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“有趣的是，在这样一个缓慢的时期，许多组织抓住机会来重组他们的程序或平台，”总经理Kara Bernard分享道林登组．由于林登集团能够在全球大流行期间为客户提供大量优化，该公司获得了SAP Concur合作伙伴增长奖．Jeanne Dion, SAP Concur的价值体验组总监，揭示了在Bernard的指导下在林登集团实施的获奖的最佳实践，在一个实用和乐观的播客对话中。
你可以收听本期节目苹果|亚马逊|Spotify|听着笔记|Acast|谷歌或读取记录．
或者阅读下面的对话要点。(两分钟读)
问答:切换到ERP系统
问:“当你的客户因为新的ERP系统而考虑搬迁时，当他们开始考虑如何与Concur系统保持一致时，他们应该考虑什么?“戴恩
答:“尽早被邀请参加聚会。我无法告诉你去年有多少项目陷入恐慌，因为Concur被排除在ERP推出的设计和规划之外，这几乎是事后的想法。所以，第一件事是确保如果你拥有Concur配置，平台，如果你愿意，你在ERP计划和部署计划中有一席之地，因为如果你在改变，大多数时候你要转移到一个新的ERP，你也要重新构建你的账户图表。“伯纳德
问:“现在真的应该看看你在后台办公室手工做了什么，看看哪些地方可以实现自动化吗?”“戴恩
答:“绝对。我们与各种规模、各行业的客户打交道，其中一些较小的客户还没有实现自动化或集成。他们还在下载报告做一些手工操作然后把它加载到ERP中。“伯纳德
问:“哪些任务是你可能想要建立在时间表上的?”“戴恩
答:“了解你需要什么，你的账户表中有什么，你想改变什么，你最终必须发布什么?”他们不应该只是提交，支付他们的费用，而不去担心它会触及什么GL账户。你的系统中应该包含这些内容。“伯纳德
问:“对于那些不知道从哪里开始扩张的客户来说，他们已经有了ERP，但现在他们需要发展自己的公司。你建议他们从哪里开始?“戴恩
答:“确保你了解这个国家的具体法律要求是什么。“伯纳德
“美好”与“需要”:提高可能会更难
建立一个开支管理计划是一项繁重的工作，但当从零开始时，它也是一个完全空白的石板。对于人和项目来说，改变是困难的;与一个全新的程序相比，改进或扩展的需要同样多的努力。“实际上，扩张比仅仅建立一个ERP要困难一些，因为这只是确保数据对齐，你创建了正确的表单和字段，而向其他国家或其他业务扩张，你需要从真正理解这些要求开始。“共享伯纳德。
主动了解监管变化
法规变更本质上是强制性的，所以保持一个运行列表并准备好转换到新的要求将使员工更容易接受调整，并使您的组织更容易实施。为了保持领先，Bernard建议:
- 成立一个差旅费用指导委员会
- 始终牢记员工的经历
- 向员工清楚地传达改变的基本原理
“当你告诉某人某事发生的背景，他们变得多么顺从时，这真的很有趣。“戴恩共享。
使用你的数据:金融宅们联合起来!
用清晰的支出数据来支持决策和对话点是消除资金流向模糊的一种方法。“[SAP] Concur报告工具没有得到充分利用，”Bernard分享道。利用诸如主要费用类型和使用频率等主题的报告，可以迅速清晰地说明资金是在哪里、由谁、何时、何地花费的。
保持在信用卡消费的顶端是一个如何利用你的财务数据报告的完美用例。他说:“我无法告诉你，我们对信用卡程序进行优化审查的频率有多高，(发现)它们真的没有保持在[SAP] Concur的信息的顶端，我们将看到的事情，在90天或120天之后。有时你的信用卡费用仍然存在于那个系统中，已经很多年了，这只是很多噪音，”伯纳德分享道。
定义配置:从策略开始
修改政策是一种常规的最佳实践，但这意味着什么，从哪里开始呢?伯纳德建议:
- 确保你的员工理解它们(尽量减少法律术语)
- 保持简洁——10页以下
- 用六年级的阅读水平来写
- 解释“为什么”获得支持
- 语气和语调要一致
- 定期更新新的支出类型(如与covid相关或新的WFH支出类型!)
- 看看全球的法定要求
- 回顾你的培训实践
- 想想你的员工规模、行业、年龄和整体企业文化
“了解公司文化，你的员工能做什么，不能做什么，他们将理解什么，他们的行为是什么，因为你想要设计你的最终程序来满足这些需求，”伯纳德分享道。
全球疫情的影响:大量消费平台新手涌入
对全球流行病的快速适应不仅带来了家庭办公用品(PPE)等新支出类别的涌入，还增加了提交支出和发票的员工数量和类型。“当我们努力做到主动而非被动时，这些混合商业模式吸引了更多从未使用过付费平台的用户，因为他们从来没有必要这样做。他们不一定是旅行者，但现在因为他们在家工作。”在新领域的支出增加，如现金，或第三方支付平台，如Venmo, PayPal或亚马逊(我们有一个新的应用程序!)，为政策更新和员工教育创造新的机会。
相互信任与健康的费用审计
“我认为员工天生就想做正确的事情，我完全同意这一点。多年的研究证明了这一点对于那些从事内部审计工作的人来说，你们都知道;在任何类型的全球灾难经济困境中，员工发起的欺诈行为总是会增加。就是有。”伯纳分享道。假定员工是无辜的，这是一种很好的姿态，但健全的审计程序也是如此。Bernard公司审计费用的最佳做法是:
- 是否有适当的审计规则
- 利用人工智能审查收据
- 确保现金报销有收据
- 创建基于供应商的审计规则
SAP Concur管理员:“祝贺你在我们行业发生过的最具破坏性的事件中幸存下来。”-Kara Bernard
生存、繁荣和准备从全球大流行病中恢复是今天各组织以某种形式或形式在解决的问题。利用SAP Concur合伙人增长奖得主Lyndon集团的这些最佳实践，我们经验丰富的专家准备帮助您的组织解决这些问题。联系我们，从今天开始成长。
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