在我们正在进行的客户改进系列中，我们讨论了如何进行改进员工支出正在发生变化,建议减少欺诈,如何最大化的可见性为什么你应该控制低级别的花,公司和p-卡的力量．现在，我们转向通过实现最佳实践和实现组织可以期望实现的业务结果智能消费管理与员工发起的支出相关的流程。
什么是业务成果?
业务成果是组织努力实现的广泛目标，以满足其对股东、员工、客户和供应商的承诺。关于员工发起的支出，包括差旅、费用和可自由支配的或低水平的支出，我们将这些结果分为三个支柱:
- 控制和合规
- 支出可见性和管理
- 员工满意度和员工敬业度
例如，当组织能够控制支出时，股东会受益;当繁琐的行政和重复的任务能够自动化，使员工能够花更多的时间在推动业务的活动上时，员工会受益;供应商会因为及时支付他们提供的商品和服务而受益。
什么是智能消费管理?
智能消费管理员工支出是组织获得统一支出观的一种综合方式。智能支出管理包括:
- 每一种支出来源-如航空旅行，汽车里程，非邮政。发票、现金支付、服务等。
- 每一类支出-例如销售费用，家庭办公费用，市场支持，用品等。
- 提供一个统一的支出视图-这有利于组织的财务、会计和人力资源部门的多个职能。
我们通过以下方法达到上述目标:
- 捕捉每次花钱时的数据-例如通过公司卡、在线预订工具、自动里程记录、收据图像捕捉等。
- 分类通过应用规则、人工智能和机器学习，在它发生时立即花费
- 应用策略用于审批、路由和付款授权
智能消费管理的最佳实践
捕捉花应该是一开始关注的领域。最佳实践包括使用移动设备扫描收据和批准费用报告，OCR和机器学习来自动获取发票数据，并拥有一个连接旅行预订和费用报告的综合系统。
分类花涉及以下一项或多项活动:将发票/费用分配给部门和项目所有者，确定费用的税务处理，确认供应商是否在供应商数据库中，等等。这种分类非常重要，因为它将影响组织在单个供应商上花费的业务量，以及向每个公司部门收取的费用。与支出分类相关的最佳实践包括使用自动化记录和分类费用和发票项目，里程记录自动化以及使用公司卡和p卡而不是现金。
批准报销和付款的政策可能包括将费用限制在允许的范围内、从认可的供应商采购、附上收据以税务证明、获得采购的事先批准等。与政策应用相关的最佳实践包括使用自动化工具来检测不寻常的费用或报销请求模式，拒绝不符合P-card收费的工具，以及跟踪非po的工具。按批准的预算支出。
应用智能支出管理最佳实践可以改善业务结果
与智能支出相关的相同的最佳实践还有助于实现组织期望的支出可见性和管理、内部控制和遵从性以及员工敬业度和满意度的业务结果。例如，尽量减少盲目旅行支出的做法，或将预订和旅行支出联系起来的集成工具，可以提高组织的绩效支出可见性和管理．实践包括发现不寻常支出的工具，或者根据批准的预算跟踪支出的工具，这些实践可以改善组织的支出内部控制和合规．涉及费用报告创建的自动化、发票项目的分类或用于获取和批准收据的移动工具的实践也得到了改进员工敬业度与满意度．
最佳实践:
使用公司卡而不是现金，该组织可以从公司卡上的金额中获得0.5%到1.5%的回扣。因此，将500万美元的支出从支票或现金转移到企业卡上，可以为企业节省高达7.5万美元。将企业卡计划集成到组织的T&E管理系统提供了增强花的可见性使用来自金融机构的每日报告，显示雇员姓名、收费金额、供应商名称和其他类别信息。
阿伯丁的一项研究发现，经常在路上的员工，使用移动设备获取收据/发票和费用审批，每个月可以节省多达4.5个小时——也就是说，每个员工每年可以节省一个星期!此外，组织的审批时间缩短了28%，处理收据的时间减少了，经理们可以随时进行审批，所有这些都导致了更高的成本员工敬业度与满意度．
IDC 2017年的一项研究发现，在部署了一个管理进账发票的系统后，受访组织报告的总账编码错误减少了90%，用于发票管理任务的时间减少了34%，用于管理发票管理解决方案的IT人员时间减少了29%。因此，福利不仅通过更好的方式影响了A/R和A/P部门内部控制-但也包括IT部门，因为它可以用更少的人员来支持应用程序。
把它们放在一起
与智能支出管理相关的最佳实践帮助组织改进他们的业务成果．这些结果使组织中的多个部门/角色受益，例如:
- 更快乐的员工可以投入更多的时间在他们的职能上，而不是花时间在费用报告上，这让人力资源经理受益
- 采购对按供应商或供应商类别汇总支出的机会有更多的可视性
- 财政部在管理现金流方面有了更多的可见度
- 合规总监可以更快地发现不合规的指控，以及潜在的欺诈行为
- 会计将提高数据录入和分类的效率
因此，当每个部门都专注于支出自动化和集成工具带来的好处时，让他们的价值可见对组织的领导者来说是关键，为了让管理层了解组织可以通过I实现的业务成果的广度ntelligent花管理．
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