方式也更多。这意味着需要关注更多的供应商和供应商，需要批准和记录更多的支付方式。想象一下这有多复杂，尤其是当纸张和收据开始堆积，你找不到你的支出报告放在哪里……那么在消费行业中如何跟上大量增长的数据呢?
解决方案:帮助管理员工发起的支出的技术可以消除纸面文档，让员工只需点击几下就可以轻松地输入、跟踪、管理和审核支出。使用移动应用程序，您可以随时随地轻松管理费用，节省时间并提高员工满意度。在旅途中拍摄收据照片，并自动生成费用，让员工有时间回到自己的工作中，这样他们就可以重新做自己最擅长的事情。
停止追逐纸质收据。优化费用、差旅和发票技术，以更好地管理员工支出：
- 自动化从收货到报销的费用
- 通过AP自动化主动管理支出
- 将员工支出数据转化为可操作的见解
- 降低成本和识别浪费
2.提高生产力，实现可扩展性
手工跟踪员工支出数据既慢又乏味。GCN调查发现，超过80%的公共部门受访者表示，支出审批需要两周或更长时间。在今天的现代劳动力中，两周是相当长的时间。技术正在改变人们对如何完成工作的期望，而不仅仅是数字本地人。现在，每一代人都习惯并期望在工作中获得简单易用的体验。
解决方案:无论你是在路上还是在办公室，自动化和移动技术都可以帮助提高员工满意度，提高工作效率。自动化预算、费用和审计技术可以快速处理员工支出数据，并在任何可疑交易时通知您——同时保持预算的最高水平，以避免超支。与此同时，出差员工可以通过移动设备主动更新新费用，并获得更快的报销。啊，终于。移动行程还可以帮助员工在计划出错时保持更新、准时和安全。考虑到提高生产率的一些建议。
通过以下三个业务领域的技术来提高您的生产力：
- 预算预测和战略
- 捕获和整合数据以全面查看员工支出
- 控制和调整预算以改变业务需求
- 提高支出的准确性和及时性
- 跟踪员工的费用
- 自动分类和地图费用基于收据图像
- 简化费用管理
- 执行政策合规
- 更快地补偿员工并改善用户体验
- 政策和费用审计
- 立即根据您自己的政策证明每个费用
- 在报销前确定不合规费用
- 使用独立审核员确保所有员工符合要求
3.减少FW&A，提高财务安全性
手动跟踪支出的机构更容易出现欺诈、浪费和滥用(FW&A)。与技术不同，人类可能会犯错，并对哪些费用违反了政策持有偏见。
有意或无意的员工欺诈比你想象的要普遍。在2018年,认证欺诈审查员协会（ACFE）调查发现，18.7%的雇员欺诈发生在政府机构，每次都要花费州和地方机构18万美元。
但员工欺诈并不总是恶意的。有时，这是由于工作的复杂性政府旅行即使是最有经验的旅行者也很难理解这些政策。这种浪费的证据在2018年由国防部检察长仅2017年一年的不当付款就造成了2.63亿美元的损失。
解决方案:利用机器学习(ML)和人工智能(AI)，审计技术可以帮助检测欺诈和合规问题，接近实时。通过分析100%的费用报告，人工智能可以帮助组织提高审计费用报告的速度和数量，减少60%的费用报告错误，并通过检测人类看不到的模式和异常，捕获10倍的欺诈和错误数量。它甚至可以发现事故和恶意意图，所以你可以从大多数用户中分离出重复犯罪者，有时会做出意外声明。
通过使用预防和检测方法来减少FW&A，帮助识别节约的风险和机会:
- 在整个机构内执行一致的政策执行
- 只支付有效的报销申请
- 专注于解决欺诈，而不是识别欺诈
用SAP Concur简化员工的挑战
通过基于云的解决方案，使费用、差旅和发票流程现代化，最大限度地提高透明度、效率和控制力。
SAP Concur授权政府机构与您自己的一样，您可以自动化费用工作流程，从而可以简单地最大限度地控制和管理整个费用流程—从支出申请到对账。在我们的解决方案的帮助下，您的组织将能够提高费用报告的准确性，缩短报销周期，并让员工专注于组织的任务。
我们的解决方案可以配置为强制执行机构和监管政策，创建支持法规遵从性的报告，帮助减少或消除FW&A。通过我们的开放平台，您的组织可以轻松集成现有的ERP、HR和会计系统，以将费用数据整合到一个完全连接的单一解决方案中。
有关如何简化跟踪员工费用的方法的更多信息，请访问我们的州和地方政府解决方案网站
