使用这些减少欺诈计划的最佳实践和提示
在这是我们正在进行的系列的第一部分，我们定义了员工发起的支出，并列举了影响这类支出管理的一些领域。在本文中，我们将重点关注员工支出可能导致的潜在欺诈，无论是有意的还是无意的，以及如何减轻这种欺诈。
员工消费的新方式使组织的支出管理变得复杂。注册欺诈审查员协会(ACFE) 2018年全球职业欺诈和滥用研究报告称，典型组织每年因欺诈而损失5%的收入，83%的欺诈案件涉及资产挪用，包括虚报差旅和费用类别。员工使用现金、Apple pay、个人信用卡等个人支付方式，或直接从服务提供商那里购买非传统费用，可能会为潜在的欺诈打开大门，并影响组织对现金流需求的可预测性。非传统开支包括:
- 在公司管理的旅行系统之外预订酒店，
- 在没有订单或事先批准的情况下，为公司活动预订会议室和餐饮，
- 订阅杂志、葡萄酒俱乐部之类的礼品计划、足球比赛的季票等等。
- 汽油
- 报销使用私家车的费用;
此外，当为同一费用提交多个报销请求时，可能会出现欺诈的机会，例如用信用卡购买家庭办公用品，在给员工的费用报告上报销，然后根据提交给供应商应付账款的发票支付;或者如果员工在两份不同的费用报告上提交了相同的收据，或者不同的旅行提交了相同的费用。！
ACFE的研究表明，资产盗用损失的中位数为15.4万美元，报销费用占这类欺诈风险的14%。此外，Oversight 2017年的一份报告显示，37%的商务旅行者在费用报告中至少有一项例外。最终，这意味着员工有很多机会操纵费用以谋取个人利益。如今的消费渠道和支付方式多种多样，而缺乏捕捉所有这些消费的流程和系统，会使这种现象的影响成倍增加。
审计只是解决方案的一部分
大多数公司都有某种形式的审批工作流程和审计流程，以确保费用报告正确填写和证实。员工将费用分类(例如，出差拜访客户、个人用餐、酒店、出租车等)，指出花费的金额、使用的付款方式(现金、公司信用卡)，并附上收据或发票。经理根据公司政策批准或拒绝费用报告，批准的费用报告和发票在ERP系统中登记，并计划报销给员工，支付给公司信用卡或供应商。
审计是一种很好的方法，用于验证费用是否符合税收和财政要求，是否遵守公司政策，并作为多次提交相同费用或发票的检查点。然而，在当今的环境下，如果你没有将员工可用的所有支出渠道和方法联系起来，你就没有能力主动预防欺诈活动，而且无论你审计的支出占多少比例，你都无法获得准确的支出数据，用于报告、预算和预测
对欺诈行为的观察需要长时间的观察
根据ACFE的研究，82%的欺诈是由5%的员工造成的，需要18个月才能发现。跟踪部门内不寻常的支出模式，或员工的支出高峰，可能有助于发现可能的欺诈行为。
减少欺诈涉及审计以外的综合行动:
- 一个组织建议建立一个强大的公司p卡或旅行和消费卡计划，将其整合到一个消费平台中。这提供了一种机制，可以自动验证费用，并显示与何时提交费用报告无关的费用。欺诈审查人员、审计员和管理人员可以依靠这些数据来验证采购、信贷，并协助调查。
- 使用gps技术跟踪点对点里程，确保员工不会为了见客户而虚报自己的旅行里程。
- 使用报告工具监控政策之外的支出，这些工具可以根据员工和支出类别跟踪异常情况，从而在潜在的欺诈行为失控之前提醒管理人员。
- 拥有一个集成系统，当两份单独的费用报告(例如，用个人信用卡收据报销火车票和用实际机票报销火车票)提交相同的费用时，该系统会自动发出警报，这将防止潜在的欺诈行为。
对于与旅行无关的员工支出，使用p卡或公司信用卡付款也可以防止公司为同一发票支付两次:一次是在费用报告中记录的费用，另一次是在收到发票时。p卡或信用卡提供了收费金额和供应商的可见性，因此将同一发票被支付两次的可能性降至最低。
cfo可以实施最佳实践，以减少与员工支出相关的错误和欺诈
通过实施以下一项或多项最佳实践，可以最大限度地减少故意欺诈和意外错误:
- 使用一个集成的平台来捕获所有消费渠道的员工支出
- 有集中的预算，及时提醒部门经理保持在批准的预算范围内，并结合费用提交前和提交后的审批政策
- 制定审计策略，以100%监控报告中的关键重复区域以及有意和无意的错误
- 引入基于gps的自动里程跟踪器，消除手动报告里程
- 使用人工智能和人工审计相结合的方式审计100%的费用
为了帮助我们的客户实施上述最佳实践，SAP Concur是您的合作伙伴，提供您需要的工具和服务，以主动预防、管理和检测费用欺诈。SAP Concur解决方案包括咨询情报、预算、检测、驱动和公司账单报表，与Concur费用一起工作，帮助降低欺诈机会的风险。
SAP Concur价值咨询，以基准最佳实践
对于当前的SAP Concur客户，有一项名为Value Consulting的新服务。价值咨询对组织的最佳实践进行基准测试将它们与行业中的其他公司进行比较，并通过与SAP Concur价值顾问的协作价值评估确定可能的成本避免。有关此服务和其他服务的更多信息，首席财务官应联系他们的SAP Concur客户团队。
在这篇文章中，我们从ACFE了解到，每年有多达5%的公司收入因欺诈而损失。对于年收入在1亿到5亿美元之间的组织来说，欺诈可能造成500万到2500万美元的损失。实施政策和最佳实践，如预算控制、100%审计、用自动里程跟踪取代手动里程报告、数据挖掘等，可以帮助减轻这些损失的严重程度，并提高公司的底线。
请继续关注我们的下一篇文章，我们将探讨无形支出的主题，并深入探讨cfo如何从监控和跟踪支出中受益，无论支出是如何被捕获的，钱花在哪里，以及员工使用什么支付渠道来支付服务。
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