2021年2月更新
在家工作最近已经成为了一种新常态，写字楼空置，各级员工都在寻找新的方式联系、合作并完成他们的工作。现在，通常来办公室并利用那里的资源进行业务的个人可能会使用自己的笔记本电脑、互联网，并在他们的公寓和家里开辟办公空间。
以任何人的标准来看，这都是一个巨大的变化。
由于大多数机构必须迅速调整以响应州和地方政府的在家办公要求，很少有人有机会考虑这一变化将如何影响他们目前的支出政策。员工使用宽带、上网或上网热点的费用会报销吗?办公室家具，软件更新，或者他们过去免费得到的咖啡和瓶装水呢?
尽管每个公司的答案都不一样，但有一点是肯定的:创建和发布“业务连续性/在家工作”的费用政策将减少员工、经理和财务人员的困惑，在这个一切都已经足够具有挑战性的时期。
以下是一些开销类型、注意事项和小贴士，让你开始:
新增或扩大家庭支出类别
1.互联网、手机计划和公用事业:很有可能，你的许多员工在家都有某种连接——宽带、电缆或光纤，以及他们选择的运营商的特定蜂窝计划。他们选择的计划和速度是基于可用性、成本和家庭需求，而不是八小时在家工作的情况。
- 您的机构是否会偿还部分现有的每月计划?
- 如果员工需要更多的带宽，或者从有限的数据计划过渡到无限的数据计划，你会支付升级费用吗?
- 如果计划变更需要半年/一年的承诺，您是否会在此期间继续支付升级费用，即使在这些员工返回工作岗位之后?
- 如果员工住在更偏远的地区，或者互联网不稳定、不可靠或无法使用的地方，你会提供或补偿手机热点吗?
- 在家工作的员工也会消耗更多的电、气和水。贵公司是否还会支付部分津贴或费用的一部分?
2.计算机技术、外围设备及附件:远程工作需要硬件和配件的正确组合——从笔记本电脑、打印机到相机、扬声器和耳机——除了那些基本的办公用品，在办公室里，这些东西在书桌的抽屉里就可以找到。
- 你会提供一个“盒子里的办公室”吗?还是员工们会购买新的东西来补充现有的东西?
- 什么是预审批流程?
- 您是否提供了支出限额，或提供了允许采购、品牌和供应商的标准化清单?
- 当员工回到办公室时，新买的东西会怎么样?
3.办公家具:你的一些员工已经有了一个指定的家庭办公室，而其他人将不得不在卧室、酒吧凳子或餐厅桌子上工作——这种工作环境不利于连续几周开展业务。
- 你会提供或补偿购买一张桌子，一把办公椅，一个显示器支架或灯吗?
- 你会提供消费补贴或让员工从特定的供应商订购一种椅子或一种桌子吗?
- 你将如何适应不同的空间环境(有人在布鲁克林的高效公寓里工作，而有人在亚特兰大的一间指定的办公室里四居室的房子里工作?)
4.客户及展望礼品及娱乐:对于你的销售人员和客户经理来说，最大的挑战之一就是在不可能进行面对面会议的情况下，继续与客户和潜在客户建立关系。因此，他们可能想要更有创意一些——与外地的客户举行一次虚拟午餐会议，并让人送他们最喜欢的午餐;给顾客的孩子送一个披萨或玩具，或者给他们听到叫声的宠物吃狗饼干。
客户经理可能想要给他们所有的客户发送“隔离救生包”，或其他小纪念品，以振奋他们的客户，增加一些轻浮，并保持公司的名字在脑海中。
围绕这些礼品、成本门槛、监管问题和任何所需的预先批准确定政策指导方针是很重要的，这样你的员工就能与他们的客户保持联系，但也能在这个不寻常的时期保持合规。
实施在家工作政策的小贴士
尽管，由于大流行带来的快速变化，您可能需要迅速制定临时政策，尽您所能获得管理人员、批准人员以及在分发之前必须进行沟通和执行政策的人员的支持。
- 组建一个由利益相关者组成的特别团队，让他们对你的政策进行审查并提供意见。
- 看看他们是否从他们的在家工作的员工那里得到了你可能没有想到的其他类型的开支问题，并包括这些方面的政策。
- 定期向经理和员工清晰地传达新的或更新的政策，这样每个人都能适应变化。
- 让员工尽可能轻松地创建和提交费用报销请求。给员工拍照的机会，并在他们的笔记本电脑或移动设备上完成申请，这将加快他们的流程，为你的审批人员简化事情，让你更容易跟踪这些意外的支出。
最后，请务必查看这一额外政策如何影响早在COVID-19远程工作者情况开始之前就已为远程工作者制定的现有政策。确定这些人是谁，以及今后是否需要对现有政策进行任何更改。
我们生活在一个前所未有的时代。抓住这个机会，回顾一下你的政策，为可能发生巨大变化的未来做出调整。今天，你们为即将到来的新世界奠定了基础。
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