控制公司成本
如何分四步提高费用政策符合性
你的员工是否希望每个月都能填写支出报告?当然，我们已经知道答案了。很少有人喜欢筛选皱巴巴的商业收据，手动将报销明细输入Excel电子表格，然后打印出报销报告，以便将纸质收据钉在上面。
至于遵守费用政策，这通常是事后才想到的。
即使没有恶意，当不确定的情况出现时，费用报销政策也有一种拉长和弯曲的方式。使问题更加复杂的是，员工支出模式的全面变化，员工如何和在哪里完成工作，以及过去几年对员工健康和安全的期望迅速变化。
事实上，因个人过度消费而违反政策的情况急剧增加2020 - 2021年21.8%一个人。
如果这一切听起来太熟悉，下面是您可以从今天开始采取的四个步骤，以提高您的业务费用政策的符合性。
第一步:回顾和完善你当前的业务费用类别
不管你喜不喜欢他们(说实话，谁会喜欢他们呢?)，员工支出是经营企业必不可少的一部分。但是，如何对这些费用进行分类，将为如何有效地捕获、验证、批准、偿还和审计员工发起的业务费用奠定基础。
当然，你可能已经定义了你的业务费用类别，如果是这样，这是一个好消息。不太好的消息是，在过去几年里，许多企业发现“其他”或“杂项”费用类别的使用显著增加。事实上，这两种费用类型迅速增长到超过60%的支出从2019年到2021年。
如果你的“其他”支出也同样高，是时候深入挖掘了评估你的业务费用类别是否需要更新以及/或如果你的员工需要额外的教育，了解如何正确分类新的费用类型，如外卖服务、拼车和airbnb式的住宿。
第二步:写一份更有效的费用报销政策
当涉及到为什么、什么时候以及如何使用公司资金时，你的大部分员工(如果不是全部的话)都很乐意听从你的领导。然而，如果你注意到有很高的比例不遵守费用政策，这可能是你的支出规则太模糊，太复杂，或者两者都有。结果呢?超出政策要求，意外成本，预算超支，甚至滥用公司资金和公然欺诈。
没错，对于你的公司来说，一台平板电视可能并不算家庭办公开支。
要创建一个更有效的员工费用政策，首先要看看你的上一次更新是什么时候。如果是在2020年之前，你的公司政策和业务费用类别肯定早就该审查了。
当你开始修订过程时，记住这些费用政策的最佳实践:
- 使用简单、清晰的语言。
- 要简洁(少于10页)。
- 解释政策背后的“原因”。
- 语气要一致。
- 定期更新新的消费类型。
- 考虑全球法律要求。
- 回顾你的培训实践。
- 记住你所在的行业和企业文化，以及你的员工人数和年龄构成。
担心修改现有政策会花费太多时间和精力?不要害怕。我们有一个员工业务费用政策模板这可以帮助你随时更新公司政策。
是的，如果你经营的是一个较小的企业，员工费用政策仍然是一个好主意。不管你的业务规模有多大，我们都有小企业费用政策指南那也符合你的需要。
第三步:自动化费用报告和员工报销
如果你观察当今经营最好的企业是如何控制现金流的，你会发现人工智能驱动的自动化技术现在发挥着至关重要的作用。这些解决方案可以简化、简化和加速获取、验证、批准、跟踪和报销员工费用的过程。有了自动化，您的企业还可以降低成本，为员工腾出更多的时间从事产生收入的活动，并享受积极的投资回报。
但不要相信我们的话。自动化后，我们的SAP Concur客户报告：
- 填写和提交费用报告的时间减少43%
- 提交的合规业务费用索赔增加了65%
- 减少50%的时间来偿还员工的业务费用