在一个最近的文章，我们将智能支出管理定义为组织获得员工发起支出统一视图的综合方式。员工主动支出的一个关键组成部分是旅行。根据一项2018年GBTA研究在美国，37%的酒店预订和15%的机票预订是在企业渠道之外进行的，它们的成本是“无形的”，直到几周后才会在费用报告中报告出来。这些发现并不令人惊讶:同样的研究发现，80%的旅行经理不使用技术来获取外部预订。在下面的段落中，我们将研究员工在公司管理旅行计划之外预订的原因，以及这种行为如何影响组织的其他部分，如人力资源、采购和财务，并建议使用技术的方法，以便管理公司计划之外的费用，并将其纳入考虑范围。
为什么出差的员工要预订公司管理计划之外的旅行?
韦克菲尔德研究中心2019年进行的一项调查发现许多商务旅行者通过外部平台预订，以寻求方便和更优惠的价格．在2019年GBTA-Cvent的一项调查中，四分之一的旅游买家表示，他们的旅游劳动力中有40%以上是旅行者千禧一代．年轻的专业人士更喜欢在对他们来说最方便的时间和地点预订旅行，比如使用他们熟悉的移动应用程序直接向航空公司和酒店预订。在一个2018年发表在Inc杂志上的文章代专家瑞安·詹金斯(Ryan Jenkins)认为，“考虑到2025年全球75%的工作场所将是千禧一代和Z一代，企业保持员工敬业度的动态至关重要。”
在一个2016的博客在美国，Rocketrip公司表示，员工在商务旅行计划之外进行预订的其他原因包括:对政策外的航空公司、酒店或汽车租赁公司的品牌忠诚度，以及不了解公司在预订渠道上的政策。
员工在公司旅行工具之外预订会对公司部门产生怎样的影响?
如果您是负责差旅预算的财务主管、采购总监或差旅经理，您的目标之一就是通过与您协商过合同价格的首选供应商预订，最大限度地节省开支。您的差旅预订工具和差旅管理公司(TMC)可以帮助您根据差旅政策指导员工。然而，员工在管理旅行计划之外的预订减少了申请协商价格的机会，并记录预订的航班或晚上的数量。在管理旅行计划之外进行预订也放弃了你的公司政策的应用。你可以追踪预订情况后旅行完成并提交费用报告，您的会计团队将需要进行额外的工作来调和和汇总费用。底线是:当员工通过商务旅行计划预订所有东西时，你可以更好地控制开支。
如果你是人力资源部门的负责人，你的目标是提高员工的满意度，吸引和留住顶尖人才，那么你应该让你的员工使用他们熟悉和熟悉的工具，展示你的组织保持创新的承诺。支持你的员工提供工具,使他们留在政策——即使预订管理之外的旅游项目,同时通知经理组织的旅行预订细节,可以让游客满意和提供所需的可见性和集成管理的旅游项目。
让我们明确一点:您的组织制定了差旅政策，并投资于在线预订工具和/或管理差旅计划，以使员工更容易预订差旅，并促进遵守公司政策，所有这些都是为了管理和控制员工发起的支出。但随着超过50%对于在企业管理的旅行计划之外进行的酒店和机票预订，有很大一部分支出如果被捕获，可以提供更完整的支出视图——从而更好地跟踪预订并利用与供应商和供应商的谈判。
智能企业捕获员工发起的支出，并在支出发生时立即应用策略，提供支出的统一视图，而不需要增加员工的额外报告需求。
从差旅计划之外的预订中获取数据可以增加对支出的可见性和控制。我们如何捕捉这些数据，同时使旅行者能够以他们喜欢的方式预订?
增强员工体验
旅游生态系统中的供应商正在寻找让旅行者生活更轻松的方法。移动应用程序使航空、火车、酒店和租车供应商可以通过智能手机预订和跟踪预订情况。旅行者记录和预订历史的数据通过常客或忠诚旅行者号码进行跟踪。旅行者的行程和收据可以通过电子邮件发送给旅行者，这样旅行者在与家人和朋友分享旅行信息或生成费用报告时，就不需要扫描并附上纸质文件。当地交通工具可以通过打车应用在线预订，电子收据会自动通过电子邮件发送给旅行者。免费的旅行应用，比如TripIt的同意通过整合来自不同供应商的数据，旅行者可以看到他们的旅行的统一视图，并在计划发生意外变化时收到提醒——所有这些都来自他们的智能手机。
组织如何受益?
与旅行者所在的组织共享上述信息，可以确保利益相关者了解员工在公司管理的旅行计划之外进行的预订和预订。结合使用公司预订工具的差旅预订，这些组织获得了员工发起的差旅支出的完整、统一视图。
客户使用同意旅行和费用能用吗同意TripLink．员工可以直接在酒店和航空公司的网站上预订，并使用公司协商的价格。所有的预订细节都会自动传递给SAP提供的管理差旅计划Concur平台，使财务组织能够全面了解旅行计划和应计应付款项。人力资源和公司安全团队能够在发生自然灾害或地区骚乱时更准确地定位和支持出差的员工，从而受益。有了Concur TripLink这样的工具，组织可以将不可见的支出带入视图，改进他们的支出治理，增强员工体验，并解决他们的支出注意义务．
SAP Concur通过以下方式帮助组织实现预期的业务结果智能消费管理，能够控制每一种支出来源和类别，同时提供提高参与度和生产率的劳动力体验。SAP Concur客户改进团队将帮助您的组织从您对SAP Concur的投资中实现更多的价值。
有关SAP Concur如何提供帮助的更多信息，请与您的SAP Concur帐户代表联系，或联系销售代表．
