四个时刻将改变你管理员工支出的方式

假设你在上大学，你很想吃泰式炒河粉因为现在还不到午夜而你从10点就没吃过饭了。你名下有14美元，没问题吧?错了。你最喜欢的乐队这周末要来，那是十美元的封面，所以现在泰式炒面意味着以后没有派对了。

这是一个艰难的选择，通常只能通过给你妈妈的钱包打个电话来决定。

现在——在你的组织中，在现实生活中——做出支出决定要困难得多。你必须知道买什么，在哪里买，以及如何付款。你必须查明是否有人与特定的供应商协商过折扣价格。你必须考虑到任何监管限制，这些限制可能会影响税收或报销，或者对你的公司产生负面影响。你必须明白，这加起来是数百万美元。

或者，更准确地说，组织中的每个员工都必须了解这些事情。

所以，当我们说支出决定带来了一时的风险时，你相信我们。我们还想让你知道，花钱的决定是机会的时刻。

正如我们最近电子书指出，你可以做四件事来控制这些时刻，从而控制现金、成本和法规遵从性。因为当你让你的公司管理每一个支出选择时，你就可以利用机会在整个组织中建立动力。

如果为工作买东西让人困惑，你怎么能指望别人把它做好呢?当审计和批准或政策和协议使你难以决定如何最好地花公司的钱时，你可以肯定的是——大部分时间——你那些好心的员工将把错误的钱花在错误的地方。这将需要几周甚至几个月的时间来重新理清一切。然而，在这个过程中引入智能技术，你就可以做到把混乱的过程变成清晰的时刻．

政府上次说"你知道吗?我们不需要你更多的钱。”法规变化。需求的转变。公司争夺。这是游戏的名称，规则总是在变化。但当增值税回收和应税员工福利等事情可能意味着数以万计(甚至数百万)的损失时，这是你无法掩盖的事情。但是把正确的支出管理解决方案落实到位，你就可以做到把监管转变转变为确定性时刻．

你的团队是否拥有准确的信息或直觉?预算就是预算，不管你怎么想。因此，你的经理，你的项目负责人，你的整个财务部门——他们都需要清晰、准确和最新的背景信息来指导他们制定的政策和做出的支出选择。将精确数据设置为默认值，就可以了把消费决策变成准确的时刻．

是不是觉得发票占据了你大部分时间的注意力?简单地说，发票应该易于捕获、审核、发送、批准和支付。因为当他们容易管理的时候，用提前付款的折扣来代替滞纳金就更容易了。这样也更容易看到已经支付的内容、待处理的内容和下一步的内容——以及你所支付的内容是否是你想要的和/或你得到的。因为当你有了这种洞察力，你就可以把令人沮丧的发票变成自信的时刻．

是的，这些都是消费过程中的重要时刻，但改进你使用的工具(或更有效地使用你所拥有的技术)可以显著改善员工的消费方式——更不用说你的控制能力了。

这样你就可以吃泰式炒面了。