随着我们继续探索如何更好地管理员工发起的花费，这篇文章侧重于使用公司卡和P-Card作为便于非结构化消费能见度和控制的手段。此外，它强调了统一这两者的报告和和解进程向审计和财政部门统一报告和和解进程的好处。
为什么花费能力重要？
在有效管理支出方面，时间是一切。Because of this, many organizations have done away with pre-approvals for employee initiated spend because of the delays associated with supervisors’ approvals, which often result in additional costs due to a last-minute purchase – as is the case with airline reservations or seats at a sport event or theater. Instead, many firms now have corporate and departmental policies that employees are guided by when they spend corporate funds. The tradeoff is that now the employee decides when they will buy, and for how much, resulting in less visibility for the business.
有多种企业各部门能够从应付款项高级可视性获益。应付账款（AP）部门是最明显的，因为他们有责任支付，确保公司需要提前付款折扣的优势，避免了后期费用。例如，当员工使用自己的现金或信用卡在本地会议薪家庭办公费用，餐费，娱乐与客户，或考勤，AP不知道有多少是由于。此外，他们将不知道哪个企业部门的预算将被收取，直到创建费用报告，并批准和/或付款收到的会议发票。
但知名度超出AP。该部门负责人是最终的交叉收取费用，如工程，现场服务，营销和销售，也有知道多少员工花费的兴趣。每个部门都有他们必须从每月坚持到一个月，并没有花费达到其预算的早期通知的费用预算，限制可能会超过，导致难以解释掌柜/控制器。上通过具有电荷来的路上前进的知名度，部门负责人可以要求自己的员工隐瞒支出，直到下一个周期或当前预算内支出，如果这样做将使预算中的部门要远离一个预算周期到下一个。
提供与企业贷记卡或旅行卡，或者P-卡，处理付款雇员的公司必须从金融机构接收当电荷由天之内饲料的好处 - 逼向金额，到期支付，由于能见度日期通常几天或几周的费用报表或发票前处理和核准付款。
公务卡和采购卡的区别
公司卡是由银行或金融机构的员工，该公司希望将访问权限授予公司资金发行的卡。每个卡与一个雇员的名字和/或号码，这有助于跟踪由员工到任何厂商的任何支出有关。该协会不仅有助于在应付账款部门还有审计部门 - 在寻找员工的模式或检查潜在欺诈时。
购买卡，也称为P-Cards，是账户编号的金融机构 - 被称为发行人或提供者 - 为组织问题出于员工购买的目的。供应商设置为通过现有的信用卡系统通过P-Cards接受和处理付款。由供应商的销售点系统捕获的购买信息，可能包括供应商的姓名和交易金额，以及客户定义的代码和行项目详细信息等信息。该组织从金融机构获得饲料，并在招致时发出指控，每月一次账单。费用分配给适当的部门和费用类型，基于员工进行购买，供应商代码等。此外，P-Cards的好处是该组织可以为每个P卡实施的控制，例如，该组织可以实现。单购买美元限额，每月限制，商家类别代码。
P-Card和公司卡费用实证程序
虽然通过公司卡的收费通常与由员工或发票提交的费用报告匹配，通过P-Cards制造的购买具有更高程度的证实：
- P-Card购买与发票和P-Card语句相匹配。
- 购买购买的员工必须核实收费是正确的，并且收到货物。
- 该公司的卡计划管理员必须验证交易并将其加载到会计分类帐中进行付款。
由于费用报告提交，审查和审批程序对于通过公司卡与通过P-Cards制作的购买，因此组织不寻常，因为组织必须在这两个流程上培训员工，并占P-Card Chance公司卡作为两种不同的支出渠道 - 即使我们认为员工的两部分都发起了花费。
结合企业卡和对卡支出渠道的优势
由于员工发起的支出通过两个公司卡和P-卡渠道，该公司卡和P-凭卡流合并到一个单一平台组织开展大有收获。到了提交，验证用户体验，并通过公司卡和P-卡支付通道进行收费审批是相似的程度，对于采购和费用越有可能收费会报，并在报批更快，反映占推动支付和部门报告分类帐。使用人工智能和机器学习来自动化这些任务可以帮助减少涉及的工作，从而提高了员工的满意度的一个重要组成部分。在订货时充电P-卡，并支付与公司卡发票 - - 人为错误是由于一）有两个独立的审批流程的复杂性，以及b）重复付款的可能性审计便于当审批两个P-卡费用及公司卡收费流经同一系统。而从更可预测的现金管理，财政部效益作为P-卡和公司卡收费统一审批接口的结果。
把它整合在一起
组织通过许多不同的渠道支付员工的初始支出:现金、公司信用卡、p卡、ACH和支票。对供应商的付款，对员工的报销，以及对整个业务部门经理的报告，都取决于员工创建并提交费用报告的速度，或通过组织的公司卡或p卡报表对费用进行证实、核实或核对的速度。费用越早被核对、批准并记录在会计分类账中，应付账款的可视性就越强，部门主管的实际费用与支出预算的可视性就越强。通过整合这些渠道的供应商列表，可以更准确地了解供应商所花费的数量，从而使采购部门有更多的机会协商优惠的价格。将公司卡和p卡支出合并到一个平台上，帮助内部审计部门检查记账和记账的准确性，帮助财务部门提高对现金需求的可视性。
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