金融动荡的未来防备:现在要做的3件事，SAP Concur与TCG咨询的播客对话

在不牺牲员工生产力或风险的情况下，制定一个财务复苏计划对你的组织为下一次崩溃做好准备至关重要。我们邀请了SAP Concur公司价值体验组的高级价值顾问Jason Grunin，与TCG咨询公司的资深负责人和顾问Jim Coufal和副总监Edward Curtis一起探讨组织现在应该评估的三个最重要的财务考虑因素。请收听本播客，了解如何帮助您的组织为恢复做好准备，并准备好应对下一次破坏。

你可以在苹果|亚马逊|Spotify|听着笔记|Acast|谷歌或者你最喜欢在哪里找到播客。

杰森·Grunin:

大家好，我是杰森·格鲁宁，SAP Concur公司价值体验小组的高级价值顾问。我在这里工作了大约两年，在此之前，我负责一家高等教育机构的效率、应付账款、T&E和计划。

我所在团队的目标之一是分享最佳实践，帮助客户通过员工发起的支出计划实现投资回报最大化。今天，我请到了我们的合作伙伴TCG咨询公司的吉姆和爱德华。吉姆，爱德华，请介绍一下你们自己好吗?

爱德华。柯蒂斯:

当然,杰森。我是Edward Curtis，是TCG费用和发票业务的副总监。到目前为止，我已经在TCG咨询公司工作了近两年，在加入TCG之前，我曾为两家最大的企业实施费用管理系统软件供应商工作。所以今天，我管理着我们的全球认证实现资源团队，他们帮助我们的客户实现、优化和管理他们的SAP Concur系统。今天和我一起的是我的同事吉姆·库法尔。吉姆，请介绍一下你自己好吗?

吉姆·Coufal:

当然,谢谢,爱德华。大家好，我是Jim Coufal，我是TCG的高级负责人和顾问，主要从事差旅会议、支付和支出方面的工作，重点是支出管理。我为支付系统和费用管理的集成提供主题支持，目标是真正最小化旅行、会议、支付和费用的总拥有成本。

我的大部分知识都是在30年的行业经验中获得的，我的客户遍布全球110多个国家和许多不同的垂直市场。我很期待今天的讨论，很高兴能谈谈员工发起的支出，以及支出管理解决方案如何帮助管理这种支出。

其中一个领域是杂项，我想每个听这个播客的人听到“杂项”这个词都会感到畏缩。因为我们知道，如果一个旅行者找不到费用，或者一个非旅行者和非旅行者类型的费用，他们会把它记入杂项。

另一种情况是，如果你没有"杂项"他们会把它放在一个看起来可能是正确类别的地方它可能会被错误分类。所以，围绕这一问题的挑战是找到平衡，以及如何达到平衡。

另一部分适用于播客的目的是，在未来90天或不久的将来可以做些什么来管理这些类型的开支。随着我们进入节日，其中一个主要的消费类别是礼品卡可能会增加。所以，从审计的角度来看，你会从哪里寻找，你会如何做?例如，在节日期间，有些领域的支出往往会悄悄增加，比如，亚马逊(Amazon)预订办公用品的费用、邮费、星巴克(Starbucks)的餐费、百思买(Best Buy)的办公设备卡。

假期期间可能会有很多机票，是商务旅行还是私人旅行呢?周末和假期的住宿。在您的假期租车，个人里程，机票为酒店和租车。

在这段时间里，审计的方式和你所寻找的东西可能需要适应。这是支付系统，公司卡报告，可以被查看。你也可以看看年龄交易，以确保所有事情都在年底前完成。正如我们在费用解决方案中提到的，你可以在公司信用卡计划中看到周六晚上的住宿，然后是任何百货商店或购买珠宝。

那么你是怎么做到的呢?因此，回顾一下您的政策，还要回顾一下解决方案或支出管理解决方案中的支出类型和类别。你有正确的平衡吗?你如何评价它?部分取决于支出的类型。

举个例子，从P-Card的非差旅费用开始，这些通常会有更多的粒度根据它们在组织中的分类。此外，拥有p卡的用户类型，通常是从采购的角度理解类别的人，例如，会计或办公室管理他们在使用这些方面受过更多的训练因此，费用类型的级别和数量往往可以稍微高一些，以获得更细的粒度。

