获得正确的AP自动化系统，以保持灵活，高效，及时

今天的市场在不断变化，你的业务可能会在一瞬间发生变化。难怪你一直在寻找保持灵活、高效和成本效益的方法，同时保持客户所期望的高质量和服务水平。近一半的企业都在寻求通过数字化变革其财务流程来简化运营。¹然而，太多的人仍然试图跟上他们已经使用了很长时间的过时的手动发票管理的步伐。其结果可能是不明确的费用和发票政策，无法跟踪支出趋势和行为，每周仅处理供应商发票就平均花费13个小时。²

利用自动应付账款(AP)技术的时刻已经到来。

在供应链不可预测的世界里，每个人都必须准备好引入新的供应商和支付方式。这对AP员工来说意味着更高的交易量——他们中的许多人现在可能需要远程工作的灵活性。除了让他们在一天中完成更多的工作之外，自动化还可以让他们远离繁琐、容易出错的数据输入。这不仅有助于避免延误、滞纳金、重复付款和文件丢失等可能影响现金流的情况，而且还能提高合规性，使美联社员工能够专注于战略性、增值工作。

除了整体简化流程之外，正确的自动化AP系统应该为您提供所需的高级报告和分析，以监控整个企业的支出。该系统还应包括快速查明错误和标记潜在欺诈、浪费和滥用的能力，以及识别支出趋势和机会，以制定更有影响力的支出管理战略。

因此，让我们花点时间来研究一下真正自动化的AP是什么样的。

首先，你的发票应该立即自动扫描并输入到系统中——不需要手动将电子邮件和纸张中的数据输入到电子表格中。从工作流通知到审批，从订单匹配到收到的货物或服务，所有事情都应该自动化，以帮助确保每个接触点的准确性和效率。但是，您还需要灵活地定制和调整路由规则、策略和流程，以满足当前的需求。另一个必须具备的是全面的、最新的报告，它可以让你清楚地监督支出和准确地了解现金流。您的系统还应该与后端ERP或财务解决方案集成，以便相同的数据可以为您的预测和预算提供信息。基于云的软件在易于集成、可伸缩性和较低的总拥有成本方面一直是一个不错的选择。最后但并非最不重要的是，你所有的数据和流程都应该可以通过移动设备轻松访问，这样你的员工就可以在办公室、家里或在路上保持高效。

事实上，那些抓住这一时机并将其AP自动化的公司发现，错误发票减少了22%，每周节省了12个小时处理发票，估计每年节省了44,000美元的成本。^3.

AP自动化的理由是明确的——现在就是时机。下一个问题是:我怎么去那里?

首先，你需要找到合适的人。这意味着你的首席财务官，AP团队，IT和采购领导，以及任何其他将受到新系统影响的人。学习他们的流程，找出什么是有效的，什么是无效的，找出差距，并利用他们的见解和想法将今天的运营映射到明天的目标，以提高绩效，并为未来提供更大的价值。下一步是清楚地建立您的业务和技术需求。这一步包括找到一个解决方案，它将与您现有的系统很好地工作，但也将为您提供扩展和增长的灵活性。最后，对你可能面临的挑战要现实一点，这样你就能迎难而上，并把一路上的干扰降到最低。自动化的AP最终将使每个人的生活更轻松，但你也希望到达那里尽可能简单。甚至可以聘请第三方顾问来帮助您和您的员工管理未来的变化。

要了解更多关于您在搜索正确的软件时应该询问AP自动化解决方案提供商的问题，请阅读我们的完整版AP自动化买家指南．

那就来拜访我们吧在线查看SAP Concur解决方案是否适合您。

1. - 3。《差旅、费用和供应商发票管理研究》，易观梅森，2022年。