费用和发票政策合规的三个“C”

如果你只需要告诉别人一次事情该有多好?

不幸的是，现实生活并不总是如此，尤其是在你的公司政策方面。事实是，你不能简单地把费用或发票政策写在员工手册里，指望他们遵守。不，如果你想让人们遵循你的政策——并保护你的业务——你需要呼吁遵守三个“C”:合作、理解和沟通。

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1.协作

如果你想最大限度地提高员工接受公司合规政策的机会，那么从一开始就征求他们的意见是明智的。与你的部门主管会面，讨论当前的政策和流程，看看它们是否可行、现实和可实现，以及它们是否可以在所有部门公平地应用。

为部门主管的确认和接受设定明确的截止日期。您的遵从性策略可能在您的待办事项列表的顶部，但它们不会在他们的顶部。

如果您没有现有的策略，请使用这个费用政策模板这发票策略模板作为一个起点。(当你在看的时候，看看我们的旅游政策模板了。)

2.理解

关于遵从性的语言有一种干巴巴的、技术性的和大量行话的趋势。虽然对于像您这样每天都会遇到这类词汇的专家来说，这可能没问题，但对于财务团队以外的任何人来说，这并不具有吸引力，甚至无法理解。这使得它不太可能被遵循。

确保你的政策易于阅读和理解。更重要的是，要确保你写的信息丰富、有智慧，而不是说教和规定——“你想别人怎么对你说你就怎么说”这句谚语再合适不过了。还要考虑到人们获取信息的不同方式。有些人会从看幻灯片或听录音中获益更多吗?你还应该确保员工知道如果他们有任何问题应该找谁。

3.沟通

最后一步是确保你的政策被有效地传达并嵌入到公司的工作方式中。确保你的保单副本很容易找到，并且随时更新。从那时起，你需要思考如何将理论转化为实践。应该考虑对现有员工进行正式培训，并制定新员工入职的策略。

或者，您可以考虑为人们设置确认收到政策的截止日期和/或进行测试以检查人们是否理解对他们的要求。当一切正常运行时，你可以通过认可和奖励那些遵守政策的员工来继续激励员工，或者招募最好的员工来帮助指导那些一直挣扎的员工。

奖励:考虑奖励

您可能要对业务中的遵从性负责，但实现它需要团队的努力。让每个人都参与进来的最好方法是提醒他们，合规不是可以避免的事情，而是需要作为业务持续成功的重要组成部分来接受的事情。因为遵从性并不是“有就好”，它是必要的，而且不符合的业务后果是严重的。

要了解更多关于缩小合规差距的信息，阅读我们的报道．