但恰恰相反，当你谈到旅行方面，你的员工基础是旅行，他们不是会计，你真的想要能够分类他们的支出，并准确地解释它，余额往往会有更少的支出类型，但足够你不让他们把它放在不准确的类别。

关于这些杂项，一直有一个问题，你有吗?你有没有?所以，这背后的想法是监控一个费用类别，比如杂项，来了解实际入账的是什么。这将帮助你决定是否需要增加更多的费用类型。

所以，如果你经常看到，例如，一些家庭办公费用在新冠疫情下被记入那里，那可能是时候把它们添加到支出类型中了。也许你有一种叫做“家庭办公费用”的费用类型，你有一项与之相关的政策。

所以指出这是,有一个平衡,你最终会为您的组织感到是正确的,但是我们的建议是,你宁可简化因为类别越多,就会越困难员工准确地识别这些费用,但是你想要平衡它与控制和合规需要从组织的角度来看,管理花和维护基于政策的遵从性。

杰森·Grunin:

吉姆，你说得很有道理。我最近与一个在全球有业务的客户合作，他们开始评估他们的礼品卡消费。并在他们的旅行和消费项目中进行了一些报道，并在评论中寻找“礼物”或“卡片”。他们在12种不同的支出类型中发现了超过15万美元的支出。

当他们开始调查这个问题时，他们意识到他们的员工对礼品卡应该在哪里收费非常困惑，甚至不知道这是否合适。确保出席人员在合适的情况下被要求支付这些费用。所以，当我们想到即将到来的假期聚会变得更加有限时，看看你的计划。如果你的员工想要消费礼品卡，他们会面临什么?他们会把它放在哪里?

吉姆·Coufal:

谢谢你！最后的评论是花费管理解决方案的配置。所以，关于某些类型的费用我要回到"杂项"需要评论。所以你有能力以后挖掘一些数据，就像你刚刚描述的和其他一些领域。回顾一下，看看你的与会者是否属于正确的支出类别。有时它们可能也不合适。因此，这也是进行评估的好时机，特别是在新冠疫情后，因为我们预计交易量会增加。现在是真正做出这些改变的机会，而你可以做到这一点，然后为我们的旅行和消费的回归做好准备。

杰森·Grunin:

谢谢你,吉姆。下一个话题是关于移动应用和员工体验。我敢肯定，你们中的许多人可能是通过iPhone或Android，甚至是工作电脑收听的。但是现在，当你想到商务旅行者和没有智能手机的商务员工时?在某些方面，每个人都是有好有坏的，与以前的黑莓(Blackberry)相比，现在的人更喜欢时髦。

但如果你考虑到这一点，想想你的组织，如何实施移动优先的方法?你如何使你的组织所采用的工具和技术在每天使用的员工的指尖上?

其中一些确实与集成平台有关。考虑到用户想要在手机上加载多少不同的应用程序和移动应用程序?他们真的不想要几十页的应用程序。他们想要简单、简单的应用程序，以更少的时间完成他们需要的工作，他们可以尽快离开手机。

因此，移动优先的方法真正考虑的是一个综合平台。使用简单的费用类型。平衡吉姆刚才说的。你想要适当的量。什么样的数字适合您的组织?你的工具都记录了吗?您的工具能完成所有的工作吗?你能申请预先批准你的旅行吗?你能预订你的旅行吗?支付你的旅行费用，管理你的信用卡费用，然后确认你收到了该项目的报销?

当平台断开连接时，它需要多个应用程序。这需要更多的训练。它需要更多地与内部客户接触，这可能会耗费时间，并导致糟糕的员工体验。从审批者的角度来看，也是一样的。从移动和员工体验的角度来看，审批人的角色是什么?

