重新定义文件记录的意义:SAP与乔治华盛顿大学的一次对话

了解乔治华盛顿大学如何通过实施SAP Concur解决方案，使他们的支出管理系统从过时和笨拙转变为精简和高效。“在加入(SAP) Concur之前，我们大约有60%是电子发票，这意味着使用接口或其他流程将货物送到我们手中，其余的都是手动输入。现在，大约98%的电子产品进入了我们的系统，”GWU大学付款主任Shelley Shearer分享道。在这个引人入胜的播客中，您将听到Shearer和GWU供应链副总裁Donna Ginter讲述他们使用SAP Concur解决方案的10年转型故事。

请收听我们频道的播客，SAP协议对话．你也可以在以下网站收听本期节目:苹果|亚马逊|Spotify|ListenNotes|Acast或者谷歌你最喜欢的播客网站。

记录:

面试官:

今天，我们将与乔治华盛顿大学的Shelley Shearer和Donna Ginter讨论现代化的财务管理系统如何帮助大学简化流程并提高透明度。谢莉是负责大学应付账款的主管，唐娜是负责供应链的副总裁。嗨，雪莉，嗨，唐娜。

雪莱希勒:

嗨。

唐娜“:

你好。

面试官:

你能给我们简要介绍一下GWU使用SAP Concur的历史吗?你从哪里开始，用例是如何扩展的?

雪莱希勒:

这是雪莉，我先来，然后唐娜再来。我们从费用开始，我想在那之前旅行就开始了，但在2012年，在那之前我们完全是纸张驱动的，办公桌上的纸张，所有东西都在我们的公司里。

雪莱希勒:

当我们开始使用费用时，我们按照要求对所有员工使用Concur，没有试点小组或推广。然后在2019年，我们增加了发票试点阶段，这是我们分阶段进行的。

唐娜“:

我是唐娜。GW从Concur开始作为RFP的一部分来做一个集成的旅行和费用系统。我认为RFP是在2010年发布的，最终在2011年被授予。我们先考虑差旅，再考虑费用，因为我们需要对费用部分进行很多整合，但差旅大部分是通过TMC提供给我们的。GW目前使用旅行，费用，请求，发票，费用支付，还有其他我错过的吗，谢莉?

雪莱希勒:

报告和捕获，在发票下。

唐娜“:

报告和捕获，是的。我们有智慧作为这一切的一部分。

面试官:

你最近开始利用这些工具来支持医学教师协会或MFA。谁构成了这些用户群?为什么他们需要一种新的财务管理方法?

唐娜“:

医学院协会是由不同学科的医生和支持医生的工作人员组成的，但这些医生和医学院协会也是乔治华盛顿大学的教职员工。

唐娜“:

当他们处理研究和教学需求时，他们是GW系统的一部分。但是当他们搬到医生的办公室，比如说，他们在实践他们在乔治华盛顿大学教授的医学，他们就成为了医学院的一员，这是一个独立的附属机构，假设，是大学的附属机构。

面试官:

这就是他们，为什么他们需要新的财务管理工具?

唐娜“:

外交部的领导层发生了变动，乔治华盛顿大学几年前曾与外交部统一。目前存在的金融一体化是从以前的关系发展而来的。他们没有让艺术硕士独立运作，而是决定把它们重新纳入大学的保护伞下，给它们更多的支持，因为它是GW的一部分，比如说，服务保护伞。

唐娜“:

而最有效的方法是乔治华盛顿大学与医学院的同事们共享其基础设施，医学院本身就比大学小得多。MFA非常乐意搬进Concur。他们知道他们的财务系统存在一些问题，不允许对支出或报销进行良好的报告或可见性。

面试官:

让我们谈谈能见度。MFA现在能看到什么他们以前看不到的东西，为什么这很重要?

唐娜“:

谢莉，你先来吧?

雪莱希勒:

我先从这个开始，这是谢莉。Concur使他们能够看到发票的整个范围。因为以前他们的发票只是纸质的送到不同的办公桌，现在他们可以看到，因为我们使用了Capture，发票来了，他们被分配到哪里，他们和谁在一起，他们可以看到他们去谁那里获得批准的整个过程，我们现在可以基准化某些人和部门花费的时间。

雪莱希勒:

他们没有任何形式的报告，或真正了解这些部门的总体支出或事情的进展情况，现在我们让他们进入POs，我们向他们报告他们的应计基础，他们能够从头到尾看到所有事情，所以他们知道他们的支出是全面的。

雪莱希勒:

它还允许他们访问请求工具，这一点我们有点不同。我们在旅行中不怎么用它，我们在所有的表格中都用它。现在我们还实现了MFA的p卡使用，这是他们以前没有的。

雪莱希勒:

所以他们现在可以把绝大多数的花费都花在p卡上，更快地把它送到供应商那里，使供应商关系更好，因为事情不会被纸质发票的流程所阻碍。所以他们从中得到了很多用处，到目前为止我们已经得到了一些积极的反馈。

面试官:

好吧，让我们进一步探讨一下结果。你能举一些其他具体的例子，说明这些新程序是如何使外交部甚至整个大学受益的吗?这具体能实现什么?

