你有一个ERP系统。你真的需要AP自动化吗?

今天，您可能正在使用ERP来管理您的各种财务流程，但是它是否为您提供了您想要或需要的一切—特别是在管理供应商发票时?很有可能你仍然在做比你需要做的更多的手工工作。

ERP因其工作流选项和管理后端操作而脱颖而出。但对于应付账款但是，由于人工输入和滞后时间，大多数ERP系统都存在漏洞，这为错误和复杂性留下了空间。

但是AP自动化平台可以增强ERP系统，提供接近实时的报告和改进的准确性，同时将您的财务团队从手工任务中解放出来，给他们更多的时间专注于为您的组织带来更大价值的计划。

那么，这两个系统有什么不同呢?它们又是如何相互补充的呢?让我们来看看。

AP自动化如何优化ERP

您的ERP提供可靠的报告，这是一个很好的开始。但AP自动化将其提升到一个新的层次，它在到达ERP系统之前就能让您早期看到支出，在发票滚动时主动地为团队提供现金流的清晰图像。

正如您所知道的，使用ERP进行报告依赖于发票的接收和输入时间，这可能导致数天、数周甚至数月的数据延迟时间。这是因为发票在一个月里不会以稳定的速度收到，所以要大量输入它们可能需要很长时间，特别是如果一次收到多个发票的话。

也许您的流程可以报告空白。但是，如果你需要看到当前的应计利润——以推动可持续增长或削减成本——如果你不知道你有多少钱用于支付，也不知道你任何时候有哪些未付账单，你就不可能有绝对的信心做到这两点。

在许多方面，AP自动化会接替ERP的工作，为更透明的财务流程提供至关重要的覆盖，包括:

1.接近实时的报告

使用像Concur Invoice这样的AP自动化解决方案，AP流程的最初步骤是使用字符识别(OCR)立即对每个发票进行数字化，然后通过SAP Concur进行人工验证，以确保处理前的准确性。一旦发票通过捕获过程，无论发票是否与购买订单适当匹配，都可以使用可见性和报告。

如果没有Concur Invoice，公司将无法访问数据，直到发票与ERP中的采购订单在视觉上匹配。根据发票的数量和上面的行项目的数量，您可能需要等待较长时间才能得到更新的报告——这可能会让您猜测组织当前的现金流状态。

明尼阿波利斯的这家公司是这样的CODE42软件通过Concur Invoice创建自动化工作流，集成到他们的ERP系统中，以便更好地进行分析。

CODE42 Software公司的应付账款经理Kevin Wright说:“从AP的角度来看，在同一个平台上使用费用和发票确实为我们提供了一站式服务，我们可以处理一切，在一个单一的源中编译所有内容，并将其放入我们的ERP，为我们提供了分析的能力。”

2.自动支付

自动支付通常无法在erp中实现，但可以在Concur Invoice中实现。通常，erp会简化检查或ach，但很少同时做这两件事。erp也不会简化虚拟卡支付。

当您需要在路上审批发票时，您很可能不会使用ERP，因为大多数没有移动应用程序。而SAP Concur移动应用程序可以在任何地方审批发票。

为了节省更多的成本，通过自动化优化支付也可以确保您按时支付账单，甚至提前支付，因此您可以获得提前支付回扣。

3.更大的准确性

当涉及到数据输入时，erp通常不附带OCR。在erp系统中，这意味着发票需要手动输入。当发票与订单不符时，对账过程也是手动的。

这需要扫描和批处理文件，或打印它们并分发给组织的各个成员。这最终导致很少或根本看不到谁拥有哪些文档，或者他们拥有这些文档多长时间了。

另一种方法是手工将数据输入ERP，然后标记差异。但有些erp不标记差异，让财务团队在手动输入之前定位并纠正它们。在没有多个显示器的情况下，这样的手动协调可能会很困难。而人为错误是常见的。

无论是手工键控还是PO翻转，都不能完全避免出错的可能性，都没有达到应有的效率。使用带有OCR和第一方人工验证的Concur Invoice可以确保所有相关的发票数据都被捕获到Concur平台和ERP中，消除了耗时的手动步骤，减少了发生错误的可能性。

给你的财务团队发光的空间

所有这些好处都有助于优化现金流。但是在ERP系统中添加完整的AP自动化也可以帮助您为您的员工和组织获取更大的利益。

“自动化的工作流程，让所有事情都通过一个系统进行，这对我们来说简直是救命稻草。至于节省时间，我想说(我们看到)至少节省了40-50%的时间，”CODE42 Software的Wright说。

自动化繁琐的手工任务提高了时间和准确性，但它也帮助财务团队成员摆脱那些耗时的文书工作，专注于产生更高价值的工作，如支出分析或与供应商谈判更好的条款。

这种注意力转移的好处是双重的。你的团队可以很好地利用他们的技能和知识，给他们带来更大的工作满意度。他们还可以根据数据洞察提供有意义的指导，帮助企业做出更好、更有战略意义的决策，以优化现金流，节省更多资金。

如果您的公司计划增长，设置AP自动化整合数据输入和对账任务，潜在地减少了雇佣更多的人来跟上AP发票数量增长的需要。这也可以最终节省更多的成本。

权衡AP自动化给您的ERP带来的好处

将AP自动化添加到ERP中，可以完整和及时地查看组织的支出。随着企业在经济复苏之际寻找增长途径，缩小现金流状况的报告差距现在比以往任何时候都更加重要。

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