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说到信息技术，有专注于运营、软件、开发和物流的专家，还有专注于业务的专家，但很少有人能同时做这两件事。我们采访了宾夕法尼亚州立大学的一位IT和业务领域专家。“从历史上看,这是野外,西部的过程……所以,中部的一件事,我集团是感兴趣的构建更好的方法来做事情,我们可以确定在我们的商店得到自己的房子。但同时也要提供这些例子，以及我们如何向其他单位和宾夕法尼亚州立大学的团队进行流程改进的资源。宾州州立大学．请收听由Phil Bunnell主持的播客访谈，他是SAP Concur Solutions的解决方案顾问。
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记录:
菲尔。邦内尔:
好吧。欢迎宾西法尼亚州立大学的班尼特，今天我们将和宾西法尼亚州立大学的班尼特·乌尔默进行谈话。首先，我叫菲尔·邦内尔。我是SAP Concur的一名解决方案顾问，我每天都和我们的许多客户交谈，看到他们正在做的一些事情，以及他们是如何为他们的组织带来好处的。今天我们很荣幸与来自宾夕法尼亚州立大学的班尼特交谈。贝内特，你能简单介绍一下吗?
贝内特乌尔姆:
是的,当然。我是宾夕法尼亚州立大学信息技术的运营分析师和分析和审计经理。我们涵盖了很多企业技术基础设施，以及为全州范围内的学生服务的应用程序，以及在大学公园和整个英联邦校园的雇员。所以，我很高兴来到这里，很高兴和你们交谈。
菲尔。邦内尔:
太棒了。是啊，我们很高兴你能来。对于那些不知道宾夕法尼亚州立大学的人来说，它是美国最大的大学之一。但有了这些，我们的校友，在一些世界上最知名的公司工作，有名人和其他人。当我们看看宾夕法尼亚州立大学的历史,并从你的角度看,班尼特,然后看着它与SAP同意从我的角度来看,我们真的有很长的历史,可以追溯到2006年,那就是,宾夕法尼亚州立大学成为我们的第一个之一,很大,我们的高等教育机构作为客户端。这些年来，我们扩大了这种关系，引进了新技术，减少了许多多年前的手工工作。
最近，宾夕法尼亚州立大学，你们实现了Concur的一个新实例。几年前，我们做了很多工作，扩展了这个过程，让后台的用户可以轻松地完成所有工作。但你成长得非常快。然后你看到了一个新的ERP系统，然后与我们的母公司SAP合作开发了S4 HANA ERP系统，并找到了一种重建的方法，使这个过程对每个人来说都很容易，甚至在Concur找到了不同的、有趣的方法来利用不同的解决方案。从那里我们看到…我们从大学里的其他人那里得到了这个，但我们也看到了这一点，宾夕法尼亚州立大学在创新方面走在了前沿，真正有长期的用户关注，以及确保这些东西很容易使用。班尼特，我想如果你可以，在一个高水平上，扩展一些创新，当涉及到大学内部不同的过程，以及关注终端用户的满意度，以及你在大学里看到的东西。
贝内特乌尔姆:
我想说的一件事是，我认为很重要的一点是，在我们讨论这个话题的时候，宾夕法尼亚州立大学的信息技术学院，宾夕法尼亚州立大学的金融学院，所有这些，各种各样的管理职能都分布在整个大学。我们有中央办公室，负责协调工作。然后在大学公园的所有学术学院和所有行政单位中都有单位。此外，在所有的联邦校园，也就是我们在宾夕法尼亚的地点。我认为最开始的时候需要注意的原因是，历史上，从过程上来说，这有点像蛮荒的西部。IT商店，金融商店，每个人都有…我们有必须遵守的政策，但我们如何满足这些期望，从历史上看，一直是每个人都为自己着想。
所以，我在IT中心的团队感兴趣的一件事是建立更好的方法来做事情，我们可以在我们自己的商店里确定，把我们自己的房子弄对。但同时也提供一些例子，以及我们如何在宾夕法尼亚州立大学的其他单位和团队中进行流程改进的资源。这就是我的重点，这也是我认为对我们来说至关重要的一件事把这个笨重的机构拖进现代世界从整体上看我们如何使金融交易更容易?我们如何在宾夕法尼亚州立大学的IT部门更好地处理这些事情，但要记住这可能会影响整个大学的引擎。
菲尔。邦内尔:
班尼特，我认为这与我们之前的一些谈话有关。我想我听到了这句话，对，但你说的其中一件事是你为大学做了很好的信息技术，但在信息技术的商业方面可能有些犹豫。我想这就是你说的…