唐娜“:

雪莉，我来回答这个问题。因此，在加入乔治华盛顿大学与Concur的联盟之前，MFA的流程是非常基础的。他们会使用Excel电子表格提出商品或服务的请求。该请求将被送到采购办公室，采购办公室将创建一个请购单，然后创建一个采购订单。

唐娜“:

发票是根据采购订单支付的发票在MFA会有各种不同的做法，有人会在上面写一个账户代码，然后把它送回采购部门进行处理。考虑到现在可用的技术，这当然不是最好的做法。

唐娜“:

他们还发现他们丢失了他们的发票，有不满的供应商没有按时付款，而GW，作为他们系统的一部分，我们让他们能够通知他们的供应商将发票发送到Capture网站。我们抄近路了，是invoice@mfa.gwu.edu。

唐娜“:

与大学不同的是，艺术艺术学院的人在一开始就接受了Capture的使用。他们甚至把这个要求放在了他们的电子邮件地址上的签名中，这样当他们与供应商社区交谈时，供应商就会马上知道，“好的，如果我有发票，我就会把它发送到Capture。”

唐娜“:

从那时起，我们突然看到了MFA需要付出的一切。这给我们提供了很好的报告，包括月底需要预提什么，前一年没有支付什么发票，因为我们是在新财政年度的第一天上线的，所以我们可以看到发生了什么。

唐娜“:

现在，这并不意味着我们马上就有了一个完整的画面，因为我们仍然在发现我们没有意识到的东西，这是转型的六个月，但这比我们以前看到的要好得多。Concur不仅允许我们自动化发票接收过程，并将其放入一个系统，以便进行批准和分配等诸如此类的事情，而且该系统还可以监视和跟踪人们没有对某事采取行动的情况。

唐娜“:

例如，如果一个发票已经提交审批，它会被跟踪，在一定天数后，它会被反馈给提交审批的人，说:“嘿，听着，你需要联系经理或在你之后批准这个的人，这样他们才能正式批准它，因为它只是在他们的收件箱里呆了一段时间，它不能再呆在那里了，所以它回来了。”

唐娜“:

因此，这有助于我们保持事情的进展，此外，Concur的报告允许我们在任何给定的时间看到任何东西的状态，这非常棒。我还想说明一个事实，作为管理者，Shelley，我和Shelley团队的成员，我们能够迅速看到进来的东西，看到它可能被分配给了错误的人，把它转移到正确的人，让事情一直运转，就像一个火车售票员一样。

唐娜“:

我们正在四处移动物品，并确保它们按照应有的方式通过系统。如果你只有纸质操作，这是很难做到的。

雪莱希勒:

最重要的是，它让我们很容易地移除其他手工操作。外交部也…对不起，我是雪莉。他们还必须做一些事情，比如每当有新员工加入公司时，他们必须手动将这个人添加到他们的系统中，以支付费用，并为每个人附加会计代码，然后在有转移或变更时删除这些代码，而我们从每日提要中将所有这些输入Concur。

雪莱希勒:

所以这是一个巨大的负担，手动跟踪和潜在的错误被放入系统，所以他们可以拥有所有这些。现在我们有了所有这些审计规则，这有助于我们及时入账，我们有了60天的规则，可以从口袋里抽出钱来，这是以前没有的，所以现在我们的账簿上的东西要快得多，而且要定期得多。

雪莱希勒:

我们有类似亚马逊商业集成的东西，我们可以在p-card上获得这些收据，丰富的卡片数据，这有助于减少我们需要获得的许多收据。我们还使用每日津贴方面和缺少收据的宣誓书。所以我们尽可能地利用每一个方面。我们非常重视尽可能地实现自动化。

雪莱希勒:

我查了几个数字。在加入Concur之前，我们大约有60%是电子的，这意味着使用接口或其他进程将东西输入我们，其余的都是手动输入。现在大约98%的电子产品进入了我们的系统。你可能永远不会达到百分之百，因为总有一些异常值仍然需要触及，但我们处于一个非常高的无纸化基础上，我们希望继续扩大我们所能做的。

面试官:

沿着同样的思路，许多大学都在努力解决采购订单管理的问题。你的方法如何简化它?

唐娜“:

乔治华盛顿大学很幸运地成为一所非营利性私立大学。例如，我们不受州立大学所遵循的指导方针的约束。这让我们在理财方面更有创意。现在，当我说创造性时，这并不意味着我们放弃了必要的控制或制衡，但我们能够做的是确定购买订单可以处理什么，不可以处理什么。

唐娜“:

我们对采购订单有很多豁免，这使我们在如何使用Concur系统方面具有灵活性。对于某些有文件要求的东西，我们可以要求po。这些都是联邦基金和拨款以及需要竞争的东西。

唐娜“:

但如果我们认为某项收购不需要竞争或具有特殊性质，例如，假设这是从政府实体进行的购买，获得许可，比如建设，我们说过我们不需要有订单，你可以选择如何处理付款请求。你可以直接存入Concur，我们可以给你一张支票，你可以使用你的采购卡，最终交易通过Concur进行，我们在那里看到。

唐娜“:

采购订单管理组件,大多数机构都需要一个购买订单创建从一个接着一个接收器的征用为了得到报酬,我们使用一致系统授权付款,因为批准或由最终用户提交的发票和随后的二级批准人收到的发票是我们的证明商品或服务,我们只是去支付它。

唐娜“:

所以采购订单管理对我们来说变得更容易了。我们把这些钱存起来，比如说，用于更复杂的购买，而不是花在我们花的大部分小钱上。

面试官:

除了上面提到的方法之外，SAP Concur还如何帮助您实现成为无纸化企业的雄心?

