扩大到SaaS管理，以降低成本和遵从Zylo

员工使用公司资金购买工作必需品，如工具、应用程序、办公用品和订阅。SAP Concur价值团队副总裁Jeanne Dion表示:“人们觉得自己有能力为某些东西付费或购买某些东西，他们会通过多种不同的消费渠道来实现这一目标。”Zylo联合创始人Ben Pippenger表示:“应用程序的数量和公司在SaaS应用程序上投入的资金越来越多，问题也越来越严重，所以我们开始着手解决这个问题。”每家公司平均每年在SaaS上花费6500万美元，平均拥有323个应用程序，其中近40%会被浪费掉。本集我们将与本·皮蓬格一起聚焦SaaS管理。

这个四集的播客系列庆祝Zylo成为SAP Concur合作伙伴奖的获奖者之一。在我们的播客频道收听每一位获奖嘉宾，SAP同意对话，以获取最佳实践等。你也可以在以下网站收听本期节目:苹果|亚马逊|Spotify|听着笔记|Acast|听得见的|或谷歌你最喜欢在哪里找到播客。

珍妮迪翁:

大家好，我是珍妮·迪翁。我是SAP Concur公司价值团队的副总裁。今天，我非常荣幸能与本·皮蓬格交谈，他是Zylo的创始人之一。Zylo是我们合作伙伴创新的赢家之一，他们提供了前所未有的可视性，实际上，在客户的生态系统中围绕IT采购，特别是软件资产管理，我知道，这对一些公司来说是一个重大问题。本，你能先介绍一下你自己吗?

本Pippenger:

是的。嗨,琼。非常感谢。我很高兴今天能上你们的播客，多谈谈兹洛。如你所说，我叫本。我是Zylo公司的联合创始人之一。我们是一个SaaS管理平台。

简单介绍一下我们的历史，我们在大约六年前成立了我们的公司，作为SaaS管理的先驱。我们真正开始这项业务的原因是，我们知道，应用程序的数量和公司在SaaS应用程序上投入的资金数量是一个日益增长和升级的问题，所以我们开始解决这个问题。事实上，我们已经建立了一个平台和系统，组织可以使用它，首先，组织和获得所有不同的SaaS应用程序的可见性，这些应用程序正在一个组织内被购买和使用。第二，优化那些SaaS应用程序，从许可的角度，从合理化的角度，从整体支出管理的角度。最后，帮助协调这些应用程序，使其自动化，并将这些应用程序和所有数据结合在一起，以获得一个良好的图像，并为SaaS软件创建一个记录系统，以及它在整个组织中是如何使用的。

珍妮迪翁:

作为一个在前世不得不为这样的项目付费的人，这对我来说真的很有趣，尤其是今天的商业运作方式。这不仅仅是因为大流行，而是因为我们在客户基础上对员工发起的消费有很大的推动作用。人们觉得自己有能力为某些东西付费或购买某些东西，他们会使用许多不同的消费渠道来实现这一点。现在的商业运作方式，我们看到客户支付的东西并不一定是正常费用报告或P-Card的一部分，或者他们一次性支付，而不是开订单，你看到了什么?创业以来，情况有变化吗?它变得更大了吗，还是还在继续膨胀?

本Pippenger:

是的。我喜欢这个问题。我们在Zylo建立的第一个集成就是Concur，因此我们有一个长期的应用中心关系和伙伴关系，因为我们知道影子IT这个术语。如果你以前听说过这个术语，它会根据你的谈话对象得到不同的反应，但有些人认为影子it是好的，有些人认为它是坏的，有些人直接称它为员工主导采购，但它一直都存在，对吗?SaaS应用程序的购买方式一直都是这样。SaaS最伟大的一点是你可以免费尝试很多次这些最好的应用程序，把信用卡放进去，变成付费客户，然后使用这些很棒的工具。

本Pippenger:

但直接回答你的问题，我们看到，在我们的客户群中，平均来说，我们看到大约300，或320多一点的应用程序在使用。当你进入更大的企业时，情况会有所不同，我们经常在更大的公司里看到超过一千种应用。在这323个应用中，每个公司和每个用户平均每年在SaaS上的花费约为6500万美元。现在有很多应用程序。很多钱都花在了这些应用上。