贝内特乌尔姆:
．..我们通常的说法是，我们非常擅长做it方面的事情，但我们在做it业务方面真的很糟糕。所以我们只是在旧的纸张处理过程中挣扎了很长一段时间，然后说，“好吧，我们只是想怎么做就怎么做”，我和我的团队一直在努力改进这个领域。我不想太快地讲细节，但这正是我的团队来到宾夕法尼亚州立大学SAP Concur团队的原因。产品和SAP的关系是在宾夕法尼亚州立大学IT之外管理的。在分布式模型中。它位于宾州州立大学的公司财务总监办公室和公司财务总监的机构。
这不是我们在中央拥有和管理,但这是一个不同的组,我们必须建立一个关系,说“当你构建这些新的块,这个新功能在SAP一致,我们认为有很多方法,你可以帮助我们,我们可以构建额外的功能,并将其转化为工具，为我们和其他人简化工作。”
菲尔。邦内尔:
我认为这是一件很好的事情，考虑一下随着技术的变化和发展，每个人都在转向云软件，移动应用，以及不同的做事方式。你有一个类似于Concur的东西，它在财务控制领域进行管理，那里有IT的参与，但有时可能需要更多的IT的参与，以确保我们可以让一切流动起来，我们需要的所有数据。在你的组织中你是如何管理这些的?我想说的是，来自Concur，是Concur把所有人粘合在一起。但当你在那里管理多个部门时，无论是财务部门还是直接与不同部门的教员和员工一起了解那里有什么系统，那里有什么流程你可以帮助优化或参与。我的意思是，你是如何在大学里建立这些关系的?
贝内特乌尔姆:
这并不容易。因为这所大学的规模和广度，你真的得自己去找。我认为关系这个词很恰当。我们必须，特别是在这种情况下，我们必须联系管理SAP Concur产品和SAP关系的团队主管，并为我们的情况辩护。我们需要互相介绍，我们基本上都认识对方，但这些人并不是我们日常工作的对象。所以我们真的需要协商一种方式来证明这是一件正确的事情，不仅对宾夕法尼亚州立大学的it来说是这样，而且它不能给更大的大学带来价值。
所以我的无情的这种解决问题的空间,我们把它带到团队和我们说,“嘿,我们知道你们是真的很忙在这个实现SAP的新版本一致,但这是我们认为可以受益,不只是我们,但是,但是很多人。你能不能在你还没有计划好的项目计划中挤出点时间。让我们看看我们能不能把它建出来。”和那个团队合作很愉快。
菲尔。邦内尔:
太棒了。我们花了很多时间，我想说，Concur，与差旅经理，应付账款经理，更多的财务会计团队交谈，也许我们最后会引入IT，当我们在不同的机会和改进上工作时，等等。希望在本播客开始的时候，仍然有一些人在听我们的节目，他们没有因为我们在谈论IT而停止，对吧?但是我想从这个角度来看,更多的在金融方面,我的意思是,我们看到在过去的18个月,我们都知道是怎么回事,但我们看到预算非常紧张,事情受关注,并希望的水平能见度当我确定从财务的角度来看也,你看到的东西从这个角度来看吗?我们可以在Concur或任何系统中这样说，你可以看到这些螺丝被拧紧了，如果你愿意，我们可以帮助用户帮助提供更多的可见性。
贝内特乌尔姆:
是的,当然。我想这就是为什么我的团队对这个很感兴趣的原因，因为我们是宾夕法尼亚州立大学的IT财务部门，我们处在事物的交叉点。在高等教育中，你总是被要求用更少的钱做更多的事。我的意思是，预算总是很紧张，你总是要把这些事情弄清楚。但我已经看到在过去几年是不会感兴趣,就建筑的东西为了建筑,建设自己的小东西,我不得不雇佣开发者和雇佣这些分析师和人们运行和维护,而是一个缓慢的,逐渐转向对终端用户免费的企业解决方案，对吧?如果大学已经支付了费用，我们能不能想办法加入，或者和这个已经有了这个东西的团体合作，而不是出去买东西，花钱买东西，或者自己建东西。
在过去的18年里，我们的预算变得越来越紧张，或者说感觉上是18年，但实际上只有18个月。是的,当然。越来越多的人来问我们，“你们在做什么?”你是怎么做到的?这是我们能做到的吗?”我们与SAP Concur团队合作构建的预批准请求流程，对于您的听众来说，它不是差旅费用，而是我们的员工需要产生的任何类型的其他费用。我们已经在系统中建立了收集预先批准的系统。是的，我知道我有预算。我知道我有资金，但我们需要，在it部门，额外的一层，我是否有权使用这些资金?
