从内到外制止欺诈:一次对话

在每一次危机中，总有人能利用这种情况。当我们想要假设积极的意图时，我们必须承认我们经常是在一个全新的环境中工作。大流行病给合规工作带来了新的挑战，新的政策和费用类型为错误和滥用创造了机会。传统的审计方法，如基于人工的抽样并不总是最有效的。现在的技术可以让你检查所有的费用报告，帮助你确定问题所在。

我在这个博客上的合作者，SAP Concur审计服务总监Connie Hoen和我一起讨论了在工作环境发生重大变化的情况下如何发现欺诈行为。她是这样解释的:“一旦一名员工因为一笔潜在的欺诈交易被叫出去，他们通常会声称这是一个无意的错误。但是，当同样的‘错误’提交在一份又一份报告中出现时，就会意识到这不再是一个无辜的错误——现在它已经变成了行为改变的要求。”

《2020年提交给注册欺诈检查师协会(ACFE)各国的报告》分享了一些最近的趋势:

• 14个月:典型欺诈计划在被发现前的持续时间，每月的费用为8300美元。
• 年收入的5%:估计每年因欺诈造成的经营损失。
• 票据欺诈、工资、支票和付款篡改:与企业公司相比，小企业最有可能面临欺诈风险。
• 超过50%的公司欺诈有四个来源:运营15%，会计14%，行政和高层管理12%，销售11%。

在报告全文， ACFE还指出，反欺诈控制的存在与更低的欺诈损失和更快的检测相关联。

在我们的讨论中，我请康妮分享她对这个话题的看法，以及她的团队开始看到的情况，以及在COVID-19之后她从客户那里听到的情况。

拉夫:嗨!康妮，谢谢你今天能来。首先，请告诉我们你们从客户那里听到了什么，以及你们的团队目前在观察什么。

康妮:

谢谢你，拉尔夫，很高兴和你分享一些观点。

我们从客户那里清楚地听到，他们去年的工作重点是确保员工的安全和健康，这导致许多人转移到远程工作环境。虽然这些变化发生得很快，但也有一些人们没有意识到或不理解的变化。

拉夫:

在帮助客户管理远程或混合工作相关支出方面，您关注哪些方面?

康妮:

在变更期间，我们帮助客户的一种方式是建议他们更新差旅和费用政策，增加在家工作的费用类型。这样做继续帮助他们管理COVID-19和远程工作费用;这也使得在这些类别中更容易识别不合规的支出。

拉夫:

从你的经验来看，旅行和费用管理人员是否可以采取切实的行动来帮助减少潜在的欺诈风险?

康妮:

绝对的!以下是公司可以采取的一些行动:

1. 至少，对费用报告进行随机检查:例如，任何超过一定金额的报告每年上交一定次数。如果您没有执行100%的审计选择，我们建议对定期提交的报告的某个百分比进行随机审计(通常，公司会查看50%、30%、20%或10%)。其他可以触发审计目标列表的方法包括特定的金额、关键费用类别，以及由于先前发现的异常而重新提交的报告。
2. 不要只看事物的表面价值......再深入挖掘一下数据。这里有一个例子:当我与一个费用管理员一起处理遵从性主题时，我们运行了一个报告，显示了所有费用类型的支出。她注意到有一个部门的“花店”费用类别的支出较高。这个费用类别应该用来给有人生大事的员工送花:新生儿、婚礼、葬礼或周年纪念。当费用管理员进一步深入调查时，她发现一名员工用她的公司卡为她的个人婚礼花支付费用，并在部门“花商”费用类别下支付!
3. 保留一个习惯性施暴者的名单，并经常回顾他们。你可能会发现，有烟就有火。SAP Concur Audit Service有一个配置，可以选择一个员工，通过审计处理100%提交的报告。我们也有报告来显示所有提交了费用报告的员工的合规性异常排名。

拉夫:

好建议!谢谢,康妮。还有其他建议吗?

康妮:

当然。这里有一些可以省去麻烦和心痛的方法:

• 确保对老板有签字权限的费用管理员不批准自己的费用报告。退一步说，这不是很好的遵从性控制!
• 如果您有一个企业信用卡计划，请供应商每月运行一份洞察报告，以监控高风险有问题的支出和合规。你会对你所看到的感到惊讶。记住，SAP Concur还提供了一套与合规性/欺诈活动相关的报告。
• 对从合规性数据中洞察到的费用报告中更高级别的未经授权的支出提交进行全面审查．这将它们区分开来，并增加可见性。
  SAP Concur审计师看到的一些不合规支出的例子包括油漆和绘画用品、宠物养狗、家庭互联网、家庭计划、墙画、办公家具。还有我最喜欢的——每天跑星巴克的里程。
• 将智能审计和机器学习(AI/ML)添加到您当前的合规程序中．这是明智之举。它允许更高的准确性和更快地识别不合规支出。
• 检查附在费用报告项目上的收据—即使不是在收据所需的值—也可以识别收据数据的更改。

拉夫:

康妮，这是很好的建议。感谢您与我们分享您的智慧!

康妮:

这是我的荣幸!事实上，这是我的工作。这是我们每天都要面对的商业世界的现实。我们希望在任何可能的情况下，尽可能地消除这种接触。

这就是为什么SAP Concur除了我们的合作伙伴之外，还有如此丰富的解决方案来打击欺诈我们的客户在不断变化的费用审计环境中努力提高费用项目的有效性和弹性。

准备好了?了解我们的金融服务整合合作伙伴以及他们如何提供帮助。还有，看看我们的电子书不仅仅是安全问题看看为什么业务弹性始于SAP Concur解决方案．