2014年，随着多年来的稳步增长，纽约罗切斯特市学区(RCSD)认识到有必要实现差旅和费用管理流程的现代化，以支持57所学校的教职员工。该地区需要摆脱以纸张为基础的传统IT系统，并简化支出管理。RCSD选择SAP®Concur®解决方案，以获得支出的可视性，满足行业和政府法规，降低风险，并为业务决策提供信息。
RCSD有一个小型应付账款(AP)团队，每年管理大约3000份费用报告。在2014年实施SAP Concur解决方案之前，团队手动审阅了报告，其中包括识别错误以减少潜在的欺诈和风险，同时仔细浏览复杂的行业和政府法规以确保合规。
罗切斯特市学区应付账款主管德里克·布莱尔说:“我们越来越关注支出的可见性，并拥有正确的数据，以便做出更明智的商业决策，从而对我的地区产生积极影响。”“大量的AP劳动力使得轮班工作成为不可能——因为团队需要花一整天的时间来确定和解决合规需求。”
自从实施了Concur®旅行和Concur®费用，该地区获得了支出的可见度，并减少了合规失败。该功能消除了报告中60%的差旅和费用错误。通过内置的控制来满足合规要求，团队可以执行现有的政策，从而减少被拒绝的费用报告和更多成功的审计。
整合差旅和费用也增加了非采购订单费用的可见度，如员工里程和信用卡费用。通过精简以前分散的支出来源，该团队可以更好地规划、准确地追踪和解释公共资金。该地区现在能够更有战略地分配资源，并培养一种问责和透明的文化。
2019年，该地区的AP团队在发票处理方面面临日益增长的需求。该团队每年处理120 - 1.3亿美元的纸质发票，这需要大量时间来管理数据输入错误、重复发票和在适当的财政年度没有收到的发票。
在认识到Concur Travel和Concur Expense的好处之后，AP团队决定利用相同的功能进行发票管理。AP团队添加了Concur®Invoice来自动捕获发票数据，并帮助预测和调整预算。
通过自动化和集成费用、差旅和发票管理，RCSD增强了他们分析支出的能力。以前，消费数据是分散的，容易出现数据输入错误，这使得提供指标和获得洞察变得困难。“统一发票”的报告功能允许AP团队查看逾期提交的发票，确保协商的合同得到充分利用，并发现可能导致地区不必要成本的低效之处。
“现在我们可以制定指标，看看我们做得如何，然后解决问题。从开始到结束的电子过程中，你可以看到瓶颈。”自动化还缩短了员工报销的时间。在采用Concur Travel和Concur Expense之前，报销平均需要30-90天。如今，教职员工平均在11天内就能得到报销，这使得教育工作者能够更方便地前往活动现场支持学生，并为教室购买用品。
“现在团队的评审过程非常简单。他们所需要做的就是登录并点击提交。这几乎是毫不费力的。”“我马上就能在Concur看到发票。作为一名会计，这有助于应计项目和预算。然后我们可以更好地计划。”
简化的发票体验允许员工在关键任务上花费更多的时间，同时为AP团队提供可视性。整体而言，本署采用无纸化发票管理系统，可节省成本。纸质发票的储存和处理费用约为每张凭证6美元。每年有3000张代金券，使用“一致发票”，地区立即节省了$18,000。
通过将更多的自动化和集成到费用、差旅和发票流程中，罗切斯特市学区在AP团队如何查看和管理支出和满足合规方面节省了时间并提高了效率。因此，该地区可以把更多的时间集中在它的使命上——支持每一个学生、每一所学校和社区。
“使用SAP Concur自动化了我们地区的差旅和费用，现在还有发票处理，”德里克·布莱尔说。“随着我们运营效率的提高，我们的注意力和投资可以停留在最重要的地方:我们的学生。”
•将费用处理时间从30-90天减少到平均11天•通过实施自动化发票管理系统节省了1.8万美元•将差旅和费用错误减少了60%
SAP®CONCUR是全球领先的综合差旅、费用和发票管理解决方案提供商，一直致力于简化和自动化这些日常流程。有了SAP Concur，一款顶级应用程序可以指导员工完成每次旅行，费用可以毫不费力地填入支出报告，发票审批也可以自动完成。通过整合近实时数据，并使用人工智能对100%的交易进行审计，企业可以准确地看到自己的支出，而不必担心预算中的盲点。SAP Concur消除了昨天的繁琐任务，使今天的工作更容易，并帮助企业每天以最佳状态运行。更多信息请访问concur.com或SAP Concur博客。