因此，很多大学单位不需要额外的预先批准步骤，或者过去没有，现在真的开始达到这一点，考虑到预算限制。所以，这周，实际上，我被邀请来展示我们的解决方案和我们在SAP Concur中的工具给宾夕法尼亚州立大学所有行政单位的财务主管。两天前，我们就这件事进行了一次非常愉快的谈话。看看表格的灵活性看看我们如何收集所有需要的信息，分配审批人，把它发送到任何单位的个人审批政策中然后在一个地方收集所有的数据。大家都很兴奋。很有趣的是，这意味着我们的这个想法，我们建造的这个东西真的开始发芽了。
菲尔。邦内尔:
不，很高兴听到这个。和我,我喜欢你,我不知道如果这是有目的的,但是设置,是说我们要确保,人们不只是出去看看这些不同的系统来解决的事情就在他们面前,但是这怎么能帮助到每个人呢听起来好像你已经预先批准了那个Concur Request部分，然后扩展，发展了它因为在整个组织中还有其他的用途。所以，我认为从这个角度来看，从终端用户的角度来看，这是一些东西，这可能是系统中几个不同的步骤，但这是他们已经知道的东西。所以，从这个角度来看，我知道你有一些额外的会议，但从它的推广，你是否从这个角度看到了一些一般性的效率，仅仅在用户方面，不需要围绕它展开大规模的培训?
贝内特乌尔姆:
总的来说，这是一个微不足道的汉堡。我们推出了这个，我们向大家介绍了它，还做了一些视频。我们做了一些Zoom培训，我们把一些文件放在一起，并记录了一些事情。事实上，在过去的六个月里，我并没有听到太多关于它的消息。我们是在年初开始直播的。我们和我们的团队一起工作，在头几个月做了一些训练。但是因为，特别是在宾夕法尼亚州立大学IT部门的行政支持社区，我们已经熟悉了Concur过去在同一个系统中完成旅行和费用管理的外观和感觉，他们并没有需要克服的学习曲线以便在同一工具中开始做这个预审批过程。
菲尔。邦内尔:
我发现非常有趣的一件事是，我知道人们也在努力尝试自动化P-Card流程或者申请我需要为大学申请一张信用卡，并将其引入到一些流程中。我不知道你能不能解释一下。
贝内特乌尔姆:
那真的不是我的空间。完全在公司财务总监的范围内。我可以跟它说话，因为我有一次为了自己的目的而申请一张新的p卡时，我翻阅了它一次。它也有同样的外观和感觉。所以，对我来说，这很简单，但就过程的变化，以及他们所获得的效率而言，加上那块我和那块没有任何联系。
菲尔。邦内尔:
明白了。没有问题。我想，当我们看它是否真的是Concur的任何方面，真的，任何系统，但总有其他系统需要讨论。我们需要把数据从这里发送到那里。我们需要确保合适的人得到他们需要的曝光。,只是好奇你如何管理,是否同意或其他系统,但只是想确保我们正在实施的系统包含所有我们需要的数据,可以得到它的人,如果不是这样,我们如何获得这些信息对所有适当的系统和人?
