控制公司开支的关键方法

为了应对业务的起伏，做出更好、更有战略意义的财务决策，你的公司必须知道现在银行里有什么，很快就会有什么。

掌握支出可能具有挑战性，特别是如果你的企业使用手工纸质流程、电子表格和半自动化系统，这些系统提供的资金流向情况不完整且过时。

以下只是一些导致支出误入歧途、让公司陷入乏味任务的原因。

• 员工出差时，会保留收据，推迟提交费用报告，因为这个过程很耗时。因此，公司要在餐费、出租车费和其他费用发生数周后才知道它们的具体数字。
• 这大约需要11天¹从收到供应商发票之日起，就获得批准。由于发票是纸质的和通过电子邮件发出的，整个过程可能比实际需要的要慢。如果没有一个系统来跟踪整个过程中的支出，会计团队就无法清楚、准确地了解总体支出。
• 至于会计和财务团队的成员，他们每人估计要花14个小时²一周处理费用外加13个小时^3.处理供应商发票。有了这么多时间把细节输入电子表格，留给公司需要和团队成员想要的增值工作的时间就更少了。

这些例子都是在更完全自动化的财务流程的帮助下改善支出控制的更广泛战略的一部分。所有这些都可以帮助你把现在的模糊时刻转变为财务焦点时刻，让你做出决定和抓住机会所需的清晰。

尽早了解消费情况

人工流程固有的挑战是，它们提供的支出的清晰视图往往来得太晚，无法做出合理的业务决策。电子表格和纸质表格也会把信息困在竖井里，而不是让全公司需要的人都能看到。

挑战只会随着公司的发展而增加，文件记录也会变得越来越长、越来越模糊。另一方面，自动化费用和发票解决方案可以随着公司的规模而扩大。

更早地收集支出数字的一种方法是提交供应商发票的中央门户。另一种方法是使用购买订单流程，让你在支出到达你和账簿之前就知道它的到来。

一个移动应用程序可以让员工拍下收据的照片，然后把数字和购买信息输入到支出报告中，从而减少支出数据的滞后。在这一点上，你知道支出是多少，而不是等待员工缓慢提交报告。员工们也会很高兴不用带着成堆的收据到处走。

减少错误和欺诈风险

当您将人员、纸张和手动数据输入组合在一起时，就会出现错误。

在收据、表格和电子表格之间剪切和粘贴细节是一项容易出错的令人头痛的任务，无论是出差的员工还是会计人员。光学字符识别可以提高准确性和节省时间，同时让会计人员有时间仔细检查供应商发票的不准确性或确保员工遵守支出政策。

发票重复可能是另一个反复出现的问题。自动化流程可以交叉检查发票和收据，并在第二次付款之前找到重复的发票和收据。

人工流程除了简单的错误之外还有另一个风险:潜在的欺诈，无论是捏造里程还是伪造从未收到的商品或服务的发票。

结合智能技术的自动化解决方案可以检测出夸大的、不合规的或虚假的费用，并消除流程中可能导致无意错误或潜在欺诈的漏洞。他们可以发现来自不知名供应商的发票或与采购订单不符的发票。或者他们可以使用内置的里程跟踪器来准确测量费用。很少有员工会忘记记录行程。

用更好的数据做出更好的决定

自动化的支出流程可以为现在隐藏在纸上或在整个公司的不连接系统中的数据带来可见性和统一性。

通过将多个来源的数据收集到一个平台上，你和其他需要的人可以看到支出情况，无论发生在何时何地。通过以易于使用的格式显示的数据，您可以确定需要削减成本的领域，发现风险，与供应商协商折扣，并以最佳的ROI锁定机会。

在自动化的帮助下，您的财务团队可以在支出数字和他们现在可以分享的见解中获得信心。并且您的公司可以获得响应不断变化的业务环境所需的敏捷性。

而且，回到那些花在追费用和发票上的时间，你可以获得时间和效率。这是公司和员工都能享受的。

自动化和控制支出

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1 2 3。资料来源:易观梅森2022，差旅、费用和供应商发票管理研究