唐娜“:

我是唐娜。当我们上线SAP Concur时……对任何组织来说，Concur的整体使用都是一项重大投资。当然，你想要最大限度地利用技术，你想要在使用Concur时获得最大的收益。GW不需要行程前授权，而Concur的客户通常使用请求模块来完成此任务。

唐娜“:

乔治华盛顿大学看了看请求，说，“嘿，这是一个很好的工具，我们如何用它来消除我们现有的文书工作来补充整个大学的付款流程?”作为示例，我将使用我们已经创建的一些表单。我们使用采购卡申请表，通过Concur的多个字段的请求模块在线放置该表格，并对其进行定制，以便现在有人可以进入Concur并对p-card提出请求。

唐娜“:

通过系统的审批，最终到达雪莱的p-card办公室的团队，在那里提取表单，然后发送到卡片程序。我们使用Concur配置文件来通过银行创建卡片请求，以确保拥有所需的所有信息。最终它被发布了。

面试官:

让我们谈谈治理和遵从性。在更高的层面上，这些工具如何帮助推动政策和过程，既塑造它们，又执行它们?

雪莱希勒:

这是雪莉，我可以从这个开始。我们经常使用报告来确定我们想要前进的方向和我们存在的问题。我们用它来确定哪些部门可能需要更多的培训或进修培训，它也帮助我们确定我们的审计规则，实际上回到纸张列表的事情，删除多余的纸张。

雪莱希勒:

例如，我们有很长一段时间要求35美元及以下商品的详细收据。我们能够将其提高到75美元以下，这是基于对一年的花费进行大规模审查，看看这些小的美元项目是什么，以及如果没有收据，它们会带来什么样的风险，我们真的需要为每一瓶水或一杯咖啡提供收据吗?

雪莱希勒:

你想想，如果一个人要旅行两周，那他就必须上传每2美元的收据，然后有人必须审查和批准它，然后在我们这边，有人必须再次审查它以进行审计跟踪。因此，根据我们的报告发现，去掉那些成百上千的小而低风险的项目，可以节省大量的时间和处理时间，让一个人进入系统并支付费用。

雪莱希勒:

因此，使用报告，我们能够找到这样的领域，我们可以加快流程，改变我们管理费用的方式，使其成为一个更用户友好的领域。

面试官:

最后，让我们来看看未来会发生什么。未来有没有进一步扩展SAP Concur实现的计划?

雪莱希勒:

你想要我们的愿望单还是

面试官:

它有多长?

雪莱希勒:

乔治·华盛顿，我们就像小白鼠一样，我们总是想尝试新事物。我们非常希望尽可能地电子化，使用人工智能，并尽可能地摆脱人工概念。正如唐娜所说的，我们使用请求表单，其中一件事就是当你需要将一个账户从一个账户转移到另一个账户时，我们使用更正表单。

雪莱希勒:

目前我们只在GL方面使用它，我真的希望拨款方面也能使用它，这有一些复杂的复杂性。就我个人而言，我想，我也相信唐娜，我们想简化发票处理流程。发票监督这一角色直到最近才由我们承担，我们正试图真正重新评估它，看看我们可以在哪里执行一些报告和审计规则，并使其更快地通过。

雪莱希勒:

我们还将员工加入到我们的费用支付计划中，这是另一件我想我们没有提到的事情，但我们通过费用来使用费用支付流程。我们真的在尽我们所能地使用Concur。我觉得唐娜可能还有其他愿望。

唐娜“:

我们一直在推动你们所有人或Concur用你们所拥有的工具做更多的事情。我们运行Concur expense和Concur invoice，这是两个独立的模块，在这一点上它们并没有真正地相互通信。我们使用p-卡交易，在乔治华盛顿大学，你可以使用p-卡支付大量发票，而不用通过发票系统来支付。

唐娜“:

但谢莉还负责确保如果你在处理p卡交易支付，大学或Concur没有被用于处理同一物品的发票。因此，我们正在检查重复付款，以确保我们没有重复付款，不是事后，而是提前。

唐娜“:

我们正在寻找我们能做些什么来混合Concur中的两个系统，费用和发票，以确保我们捕捉到潜在的发票付款可能是重复的，在做出他们之前，而不是事后。所以我们很擅长在它们发生后捕捉它们，这是很罕见的，但我们想要提前捕捉它们。这就是我们即将面临的问题。

面试官:

太好了。我要感谢你们两位今天抽出时间。这篇文章提供了非常丰富的信息，我非常感谢您提供的详细信息，帮助我们所有人理解您是如何使用SAP Concur工具的。