你所在的城市或县如何解决支出合规问题?

市和县的财政团队被要求遵守各种政府法律法规。然而，许多州和地方政府机构都有多个过时的内部遗留财务系统，其中包含员工支出数据。在组织使用这些数据之前，必须首先在电子表格中手动组合这些数据。

这可能会使你所在的城市或县很难:

• 看看你的钱是怎么花的，谁花的。
• 在员工支出发生之前对其进行审查和控制。
• 执行并改进支出政策的合规性。
• 发现可能隐藏在通道或系统之间的数据模式。
• 积极识别和减少支出欺诈、滥用和浪费。
  

答案吗?现代化和自动化

为了克服这些问题，州和地方政府组织需要现代化他们的系统，以便他们能够自动化支出控制和提高合规性。

当您的组织这样做时，您将能够:

• 获取数字记录并提高费用报告的准确性。
• 在购买点插入控制以减少欺诈和管理不合规行为。
• 通过支出请求和批准，了解未来的旅行和支出。
• 利用人工智能和机器学习来自动审查费用和收据数据。
• 更重要的是，它将为您的组织提供更多的清晰度和确定性，这样您就可以在支出方面做出更好、更明智的决定。

然后……审计花

当支出发生时，市和县的后台办公室团队也必须有正确的工具、程序和流程来审计员工的支出和支出报告。由于手动进行审计既耗时又昂贵，州和地方政府组织应该寻找一种技术解决方案，既能使审计过程自动化，又能提高效率和合规性。

插入支出控制以实现合规性的最佳实践

当你所在的城市或县的后勤团队升级其支出管理系统时，一定要应用支出控制的最佳实践，以确保合规，例如:

• 制定直截了当的旅行和费用支出政策．确保这些政策鼓励支持你所在城市或县目标的支出。
• 提供有关贵公司差旅和费用政策及工具的持续培训．这将使您的员工做出更符合政策的支出选择。
• 在消费发生之前要求预消费授权。让经理提前审查机票、酒店、汽车租赁等支出，以防止不合规行为。
• 使用旅行者内置政策的在线预订工具。限制不同类型的旅行者选择政策外选项的能力，以提高合规和修改行为。
• 使用内置政策和用户指南的费用报告系统。插入支出阈值、标志和其他自动通知，以帮助指导用户填写支出报告。这可以帮助防止和识别不合规行为(例如，缺乏文件、超支、未授权使用费用类型等)。
• 使用移动收据捕获和点对点GPS里程跟踪。这不仅消除了在费用报告中扫描或附上纸质收据的需要，并确保准确的里程报告，而且还提高了数据输入的准确性。
• 定期进行审计，以确保符合您的政策。这将帮助你确定可能需要培训的任何领域。
• 我实施稳健的报告以分析支出并做出改进。

现在是更新你的州、市、县政府系统和自动化支出管理的好时机。一个优秀的支出管理解决方案不仅可以帮助您的后台团队插入重要的支出控制，并获得对员工支出的更多可见性，而且还可以提高对州或地方政府支出政策的遵从性。

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