用员工驱动的差旅和费用政策平衡合规和用户满意度

我们如何提高政策的符合性，保证旅行者的安全，同时给我们的用户最好的体验?如果你是一名旅游经理或财务经理，你可能不止一次问过自己这个问题。你已经研究了你的T&E数据，并找出了问题所在，但无论你发出了多少沟通或发布了多少政策要求，你仍然无法对成本控制或提升员工体验产生影响。

缺失的环节?来自必须在您的组织中遵循该政策的人——您的员工的输入。

SAP Concur价值体验集团副总裁Marchelle Klippenstein说:“在过去，政策的制定是基于实现财务结果目标，而没有考虑员工的真实情绪和他们代表企业移动时的体验。”“现在，我们已经建立了一个工具，可以捕捉员工情绪数据，这样就可以利用这些信息来完善政策，以平衡员工需求和公司的财务需求。”

将运营数据与员工情绪数据相结合，使差旅经理和财务主管能够采取更全面的方法差旅政策发展，并为他们提供了一种高效、准确的方式:

了解员工行为背后的原因

例如，你可能知道你的公司卡普及率很低。为了产生积极的影响，你需要知道行为背后的“原因”。雇员不使用该卡的原因是否如下:

• 他们没有名片吗?
• 他们不知道怎么办卡吗?
• 他们喜欢的商家不接受这张卡吗?
• 他们的个人卡提供更好的奖励/积分计划?
• 他们不知道自己的卡在哪里?
• 他们以为他们只能在与客户共进晚餐时使用信用卡?

如果员工对费用分类错误，是因为:

• 他们赶时间吗?
• 他们不懂流程?
• 他们不觉得如何分类很重要吗?
• 别人帮他们做了报销单吗?
• 你没有适合他们购买的费用类别吗?

如果他们在在线预订工具之外预订，是因为:

• 他们不怎么旅行，还忘了有预订工具?
• 他们认为在网上可以买到更便宜的机票?
• 花太多时间了?
• 他们不记得如何使用预订工具了吗?
• 他们需要一种更精简的方式来预订和管理旅行?

了解“为什么”是遵从性的关键。

Klippenstein说:“实际上，你可以针对低于预期阈值或不遵循规定过程的人群，找出原因，而不是根据解药信息做出假设。”

知道问题在哪里以及为什么会发生，组织就有机会完善他们的T&E政策，以影响真正的、可衡量的变化，同时改善员工体验。

发现现有策略中阻碍遵从性的问题

将员工情绪与运营数据结合起来，可能会暴露出政策指导方针与在现实世界中开展业务之间的脱节。

例如，你的政策可能会限制小费的具体数额。但是，如果您的营销团队需要帮助搬运装有贸易展示展台的沉重纸箱，或者您的销售团队带着用于演示的笨重设备旅行，那么您的限制可能远远低于这些情况下的适当限度。

在这个国家或世界的某些地区，平均膳食成本可能比你批准的每日膳食成本高得多。新冠疫情后，不断上涨的租赁汽车或地面交通费用可能使过去合理的补贴过时了。

有了这种洞察力，你可以做出调整，要么提高限额，要么为超过一定尺寸或重量的行李箱或行李，或在特定城市或地区用餐的小费创建一个新的费用类别，然后相应地调整你的预算。

更清楚地了解供应商合作伙伴的性能

也许你已经和一个合作多年的汽车租赁供应商协商了一个很好的价格。但现在，他们的库存已经耗尽，因此，在美国某些地区的旅行者除非去另一家价格更高的供应商那里，否则他们无法获得一辆汽车。或者，也许你喜欢的酒店在住宿方面松懈了，或者正在装修，不适合商务会议。或者你选择的航空公司总是超售，耽误了你的旅客转机的时间。

突然之间，那些低利率不再那么有价值了。

当你掌握了供应商成本的总体情况时，你的用户可以让你真正了解他们在全国不同地区的表现。

你还可以通过员工的反馈来判断你的酒店合作伙伴和其他供应商的做法是否符合公司的可持续发展做法。他们让灯开着吗?他们是每天洗毛巾还是每隔一天洗一次?”Klippenstein说。“员工的反馈可以为差旅经理和采购代理提供综合视角，以决定是否继续与该供应商签订合同。”

让你的员工知道他们受到重视

通过将员工情绪数据整合到T&E政策创建中，您可以确保员工在此过程中拥有发言权和所有权。这种方法让员工知道你在倾听并回应他们的需求，这可以提高依从性和保留率。

根据成就者劳动力研究所的聘用及保留报告，64%的员工表示，他们打算辞职，理由是“没有人倾听”。

寻求反馈，但要确保你传达了你采取的行动，或政策或供应商的改变，因为这些反馈。

“情感是人们做决定的原因，这是我们人类的核心，”克利彭斯坦说。“收集情绪数据的公司将受益于根据这些数据采取行动，并让员工知道他们将把他们的反馈纳入到程序设计中。”

在改善员工体验的同时降低成本

重要的是要注意，将员工情绪数据与运营情报数据协调起来不仅有利于员工。它对节省成本和遵从性具有可衡量的影响。

通过将员工的反馈纳入到你的计划中，你不仅能以员工的最佳利益行事，还能更快地达到你的业务目标——减少不必要的支出，提高合规程度，并为持续改进和成功建立一个框架。

每个人都赢了。

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