本Pippenger:

当你想到这与人们如何购买这些应用程序的直接联系时，员工支出是其中很大一部分。如果你只考虑费用报告中被推送的应用程序的数量，这一比例就更大了。大约37%的应用程序是由员工购买的，或者是由员工通过报销报告或p - card购买的。这约占总支出的7%。这6500万美元中的7%来自员工支出。所以你可以看到，应用数量的比例高于支出，因为通常情况下，那些投入较大的应用会经历PO流程等。但这绝对是一个问题，这绝对是人们需要关注的事情，以了解正在发生的事情。

珍妮迪翁:

所以我喜欢“影子IT”这个术语，因为它实际上是潜伏在阴影中的。我们对它还不是很清楚。它藏起来了，但是藏在显眼的地方。所以我想为在座的各位设定一个底线，也许你们能帮我。当我们谈到320个应用程序时，我们指的是人们通过应用商店在手机上下载的应用程序吗?我们说的是他们在网上购买的东西吗?我们谈论的是一些更大的应用程序，这些应用程序可能可以在具有许可证的业务视角中使用，但现在更多地转向了消费者驱动的模型，还是所有这些?

本Pippenger:

320就是软件即服务的应用，即通过互联网交付的SaaS应用。这可以是任何事情，从一个大的购买，像Salesforce，类似的东西，到员工自己购买的东西，像Miro，他们刷信用卡自己购买那些应用程序。所以它涵盖了整个音域。我的意思是，这是全面的。

珍妮迪翁:

完美的。是的。我只是想设定基准线这样所有人都在唱同一首歌。当我们看到37%的消费是员工主导的支出，员工发起的支出，我们看到很多这样的支出，员工发起的支出主要出现在支出报告上。但你不只是看报销单，对吧?你是否在多个平台上提供单一的真相来源?

本Pippenger:

肯定的。是的。费用报告对我们来说是一个很大的发现领域。我的意思是，这通常是未知的生活，因为通常这些购买没有经过审批程序，除了有人批准了费用报告，支付给员工。因此，我们也与更传统的采购流程挂钩。所以你可以考虑正常的采购订单流程或者通过ERP系统向供应商付款的正常方式。我们正在投入所有那些我们真正发现100%的SaaS应用程序的领域，不管它们是通过费用还是通过正常的购买渠道购买的。

本Pippenger:

所以，是的，我们为我们自己感到自豪的是，我们为客户提供了所有被购买的SaaS应用程序的100%可视性，并将它们整合到一个有意义的系统中。所以，我的意思是，重要的是当我们找到它时，我们得到了一个…我们称之为Zybrary这是Zylo应用程序库，提供了2万个应用程序供我们进行发现。然后，我们把这些应用程序的数据拿出来。那么这个应用是做什么的呢?分类，功能，这样我们不仅能找到它，还能帮助你理解，“谁买了它?”哪个部门负责?我们在上面花了多少钱，这个应用做了什么?应用程序的实际功能和功能是什么?”

珍妮迪翁:

哇。好的。所以这真的是一个一站式的商店，任何人都可以…它消除了那种必须到处搜索才能弄清楚它是做什么的想法，谁买了它，他们为什么买它，为什么它对他们可能很重要。除了了解在某个特定SaaS产品上花了多少钱之外，它还将一切都带到了这里。

本Pippenger:

完全正确。是的。多少钱，然后怎么办，对吧?有很多浪费。使用这些应用程序并上传敏感数据的人会带来很多潜在的安全风险。那么帮助人们不仅仅是获得曝光度，还要解决这些问题?我们如何从我们的环境中消除风险?所以,是的。

珍妮迪翁:

是的。是的。所以当我开始考虑采购时，我想到了一些分类错误的问题，我想到了那些隐藏的开支，隐藏在那些列出来的地方，比如订阅费、会费或其他费用。当你在一个组织中跨多个平台寻找这一点时，你是如何寻找这一点的?是通过对现有产品的分类和名称识别，还是使用其他方法?