他们是你训练有素的审计师吗?他们只是简单地说，是的，杰森参加了这次旅行，这是授权的吗?他们是否要审查与旅行相关的成本和会计子串?如果是这样的话，这可能就不是用户能够在手机上轻松做到的事情了。对于手机应用上的角色，你需要有清晰而独立的界限。

在你的组织中另一件要考虑的事情是，手机，是否所有级别的员工都可以使用?它是否公平合理，甚至可能受到监管?州和联邦法规甚至可能规定或要求雇主为员工提供移动设备，如果他们使用它为工作福利。考虑人力资源、税收影响和对所有阶层员工的公平。

每个旅行的人都有随身携带设备的规定吗?你们对员工的移动报销政策是什么?我知道，在加入Concur之前，我管理着一个组织，我的员工被期望拥有一部手机。这是工作的一部分。这是他们待命状态的一部分。在这种情况下，他们是否需要考虑遵守人力资源政策?

吉姆·Coufal:

杰森，你看到不同类型的用户在一个组织中有什么不同吗?举个例子，让我们用新加入的，年轻的员工来对比一些在公司工作时间较长的更成熟的员工?

杰森·Grunin:

是的,当然。这对进来的期望有很大的影响。所以，刚从大学毕业的员工或在科技行业工作的员工都希望能用手机做一切事情。他们会希望能够给他们的收据拍照，直接将其与他们的支出报告相匹配，甚至不会再想它。他们甚至接受打印的收据。

所以，看看应用合作伙伴，我的Uber收据可以直接进入我的支出报告，我甚至不需要转发它或拍照，这已经成为了一些人的期望，因为他们不想要纸质收据，他们离开了，没有它。然后突然之间，在某些环境中，你就会面临审计问题。这笔交易真的发生了吗?我怎样才能鼓励我的手机用户只拍一张照片，然后离开交易?

吉姆·Coufal:

是的。杰森，你说得很好，尤其是在手机方面，但总的来说你提到了审计和员工责任。例如，你认为或建议组织考虑的阈值或触发水平是多少?

杰森·Grunin:

这取决于支付方式。因此，如果您的组织有一个企业卡平台，并且取决于您的组织所在的地区。无论你是否遵循美国国税局的政策，所有超过75美元的支出都必须有一个证明，我看到的一些机构仍然有0美元。你买任何东西都要有收据。

您的组织在审查一张5美元的出租车收据时要付出多少成本，这真的会增加那个人的时间价值吗?实际上，这是一种支付形式，费用类型的门槛，是否有发票的费用报告，所有这些都应该考虑到你的政策是否需要收据以及用户如何简化这个过程。

吉姆·Coufal:

我们的下一个话题是关于新的消费行为。在我们的组织中，我们是否倾听了员工的声音?我们在我们的行业中是否有联系，我们的做法是否正确?如何知道我们是否与社区保持联系?我认为新冠肺炎很好地提醒我们要在我们的组织中保持这种关系。并且要认识到我们的员工和他们的行为。以及在这些行为中发生的变化。

在新冠疫情之前，我们的行业出现了其他中断。正如我在介绍中提到的，我做这个已经有一段时间了。我记得就像9月11日，北大西洋上的火山喷发导致北大西洋上所有的交通中断。我们现在有了新冠病毒。

那么，我们从之前的这些混乱中吸取了教训吗?我认为我们做到了，但展望未来，特别是从COVID来看，我认为行业正在发生变化，围绕着护理义务，快速观察，并能够根据旅行法规进行调整，至少在我们的COVID情况下，每天边境都在开放和关闭。你是怎么记录的?你是怎么做到的?所以，当我们的旅行者在未来三个月再次开始旅行时，我们准备好了吗?我们能帮他们解决这个问题吗?

所以，要了解他们的需求，或者保持行业的最新动态，这样才能为他们提供工具，让他们知道在国际旅行时的需求是什么，比如他们要在两个国家之间旅行，因为这是一个非常复杂的组合。

如果你把所有的国家和其他国家结合起来，它们都是非常不同的。因此，管理好这一点至关重要，帮助我们的旅客理解这一点。但经济上的影响又是什么呢?我们是怎么做到的呢?我认为由于新冠肺炎，我们突然发现了很多未使用的机票。对于那些从火山或9 / 11事件中吸取教训的公司来说，他们希望能够通过支出管理解决方案或在线预订工具来管理和跟踪这些费用，从而能够识别这些费用并重新应用它们或要求退款。

