使用自动化来结束发票和支出挫折

公司宴会的宴会承办人送来了发票。市场部为一个客户活动订购了大横幅，现在专业印刷商想要支票。

它们可能是合法的开支和合理的选择。但是它们涉及到你的采购系统和供应商网络之外的供应商，所以你需要格外小心，以确保费用符合政策，正确的业务和金额在正确的时间得到支付。

这一过程——或者缺乏这一过程——使得管理支出、控制成本和获得信心变得更加困难。

发票有很多种形式，纸质的、PDF格式的或电子邮件的，所以很难全部记录下来。抓住他们——并迫使他们服从——花费的时间和金钱最好花在其他任务上。

企业可以从包含预付费授权的技术中受益，自动捕获所有这些不同的发票，并将它们转化为可用的和可验证的数据。然后比较采购订单、收据和发票，以确保它们匹配。然后数据就会流入你的会计系统。

这是现实，而不仅仅是梦想

如果这听起来有点像幻想，那么它不应该是幻想，因为这些解决方案是可用的。这对公司和财务团队的好处是多方面的。

通过自动化和简化发票和支付流程，您获得的速度确保您充分利用供应商的折扣。也不会因为逾期付款而被指责。

开发票和付款只是流程的一部分。与公司的ERP集成可以提供更全面的支出情况，一个高层管理人员和其他人可以用来计划和做决定的情况。它是信息安全地来回流动，而不是隐藏在竖井中。

你获得了信心和控制权，因为每个消费决定的时间、对象、方式和内容都是现成的。你可以通过看到节省和削减成本的机会，并做出更好的预测来推进公司的目标。

我相信，但老板和董事会怎么办?

好吧，也许你同意技术解决方案。但你很可能需要向你公司的其他人提出提高自动化程度的建议。有一个例子。

首先，统计证据:运行SAP Concur Invoice的组织获得了一个投资回报率505%超过五年。其次，推动一家公司向前发展涉及说服和战略。术语很重要，因为高层领导可能无法理解简单的数字化流程与具有移动功能、通过云接近实时访问数据的完全自动化流程之间的区别。

在整个组织中寻找盟友。联系审核发票的经理、处理发票的AP人员和管理数据的IT人员。交流对手工任务、繁琐流程和逾期付款的共同不满。

这些讨论要点应该与更广泛的财务团队产生共鸣，因为他们可以计算损失的时间、金钱和机会。IT部门可能只看到额外的工作和成本。与他们讨论自动化解决方案如何在没有新的集成的情况下与现有系统连接。或者基于云的技术如何简化软件更新。以及终端用户培训和支持如何伴随解决方案。

建立了自动化团队之后，您就可以一起解决财务和商业领袖的问题了。这些讨论可以包括ROI、实现、员工满意度、可伸缩性和数据安全性。当然，您可以很容易地讨论战略投资如何管理支出、确保遵从性和支持业务增长。

当你听到有人说公司没有资源实现自动化时，你可以——带着信心和盟友——反驳说:“我们没有资源实现自动化不自动”。

了解更多

• 拿到我们的举报单，控制和遵守非管理支出的7个要点，深入了解如何做到这一点，以及SAP Concur解决方案如何提供帮助。
• 如果您确信需要一个完全自动化的发票流程，请阅读我们的电子书中关于说服他人的策略为AP自动化构建业务用例．