本Pippenger:

所以我们很早就投资建立了一个算法，它基本上是通过员工在支出报告中输入的单个项目细节，也就是费用名称，以及他们在支出报告中输入的描述。他还会在ERP系统中查看项目细节来真正发现购买了什么，员工实际购买了什么。所以这个系统非常聪明。我们需要处理大量的数据，并将这些软件名称准确地表示回我们的应用程序中。当然，我们会对所有的数据进行合理化和规范化，使其成为Zylo平台内部的标准。

珍妮迪翁:

当我想到这个的时候，我们有了员工发起的支出。我们给员工购买的自由，而不必经过更大的程序。有些顾客真的很喜欢，对吧?有些组织非常喜欢这种可见性和选择的自由。但我肯定有些顾客会说:“这有什么大不了的?我们一直都有这样购买的顾客。我不明白为什么这对我们很重要。”如果你能跟我谈谈这个的重要性。它与合规有关吗?它与安全和风险有关吗? What's the importance for knowing why these things are in your system and why people are using them?

本Pippenger:

完全。实际上，以上都是。安全风险，合规风险，支出风险，员工生产力问题都可能由此产生。我们的一些数据显示，在一般的大型组织中，超过一名员工购买了90个SaaS应用程序。所以你只需要考虑在这一数据上所浪费的时间和所浪费的时间，当你拥有一大堆的应用程序时，人们会自己去购买。那么结果是什么呢?他们可能同意了某种点击包装协议但没人真正审查过。他们只是在方框里打勾。谁知道这些应用程序是否符合为了向客户提供服务而努力遵守的内部控制、法规、政策和标准。谁知道哪些类型的数据被带入这些应用程序，以及这些数据在世界各地的什么地方托管?

本Pippenger:

所以你可以开始问很多问题。然后，我认为最大的问题之一就是成本优化。你只要想想花在这些应用上的钱就知道了。当我们进入一个与以往不同的经济环境时，人们肯定会更多地考虑如何削减开支，勒紧裤腰带以更好地控制成本。这也是其中很重要的一部分，特别是在经历了大流行之后，公司购买了很多软件，使员工能够在家工作，拥有混合体验。我现在如何考虑水平设置，如何确保我的员工需要使用和想要使用的工具，以及所有这些需要回答的重要问题?所以有很多问题我们可以解决，只要带来那种程度的可见性，然后推动组织内部的变革，让他们更好地运作。

珍妮迪翁:

你提到了一些我没想过，没想过的事。数据存储的位置和服务的来源、国家或地区。从联邦政府的角度来看，我们可以和谁做生意，不可以和谁做生意，有太多的规则，至少在美国是这样。这成为一个非常关键的合规点，现在可能成为组织的一个真正的问题。

本Pippenger:

哦,完全。完全。是的。当客户考虑到相关的安全风险时，我们一直在帮助他们。是的，这也是我们带来的合规角度的很大一部分，再次强调，这只是带来了那种程度的可见性，这几乎是不可能的，如果没有像Zylo这样的工具来为你做到这一点，要以精确的方式做到这一点是不可能的。

珍妮迪翁:

正确的。所以我们已经讨论了为什么和它解决的问题，它能够看到所有正在发生的事情，能够继续允许你的员工有一些自由，而你仍然有一些控制过程的能力，能够去除一些合规和风险的观点，通过这个覆盖。但说真的，当我们思考这个问题时，作为一个组织，你怎么知道你有这个问题?人们是否应该寻找特定的东西，或者他们可以运行的报告类型，或者只是，有没有关于如何找到这些的提示?

本Pippenger:

我想说的是，任何使用软件的公司都可能需要SaaS管理系统。所以，每个公司都是这样，因为你会想到从内部和数据中心到云计算的演变。当人们想到这个问题时，他们通常会想到云提供商，“我如何把自己构建的东西托管到Azure上，或者AWS上，或者GCP上，或者其他任何云上?”我该如何进行迁移呢?”这是一个大问题，那里的人会帮助你解决这些问题并围绕这些问题进行优化。但SaaS也是一个经常被忽视的大问题，因为在组织内部，SaaS或软件并没有真正的集中所有者。但是当你对比人们在SaaS应用和云计算上的花费时，你会发现花费更高。这是一个大问题，我认为，回到你的问题，影响所有类型的组织。

本Pippenger:

我想，这是一个问题的症状是你错过了续签。你是不是忙得不可开交，对供应商来找你说你的续期快到了反应迟钝?然后你就陷入了无法协商的境地。你不知道你用的是什么，也不知道你是如何使用它的，这样你就能有效地去完成续签。比如缺乏软件购买政策，对吧?考虑一下员工支出。员工是否知道他们是否可以购买软件?即使他们不知道，你也在追踪吗?你是在监控它以确定它是否准确发生吗?