贝内特乌尔姆:
我们已经做了一些报告通过直接在用户界面中创建一些查询，然后把数据取出来。我们看到了一些趋势数据。老实说，我还没有大量使用SAP Concur数据。我们用它来作为理由和费用的后备，但并没有真正从数据中观察趋势。实际的费用管理在SAP4 HANA中进行。所以我的团队用SAP数据做了很多分析，建立了一些仪表板，建立了一些报告。但那块没有…我们对Concur的数据做的不多。
菲尔。邦内尔:
是的。理解这一点，但我认为这仍然显示了一个很好的观点，比如你有一个更广泛的ERP系统，你得到了很多数据。当我们看到不同的解决方案，系统，流程时，也许你不需要把所有的数据都取出来，或者这些数据是特定于财务控制集团的，但你仍然有你在ERP系统中需要的所有数据。这些数据是无缝流动的，我认为这是理解整合的一个重要部分当我们看到所有这些不同的系统以及数据流向哪里时。
贝内特乌尔姆:
是的。我想说把申请和费用报告结合起来是很有帮助的。我们知道，对于我们的员工来说，创建这些费用报告要容易得多，也更加精简，然后这些费用报告就会顺流而下，进入财务ERP系统。所以我没有确切的数据，但我知道我们在这条路上遇到的困难会更少，“哦，我在这里输入了错误的东西。我们把它分配给了错误的预算，“当我们处理这些交易时，因为数据直接流过。
菲尔。邦内尔:
是的。我认为这一点很重要当我们考虑将请求去某个地方的两个过程结合在一起时。然后当我去某个地方的时候，我需要做我的费用报告。系在一起,从用户体验就是其中之一,“我所有的东西,这是预先核准的,让我把这变成我的费用报告并检查框说我兼容,确保我的收据,我好了。”但是之后，在财务后台办公室团队的后台，看看他们被批准的用途是否有差异，以及。最终得到了报酬。正如你所说的，我们没有庞大的数据，我们有正确的数据，我们知道发生了什么。
贝内特乌尔姆:
是的,没错。我想在正常情况下，我们会有更多的开支。我们会有更多的旅行，我们会有更多的数据可以看。自从我们带着这个生活后就没去过那里。所以，我想如果你在一年半后问我同样的问题，我会有更广泛的答案给你，因为我们刚刚……在疫情期间，我们封锁了一切，包括费用和旅行，但我们没有这么做。
菲尔。邦内尔:
我也很好奇你是怎么说的，因为我和我们的其他客户谈过，尤其是在高等教育领域的客户听起来你已经抓住了这个机会。并不是说你没有很多其他的职责，而是要看看我们如何优化这些流程?我们怎样才能得到通知呢?我们怎样才能得到培训，无论情况如何?
贝内特乌尔姆:
当然,对不起。我是说，我们真的有…无论如何，它不会全部落在SAP空间。在采购和采购方面有很多方法，我们真的在寻求改进。老实说，我们不是也有停工的时候吗我们不是也做了一些组织上的改变吗?我不知道我们会看这个,但是是的,这确实是给我们一个机会看的整个生命周期的宾夕法尼亚州立大学如何花钱,和我们如何做负责任的大学和我们如何做一个有效的。
我们有很多的想法,希望,我认为会在接下来的几年中,我们可以构建一个可扩展的和可重复的采购流程硬件、桌面和设备材料,一般来说,在一大堆系统在的地方,整个大学。IT资产管理也出现在一些地方的电子表格中，这让我很头疼。但我们有很多东西，我们真的希望在未来几年精简，这次真的给了我们一些时间来思考。
菲尔。邦内尔:
是的。这是伟大的。我很欣赏这一点。当我在思考所有这些的时候，你已经花了时间在SAP的Concur中优化流程。很高兴听到这并不是我们停止的地方，对吧?我不会坐在这里，为业务做宣传，为SAP做更多的业务，但只是从整体上考虑，我喜欢你谈论一些其他的流程，我们将继续做这个……尽可能地优化。我想如果有什么可以借鉴的话，是的，我们在Concur上做了一些伟大的事情，很高兴听到这里有很大一部分观众，但是想想在整个组织中不断地有这样的心态我们如何通过我们所拥有的不同技术使事情变得更好?