那么，这种发展的可持续性如何呢?我们是否准备好并有能力在持续的基础上提供这种服务，我们是否将其纳入新的政策和程序中?我们的建议是，如果你还没有这样做，还有时间。

就像我们今天看到的新的欧米克隆变种，就在我们认为我们走出它的时候，我们又回到了里面。所以，我们可能还需要一段时间才能恢复正常的旅行模式。所以，我们的建议是利用这段时间。如果在你的日程安排中有足够的时间来专注于课程的结构;联系你在业内的同行，但也要联系你自己的组织，确保你有一个利益相关者团队，参与旅行会议、支付和支出的不同组成部分，确保你有适当的结构和基础设施，允许并授权这些不同的领域在这些事件发生时基本做出决定，这样公司就可以积极主动，而不是在某些事件发生时被动应对。还会有下一个，不管那是什么。我们的目标是能够将任何干扰和对组织的任何成本最小化。

杰森·Grunin:

所以，吉姆绝对是相关的。很多这样的事件让我想起了很多沮丧和恐慌的回忆。那么，我们如何准备好迎接即将到来的下一次颠覆呢?

吉姆·Coufal:

我希望我们有一个水晶球，但我们没有。但我们所做的是计划和对从其他事件中学到的积极反应。正如我所提到的，例如，北大西洋关闭或9 / 11事件，我们从那时学到的东西现在应用于COVID。所以和新冠病毒一样，能够把我们学到的东西应用到我们的项目中，因为你永远都不会完全准备好。因为你不知道下一个颠覆会是什么。

但是，至少您可以通过准备好基础设施和计划，将对组织的影响降到最低，就像发生任何类型的中断时的任何其他灾难恢复一样。说到这里，我要把这个话题转移到爱德华的下一个话题上，那就是防止我们的旅行计划被打乱。我们如何为未来的破坏做好准备，使我们不会受到那么大的影响?

爱德华。柯蒂斯:

太好了。谢谢你,吉姆。所以，正如你所看到的，我们如何防止在未来发生如此大规模的破坏，希望不会再次发生像COVID这样的事情，但如果发生了其他事情，它如何不产生同样大的影响?我认为首先要意识到的是，新冠肺炎期间公司在差旅和费用方面的许多变化实际上将是永久性的，而不仅仅是暂时的。

因此，COVID暴露了组织内部的许多缺陷，特别是在流程和工作流方面。当我们希望看到COVID隧道尽头的光明时，重要的是，我们要确保未来的旅行和支出项目不受这些未来中断的影响，无论是9 / 11悲剧、火山爆发还是其他类型的疾病。重要的是要注意，我们可能因为可预见的特征而与COVID生活在一起。这不是一件会消失的事。这将是我们必须处理和忍受的事情。

因此，记住所有这些，你的公司将需要认真考虑是否允许旅行绕过你的计划。不知道你的旅行者在哪里以及他们的后果的风险，比如生病需要护理，或者把疾病带回办公室，导致该特定地点的大规模混乱，需要关闭和停止运营，真的不能被夸大。

还有，经济方面的原因。基于Jason和Jim之前提到的许多原因，将你所有的旅行支出都集中在一个地方是很重要的，这可以推动你的航空公司或酒店折扣，并有助于未来的合同谈判。你的公司也需要评估新的工作常态。那么，员工可以全职远程工作吗?

他们会回到办公室吗?会采用混合的方法吗?因此，杰森谈到了不断修改差旅和开支政策的必要性，特别是围绕家庭办公室的方法。因此，你们的政策需要反映公司的发展方向，并确保你们的费用管理系统反映了新的政策。

那么，是否应该创建新的消费网站来允许家庭办公费用呢?某些医疗费用应该被允许吗?所有这些都是你在为未来制定这项政策时需要考虑的。新常态的另一个关键因素是，你的公司如何将旅行视为业务的重要组成部分。

有些旅行可能一去不复返。我们在TCG咨询公司经常被问到，旅行什么时候会回来?所以，我们总是喜欢说，这不是何时的问题，而是如何的问题。其中的一部分是意识到一些项目，比如过去需要面对面进行的内部会议，可能不再需要，因为人们越来越习惯使用某些视频会议工具，如Zoom，如Microsoft Teams。