本Pippenger:

另一个很好的例子是当你思考软件在公司内部是如何购买的，是通过集中采购吗?这是谁的责任?当你考虑采购职能时，我们会与采购人员进行大量交谈，因为他们通常是一个组织中唯一能够对所有不同部门以及他们所购买的产品具有可见性的群体之一。所以我认为这些都是很好的开始。我的意思是，在较大的企业中，我们与许多软件资产管理团队合作。那些软件资产管理团队，他们是到位的，或者说他们到位的原因是帮助消除业务风险。

本Pippenger:

所以，把时间倒回到15到20年前，当SAM团队被投入的时候，它是用来帮助对抗软件审计的。因此，如果你有一个更大的软件供应商进来，并要检查你是如何使用软件的，SAM团队将能够对此做出反应，并展示软件是如何被调整和使用的。他们不得不稍稍改变主意，现在开始考虑SaaS，不一定是从审计的角度，但我如何提前知道所有这些工具都被我的公司有效地使用，价值在那里，我们正在为续签和所有我之前说过的事情做准备。

本Pippenger:

所以它涉及到很多不同的部分，但我想回到你如何知道使用软件是否有问题，我猜你是有问题的，特别是如果你用SAP Concur听这个播客，你可能需要考虑如何掌握SaaS。

珍妮迪翁:

是的。是的。所以当我思考这个问题的时候，这些都是很好的思考方法。我只是从费用的角度来考虑。如果你使用的是费用报告工具或P-Card工具，比如Concur系统，公司账单报表或我们的费用工具，看看你的报告，找出某些类别，比如会费，订阅费，费用，有时它们属于办公用品，设备。你可能，即使你把软件列为费用类型，它可能在软件下，实际上在软件下。也许就藏在眼前，谁知道呢?所以这些地方是我真正要关注的地方。你可能也想看看本的观点。有时人们真的非常描述商业目的或评论领域的那些特定类型的费用。 Take a look and run a report against those business purposes because it might be software for X project or update to software that I bought during pandemic.

珍妮迪翁:

有很多方法可以在你的开支工具中找到这些可能隐藏在显眼的地方。它可能会变成另一个成本中心，你甚至不会想到在你的ERP中提供报告，因为它是隐藏的。它以一种更加统一的方式隐藏起来。如果你是Concur的客户，你可以通过这些方法来看看有什么。另一件事是，如果你在查看P-Card流程，查看MCC代码，然后根据你的观点，根据供应商名称，进行报告。看看发生了什么。看看他们是否被归入了正确的类别。他们可能缺少补给。它们可能在P-Card下的其他类型的办公设备和用品下。所以，把这些地方看作是你可能需要做一些工作的标志，试图找到并解决这个问题，让自己做好准备。

珍妮迪翁:

我们已经讨论了指标是什么，但是当你准备为这项工作做准备时，你如何让每个人都参与进来?因为你提到了一些团队，我们有我们的采购团队，我们有财务团队，我们有供应商管理，我们有很多，我们有风险。你怎么把他们聚在一起?