贝内特乌尔姆:
我认为我们在SAP Concur所做的一切，给了我们一场胜利，也给了我们一点信誉，让我们可以说，“这是我们更广泛地看待事情的方式。”这就是我们，作为我们中央IT部门的团队开始思考的方式，以一种可以使整个大学受益的方式，如果你想和我们一起，我们认为你会很开心。
菲尔。邦内尔:
太棒了。我很喜欢这样。
贝内特乌尔姆:
还有一件事，我想再讲一下积分。我想我有点触及到这个，但我觉得我可能略过了。我们真正要做的事情之一是在他们的本地系统中做事情而不是在各个地方重复重复。我认为财务审批是一件大事，我的团队正在努力，通过我们希望做出的很多改变。所以，我们不使用SAP作为我们的IT服务管理平台。这些都是在一个单独的工具中完成的。我们想要停止让人们去Service Now为IT电脑交易和SAP做批准，为通过一个单独的请求系统的事情做财务批准，SAP Concur去这个地方，为这个事情做预批准。所以，我们真正希望做的是想出一种策略我们可以利用后端数据在原始的，适当的空间里发出请求。
所以，如果IT部门运行这个软件用于桌面和设备请求管理，那就太好了。我们知道SAP是一种记录财务审批人员、管理人员以及授权批准不同预算费用的人员的系统。因此，我们想要以一种方式建立这些整合，让我们能够推动。跑到SAP，抓住那些审批人，把审批推到那个系统中，然后一旦那个审批被收集起来，我们就可以在另一个系统中做我们的履行管理。所以这有点像意大利面怪物我们现在正试图解开。但我认为这说明了我们真正希望达到的目标的复杂性。
贝内特乌尔姆:
所以，我们有所有这些不同的系统做类似的事情，当然，一个有这个功能，一个有那个功能。我们想要确定。这个财务ERP系统是我们管理财务的地方也是我们管理这些东西的地方。所以我们不要再用模糊的方法，在其他系统中这样做了。让我们利用数据集成和技术来实现这一点。
菲尔。邦内尔:
我喜欢你刚才说的一切，班尼特。我是说，我想如果我回去，也许我只是想让自己听起来很聪明，但我想介绍的是宾夕法尼亚州立大学所经历的一切。它专注于创新，但同时也关注终端用户体验。我在那里看到的。如果我可以总结一下，我们有很好的关系，宾夕法尼亚州立大学，SAP Concur，我们一起做了很多事情，有这样伟大的历史，但很多事情都是，我们如何让事情变得更容易?我们如何让事情变得更好?我们如何保持这种创新?
我认为我们在SAP Concur和SAP S4 HANA中也做了很多这样的事情，但你仍然在看，他们在看我们如何继续优化这些流程?我们如何保持这种创新?我们如何让我们的终端用户保持简单?如果我能总结这三件事，那就是巨大的。我认为这是我们都需要不断思考的问题。技术每天都在进步，这几乎是我最后的想法，我想说的是，保持创新，把终端用户放在心里，保持简单，在逻辑上不需要多个步骤来做事情。
贝内特乌尔姆:
我们只是想让大家轻松一点。我们不希望你为了完成一件事，不得不跳过六个不同的系统。这才是真正的驱动因素。对我来说幸运的是，我的意思是，宾夕法尼亚州立大学到处都是一个系统一个系统的集成系统。所以这是一种解脱，所有这些都为我提供了很多我希望的工作保障。
菲尔。邦内尔:
肯定的。我之前提到过，我们花了很多时间和旅行经理和财务人员交谈。我的意思是，这是一次很好的对话，让我们看到了它的另一面。我的意思是，我们确实参与了IT，但要真正通过这些网络的镜头来看待它，你需要解开缠结，以及在我们寻求创新和优化时需要考虑的流程。所以我非常感谢你分享的一切，如果你还有什么想要分享的，很高兴听到。
贝内特乌尔姆:
我想说的唯一一件事是，如果你的员工一直坚持到最后，最后的想法是确保你尽可能早地让it部门参与进来，因为我看到我们公司周围发生了很多集成和实现，它们达到了假设的临界点。人们花了一大笔钱才达到一个需要重新设想和配置技术的地步，却浪费了很多时间。我极力主张尽早让运营和业务分析师参与进来，包括业务方面和IT方面，因为这就是我的工作。要确保在这些过程中，所有人都能尽早参与进来。我发现我们最成功的地方就是当我们真正合作的时候。
菲尔。邦内尔:
太棒了。听到这么好的建议真是太好了。再一次，我是说，我们非常感谢你给我们的时间。我认为这是很好的信息，很好的对话。这是一个持续了很长时间的伙伴关系，我们希望看到它在未来持续很长时间。这是通过把这些创新结合在一起来实现的。对于那些倾听的人，与你的IT团队一起工作，这是成功的秘诀，与你的IT团队，你的合作伙伴，任何需要参与我们的人一起工作。所以，再一次感谢贝内特一直以来对你的关照。
贝内特乌尔姆:
谢谢你邀请我
