航空航天、国防和政府合同自动化支出管理更加清晰、确定性和合规

政府承包商需要实现并保持DCAA的合规。然而，有些公司可能有多个过时的、遗留的财务系统，这让他们在不断变化和发展的公司中保持所有支出的领先地位感到压力。

这会让你很难:

• 看看钱是怎么花的，是谁花的。
• 在员工支出发生前对其进行审查和控制。
• 执行并改进支出政策的符合性。
• 发现可能隐藏在通道或系统中的数据模式。
• 积极识别和减少欺诈、浪费和滥用。
  

答案吗?现代化和自动化

为了克服这些问题，组织需要对系统进行现代化和标准化，以自动化花费控制并提高遵从性。

这使组织能够:

• 获取数字记录并提高费用报告的准确性。
• 在购买点插入控制，以防止不合规的支出。
• 通过支出申请和批准，对未来的旅行和支出有一定的了解。
• 利用人工智能和机器学习来自动审查费用和收据数据。

更重要的是，它提供了更清晰的清晰度和确定性，让我们可以做出更好、更明智的支出决策。

然后……审计花

当支出发生时，政府合同组织也必须有适当的工具、程序和流程来审计雇员的支出和支出报告，进而为DCAA的审计做好准备。因为手动进行审计可能是耗时的、有压力的和昂贵的，组织应该寻找一种技术解决方案，可以同时自动化审计过程并提高效率和遵从性。

插入支出控制以实现遵从性的最佳实践

当你的组织升级其支出管理系统时，一定要应用支出控制的最佳实践，以确保合规，例如:

• 制定简单明了的旅行和费用支出政策．确保这些活动鼓励支持组织目标的支出。
• 就公司的差旅和费用政策和工具提供持续培训．这将使您的员工做出更符合政策的消费选择。
• 在花费发生之前要求预付费授权。让经理们提前检查机票、酒店、租车等支出，以防止违规行为。
• 使用旅行者内置政策的在线预订工具。限制不同类型的旅行者选择政策外选项的能力，以提高依从性和修改行为。
• 使用内置政策和用户指导的费用报告系统。在填写费用报告时插入支出阈值、标志和其他自动通知，以帮助指导用户。这可以帮助防止和识别不符合规定的行为(例如，缺乏文件、超支、未授权使用费用类型，等等)。
• 使用移动收据捕获和点对点GPS里程跟踪。这不仅将消除需要扫描或附上纸质收据到费用报告，并确保准确的里程报告，但它也增加了数据输入的准确性。
• 定期进行审计，以确保公司政策得到遵守。这将帮助您确定可能需要培训的任何领域。
• 实现健壮的报告，以分析支出并进行改进。

现在是更新组织系统和自动化支出管理的好时机。一个好的支出管理解决方案不仅可以帮助您的组织获得更多关于员工支出的可视性，而且它将增加与组织支出政策以及DCAA的符合性。

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