本Pippenger:

这个问题问得好，但在回答之前，我想再告诉你一个数据。

珍妮迪翁:

当然。我想要一个统计。

本Pippenger:

基于你刚才所说的隐性软件支出。所以我们发现的55%的应用都没有被归为软件购买。所以55%，超过一半的申请，在费用上没有被正确分类。是的。所以是很多。这是一个很多。这就是为什么我们发现了这么多。这就是为什么我们在员工费用中发现所有这些应用程序，因为这是一个员工放入的，他们可能不知道，或者如果没有购买政策，就像我们之前说的，他们不清楚如何放入，或者他们可能试图隐藏它。说实话，他们可能只是想把这笔钱偷偷塞进去。所以这是一定要注意的。

珍妮迪翁:

是的。也可能没有合适的支出类型。所以他们只是在瞎猜。对吧?满足什么最好?“哦,办公用品。”

本Pippenger:

是的。我的意思是，我们在旅行中看到它，在饮食中看到它。我们会找到的。我们会发现到处都是

珍妮迪翁:

是的，我喜欢好吃的……是的

本Pippenger:

是的，你可以躲起来。和齐洛在一起，你躲不掉的。

珍妮迪翁:

我喜欢软件大餐。我在航空行李费中也看到过类似的情况。所以我很喜欢。

珍妮迪翁:

是的。所以，回到准备和让所有人，所有不同的团队都上船的问题上。您通常认为谁会被包括进来，以确保寻找SaaS应用程序的覆盖覆盖的推出，您认为谁是真正参与并对项目成功至关重要的人?

本Pippenger:

是的，就像我说的，这是个好问题。当你想到组织中的软件时，我前面提到过它是去中心化的。我的意思是，你有，典型的，你的CIO购买大型的，我们称之为墙到墙的应用程序。你在整个业务中部署的那些东西。然后是部门主管，可能是首席营销官，人力资源主管，或者首席技术官，去购买他们需要的软件，以使他们的团队能够完成他们努力实现的目标。然后是员工主导的采购我们在Concur的费用报告和类似的东西中发现。所以这是全面的。但是当回到谁真正关心解决这个问题的时候，我们回到我们之前说过的，围绕着我们正在帮助人们解决的事情，它是风险，它是合规，它是成本节约，它是员工的生产力。

本Pippenger:

所有这些项目都是CIO真正考虑和关心的事情，对吗?所以这些是他们需要担心的事情，是他们需要衡量的事情。所以在一天结束的时候，它真的回到了CIO他们在CIO的办公室需要并想要解决这个问题。但是也要以协作的方式进行，因为他们将不得不与SAM团队一起工作，很多时候SAM团队向CIO报告，而很多时候it采购是向CIO报告的自己的小组。所以他们有了合适的人，但之后他们必须在这些由组织不同部分购买的工具上与业务合作，以确保它们通过正确的批准流程并使它们通过正确的安全审查，他们定期这样做，诸如此类的事情。所有这些都非常重要，我们帮助解决这些问题。就像我说的，它回到了CIO的世界。

珍妮迪翁:

是的。我也从财务的角度考虑，特别是如果你是一个上市公司，你有一个特定的签字权，通常基于购买的类型。因此，如果这些交易经过的系统不是专门为签字设立的，那也会成为金融的一个问题。

本Pippenger:

肯定的。

珍妮迪翁:

这不仅仅是It或采购的问题。这是一个金融问题。在审计期间，这成为一个重要的对话。

本Pippenger:

是的。

珍妮迪翁:

这里也要记住一点。

本Pippenger:

是的。对财务团队来说也是一样，就是四处走动，预测和预算支出的做法。这在软件上是很难做到的，而且这是一项很大的支出。因此，我们通常也会在这方面提供帮助，财务团队想要了解人们实际购买的是什么，实际使用情况是什么，以及如何将这些纳入公司增长的规划模式，以便我们知道我们为未来几年做了适当的预算。是的。

珍妮迪翁:

是的。是的。这些都很重要，尤其是在经济不景气的时候，对吧?有很多不确定性。我有时喜欢说，如果你的业务连续性正确，比如当前的经济形势或从世界观来看正在发生的事情，你已经有了一个适当的计划，但感觉好像所有事情都是突然发生的。我们通常习惯一次只吃一两个。感觉好像有15件事同时发生了。因此，当你试图弄清楚如何保持你的业务运行，如何保持照明，如何保持增长时，这就变得非常关键。这听起来像是一种合乎逻辑的方式，至少有助于了解事情的进展。

本Pippenger:

是的。是的,完全。

珍妮迪翁:

你提到了一件让我至今难以置信的事在费用报告中，大约55，甚至在其他地方，55%的购买是错误分类的。

本Pippenger:

是的。

珍妮迪翁:

我总是喜欢好的恐怖故事。关于你见过的最疯狂的分类错误，你有什么可以分享的吗?我们不会提到任何名字。我们要去…你可能看到了什么?

