作为我们现代财务系列的一部分，我们问道阿尔卑斯山首席财务官萨拉史密斯谈谈她的费用管理方法。萨拉享有办公室内外的挑战。阿尔卑斯山是一家位于蒙大拿州的66名雇员的小企业，是由律师创建的，以应对20世纪80年代的保险危机及其对法律界的不利影响。阿尔卑斯山为美国超过15,000名律师提供专业责任保险，并管理超过1亿美元的投资。
作为一个CFO和财务领导者，我所知的一件事是今天的员工不仅仅是伟大的技术。他们还想要一个有开放文化的工作场所，领导力的哲学是清晰的，工具是最新的，用户友好的。
通过促进从上下透明度，我们在阿尔卑斯山区创造了这种文化。我们已经看到了积极的影响，因为它有助于员工参与和聪明的决策，帮助优化公司支出。这真的是一个双赢。
创造共同责任的文化
当涉及到成本管理时，我们倾向于非常透明。我们将成本进行循环，这样人们就能很好地理解它们对组织的影响。我们还让他们知道，商务旅行对每个人来说都是一项投资，所以让我们确保我们都能从中得到一些东西。因此，他们中的大多数人都能做出正确的决定。
这个策略有效。百分之九十九的阿尔卑斯员工遵循公司旅行指南 - 有些人已经向他们的旅行开发了创造性解决方案。一名员工将在温带气候中访问客户几周，所以不租车，她买了一辆自行车，用它来汇往客户网站。这对她来说很高兴，我们省钱，当一切都结束时，她才能保持自行车！这是我们喜欢看到的那种双赢。
员工满意度是关键。很多人都会让他们开心。
从确保流程尽可能清晰，用户友好，以确保员工了解我们关心自己的经历。毕竟，如果我们的员工最终在一个可怕的酒店，那可能对业务产生影响。如果他们与前景会面怎么办，他们之前没有睡觉？我们关心我们的员工的健康和安全，都在路和家中，我们确保他们知道。
因此，员工觉得他们是管理公司良好支出的一部分。保持我们的进程最新，简单是一个很大的部分。如果您不确定策略是什么或如何提交您的费用报表，然后它可能具有挑战性。但是我们使用的系统需要很多噪音，所以我们的员工了解要期待什么。如果您的开支很清楚，并且您在商业旅行周围的消息是透明的，那么问题越来越少。
技术从您的数据中提供更多信息
跟上劳动力的不断变化的需求是挑战的另一部分。迁移到新的GL系统使ALPS能够首次简化费用流程并与其他行业应用程序连接，如同意。我们正在充分利用我们的投资，我们已经看到它在商业价值方面得到了退还。
该系统将ALPS费用数据整合到所有类型支出的单个视图中。因此，虽然员工获得更有效的流程，领导力获得了对灵活的动态报告，以便就任何问题提供答案。它真的有助于我们建立一个基准的成本，这让我们做得更好的预算，并帮助我们制定了员工的预期。我们知道在一年中不同时间的平均成本是什么。我们可以以粒度的方式跟踪预算。当我们看到偏离趋势时，我们的系统让我们快速回应。
阿尔卑斯组织对这一举动感到高兴，我也是。它不仅在早期就为我们带来了重大的商业价值，而且还为客户创新奠定了基础，如电子支付和账户自我管理。
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