这对你的组织来说可能是件好事。从旅游预算的角度来看，这当然可以节省开支。但是可以肯定的是，有些旅行是必不可少的，不管是会见客户。如果你在制造业确保工厂正常运转。如果你的竞争对手在外面旅行，他们赢得了所有的销售协议，你要确保你的人都在路上，这样你也能完成这些协议，增加公司的收入。

但我们相信你们的政策明确规定了什么是旅行，什么是不允许的。在我们走向复苏的道路上，这将是非常重要的。所以看看我们如何为未来的破坏做准备，这样它们就不会有那么大的影响。关键是自动化。

手工流程在未来的工作环境中是不可持续的。我想我们都发现，在新冠肺炎期间，对于那些仍在邮寄收据和费用报告的机构来说，这是一个多么繁重的过程。没有集中系统或自动化给公司带来了重大问题，因为每个人都要远程转移。

因此，能够拥有集中式系统，让员工和管理员可以从任何地方、任何设备访问，将防止转移到远程工作环境，就像在COVID等事件期间一样具有影响力。现在，业务将继续像往常一样运行，这将使你的公司更积极主动，而不是被动反应。

所以，我想对大家说，在旅行还没有恢复到大流行前水平的时候，花这段时间来真正评估他们目前的系统，以及他们在新冠疫情前发现的所有痛点，这些痛点在新冠疫情期间神秘消失了，因为人们不再旅行，它们将会回来。你在COVID期间发现的所有痛点;你需要解决。并围绕改进这些项目建立一个策略，以开发一个更加自动化和集成的工作流。

吉姆·Coufal:

所以，我想回到两个价值支柱上，即控制和合规以及员工体验。您已经听我们谈论过不同的领域，但对于您的组织来说，没有一个错误或正确的答案。这是对你的组织有效的方法。所以，这是文化的问题。这是你所服务的员工的类型。这是你可能从事的行业。但我认为总的来说，我认为即使是我们的健康系统，当你听到奥兹医生说，“任何东西都要适度!”与此类似的还有费用类型政策之间的平衡，这真的有助于你实现强大的员工体验，并能够保持这些控制和合规。

杰森·Grunin:

谢谢，吉姆，你们的观点都很好。SAP认为，所有规模的组织都应该能够为突发事件做好准备，同时管理员工自发的自由支配和差旅相关支出，同时降低风险，节省资金，确保合规，而不牺牲员工的生产力和满意度。这一信念指导着我们在SAP Concur解决方案和集成方面的创新，我们通过合作伙伴生态系统向客户提供这些解决方案和集成。Edward, Jim和我感谢你们参加今天的播客，希望这次讨论能帮助你们的企业找到正确的复苏之路。

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作为TCG费用与发票副总监，Edward负责E&I业务发展、客户关系、业务交付和整体全球战略。爱德华管理着一个经验丰富的全球E&I资源团队，帮助在所有行业实现成功的合作。他在软件销售、SaaS实施和管理咨询方面有超过10年的经验。他的客户遍及国内和全球所有行业。

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Jim是负责付款、费用和发票的高级负责人。他曾领导并成功地为跨越多个行业和地区的客户完成复杂和多样化的全球业务。Jim负责咨询监督，以提高我们的PSO和E&I交付，并积极参与TCG的许多最高优先级的客户任务。凭借超过29年的商务差旅、财务运营和业务流程经验，Jim充分利用其全面的视角和经验，深入了解当前的ERP系统、费用管理技术、决策支持模型和集成策略，为TCG客户提供优化的解决方案。

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Jason Grunin是全球价值实现、价值体验团队的高级价值交付顾问，专注于公共部门。在这个角色中，Jason通过创建和交付基于价值的约定来帮助客户识别优化和项目增长的机会。通过将业务结果映射到解决方案，Jason帮助组织发现改进员工发起支出管理的领域。在办公室外，杰森和他的妻子玛丽，他们的女儿凯瑟琳，以及他们的狗杰克(一只英国小猎犬)是俄克拉荷马州塔尔萨市的居民。他们喜欢骑自行车、滑雪和户外活动。此外，他们是狂热的旅行者，试图花时间探索新的地方!

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