本Pippenger:

就像我说的，我们会看到错误的分类，吃饭，娱乐等等。我的意思是，我们看到很多订阅服务，比如音乐服务、视频游戏，以及其他一些我可能不会在弹出式播客中提到的服务。但我的意思是，我认为，通常情况下，人们会尽最大努力把东西放进去。不幸的是，我没有一个具体的…我的意思是，我们已经看到了一些相当疯狂的数据，单个员工在费用报告过程中花费了成千上万美元购买软件。这些东西显然是我们很快就能说出来的。这可能有很多不同的原因。我的意思是，这可能是一个部门主管，只是费用支出的东西，但通常如果发生这种情况，采购团队和采购团队想要尽快得到它，因为显然他们可能会得到更好的利率和更好的交易，通过所有正确的程序。

珍妮迪翁:

是的。我猜这些可能也是用公司信用卡刷的。

本Pippenger:

是的。

珍妮迪翁:

好的。是的。啊哈。是的，因为我好像记得，有一家公司的员工花费超过10万美元。

本Pippenger:

是的。是的。用公司的信用卡。是的。

珍妮迪翁:

嗯，他们确实很忙。我会告诉他们的。真的很忙。

本Pippenger:

很多分，可能吧。希望他们能因此得到分数。我不知道。

珍妮迪翁:

是的。

本Pippenger:

一些免费的航班。

珍妮迪翁:

是的。总之，让我印象最深刻的是隐藏在IT阴影下的应用程序的数量。在任何地方，平均大约有320个，但对于我们的一些大客户来说，有多达1000个被隐藏起来，可能不容易被发现，除非我们真的认真地寻找它们，并投入大量资源时间使用人工智能和机器学习去寻找它们。对我们的一些客户来说可能是另一条出路。另一件让我印象深刻的事情是，30%的采购是由员工主导的。所以我不认为它会在短时间内变小，你呢?

本Pippenger:

我不喜欢。在过去的12个月里，我们也看到了增长。所以，也许事情会趋于稳定，希望一切会恢复正常，人们现在开始适应他们的工作环境。我要告诉你们的是，没有改变的是，进入新业务的应用程序的数量。所以，你提到大型企业有超过1000个新应用，我们平均每个月有8个新应用进入这些环境。所以，即使当你想到，我得到了可见性，勾选复选框，哦，六个月后，我有了一个全新的问题因为我没有跟踪看什么是新的，什么进入了环境。所以这绝对不是一劳永逸的事。你得到了可视性，然后你把过程和事情到位，以帮助管理它向前发展。

珍妮迪翁:

哇。这真的很有启发性。我认为随着商业环境的变化,随着更多的混合类型的组织,在我们继续期待,保留和招聘风格,我们想让我们的员工一定的自由选择和一定量的自由做他们需要的工具,使他们的工作更容易,这就变成了一个更关键的一部分,所有的员工经验和花治理主题,公司和客户在说什么。所以我想感谢你今天抽出时间来，本。我真的很感激给你个机会说点遗言，我们可能遗漏了什么，我没问过的吗?

本Pippenger:

我不这么想。我真的很感谢你们的时间，感谢你们的聆听。很高兴能继续和大家交流。

珍妮迪翁:

再次恭喜你和兹洛获得搭档创新奖。我们非常高兴能有你这样的合作伙伴，也非常高兴看到我们的客户解决了他们今天面临的一些更大的业务成果。

本Pippenger:

是的。100%。如果没有大量优秀的Concur客户并帮助他们提高知名度，我们肯定不可能取得今天的成就。感谢这个奖项，感谢我们的合作。

珍妮迪翁:

任何时候。好,谢谢。我是Jeanne Dion，来参加SAP Concur的对话。您可以在我们的SAP Concur网站上找到关于Zylo合作关系的信息，以及关于支出治理和员工体验的对话。再次感谢您的加入，请保持联系。我们很想听听你对我们接下来要谈什么的建议。