我们为企业采购的方式正在改变。以前由公司控制的支出类别已经转变为员工控制，这给差旅和支出管理计划造成了严重破坏。这对组织的支出可见性和管理、内部控制、法规遵循和员工参与的影响将在未来几个月的后续文章中进行探讨。
你的员工每天代表你的组织做出的消费决定，我们称之为员工自发消费，是指员工可以自由选择买什么，什么时候买，从谁那里买，花多少钱。通常，这些费用与间接购买有关，通常在公司财务报表的销售、一般和行政项目中报告，包括从机票和酒店、里程、当地交通、出租车到贸易展销费用、会议室租金、办公用品、家庭办公费用、咨询服务、互联网和移动电话、订阅和培训等各种类别。正如你所看到的，这些费用是不同的，有时根本不是传统的旅行和娱乐费用。
由于当今员工支出的多样性，使得支出和差旅支出很容易失控。如果你认为我们在谈论一些地方的一些钱，那么仅去年一年，我们在SAP Concur处理了2.38亿笔交易，价值近1090亿美元。如果不全面地了解如何使员工发起的支出可见、合规和控制，同时促进员工处理费用支付、发票处理和报告，那么大量的支出很容易失控。
虽然大多数组织都有政策指导员工做出正确的采购决策和预算，部门主管需要遵守，但实际的时间和费用的规模并不总是可见的，直到费用已经发生。即使使用连接的、自动化的解决方案(如SAP Concur)来进行和购买机票预订、报告费用或处理供应商发票，在预测费用规模、时间和供应商的“闭环”之外，也可能会有大量的“隐形支出”。
例如，根据Phocuswright的最新研究在美国，只有36%的受访者使用他们认可的企业预订工具预订酒店、机票和租车等旅游产品。这使得大量的旅行支出无法解释。例如，当员工直接向酒店预订酒店，使用现金或个人卡而不是公司卡或p卡，费用是“无形的”，直到提交报销报告，报销可能发生在最初发生的几周后。
因此，这些实践可以导致:
- 不能预测在一段时间内将花费多少或可能节省多少
- 无法利用与付款时间有关的折扣
- 无法完全衡量供应商的花费，这对合同谈判和折扣非常有用的信息
- 不充分的欺诈识别和缓解，有高风险的不合规支出
在SAP Concur，我们成立了一个价值咨询小组，帮助我们现有的客户根据最佳实践进行基准测试。我们已经开发了一个最佳实践的成熟度模型，该模型向我们的客户展示了他们如何与他们的行业组中的其他人进行比较，并建议了他们可以从SAP Concur提供的工具和服务中获得更多价值的方法。
这是一系列文章的第一篇，我们将关注影响支出控制和价值实现的几个方面，我们将员工发起的支出定义为以前由公司控制的支出类别转移到员工控制。让财务组织更清楚地看到这些支出，可以通过增加预算合规、减少欺诈、与供应商更好的谈判地位、更好的支付条款为公司节省资金——与此同时，员工在更多的支出类别中进行支出，使用比以往任何时候都更多的支付方式。
我们将在接下来的文章中讨论的其他主题包括:
- 减少employee-initiated花
- 欺诈缓解
- 控制看不见的花
- SAP Concur的价值咨询
- 预算管理
- 旅行和非旅行支出优化
- 使用公司信用卡和p-card
- 管理纸质发票和非订单发票
- 员工自发消费的最佳实践成熟度模型
在我们继续讨论当前形势下与管理员工支出相关的业务挑战时，请记得每个月都与我们联系。
