不计划(旅行)，计划失败(审计)的人

随着商务旅行的不断回归，是时候重温我们对政府报销差旅费用规则的理解了。我们在一篇以前的博客FAR 31.205-46将继续管理这一关键审计领域。政府合同费用管理应该有一个系统来指导你的雇员遵循你的程序。作为一个SAP一致的合作伙伴我有18年与政府承包商打交道的经验，NeoSystems已经在Concur Expense解决方案的可用性和遵从性之间找到了很好的平衡。

从合规性的角度来看，政府承包商的程序需要确保提前规划，以满足允许性的要求。第一个程序是将同一地理区域内的访问合并为一次旅行。当然，我们可以认为“在任何可行和经济上可行的地方”有漏洞，但这是一把双刃剑。考虑到什么是可行的，什么是实际的，不仅给承包商，也给审计师留下了解释的空间。承包商(及其系统和程序)不仅要支持合并行程的能力，还要支持不合并行程的文档。Concur通过这样可以方便地前往多个地点，并允许系统跟踪特定地点的信息，如膳食和住宿的每日总服务水平费率。Concur可以很容易地为旅行者追踪这些信息，并将它们应用到费用报告中，只需要用户最少的输入。

其次，承包者必须尽可能地利用正常营业时间内的最低习惯标准、长途汽车或同等票价的舱位。仅在这个需求中就有很多东西需要解释。最低的——机票是最便宜的吗?习惯标准经济舱——即使是最低的，机票是标准经济舱座位吗?正常营业时间-即使机票是最便宜的经济舱，也是在正常营业时间的航班吗?这是一个搜索和记录正常营业时间经济舱最低机票价格的练习，然后查找其他类似或更低的机票价格。并行解决方案有助于解决这个问题与差旅管理公司合作，并在差旅管理公司(tmc)之间提供紧密的集成。与TMC合作允许用户在Concur中搜索旅游信息。可以建立规则来促进特定于公司的需求，例如首选供应商。提供报告以跟踪遵守情况和例外情况，使管理层充分了解哪些人在旅行，以及在哪里和何时遵守或滥用政策。

最后，承包商需要以一种尽量减少前往同一地点的次数的方式协调旅行。很多时候，这可能会转化为周末旅行时间。如果周五和周一往返的机票费用超过额外周末逗留的费用，那么让承包商在周末逗留可能对政府更有利。这可能是一个棘手的问题，但再次强调，文档是关键。当你多次前往同一个地点时，特别是在连续的几天和几周内，重要的是你的程序规定，你的系统支持，能够提供额外停留或不停留的原因。在Concur中，旅行者可以很容易确定住宿费用，以比较机票，以作出这一理由。

总而言之，审核员将审查个人旅行，以确定以下几点:

1. 承包商是否遵守其差旅政策和程序(系统是否支持这些政策和程序)?
2. 旅行的目的是否允许(直接或间接的合同费用)?
3. 每个FAR的旅行费用是否被记录和允许

SAP Concur解决方案支持遵循规则和审计所必需的流程，因为它们通过确保捕获旅行的目的来执行公司政策，清楚地记录旅行成本，并自动将不允许的成本分离到自己的帐户中。

Brad Mitchell是公司专业服务ERP系统副总裁NeoSystems有限责任公司