小企业需要员工费用政策吗?

作为一名企业家或企业主，你要不断地在不断变化的环境中导航，以建立一个成功的企业。管理你的开支一直是你现金流健康的一个重要因素，但随着你的业务发展，现在弄清楚员工的开支尤为重要。

如果你一直在非正式地建立你的费用管理流程，现在可能是时候制定一个正式的费用报销政策了。

根据对SAP Concur客户的一份审查，即使员工人数不到20人的公司也能从员工报销政策中获得显著好处。那些从人工费用管理流程转向自动化、基于云的解决方案的公司，通过减少错误、风险和成本，流程效率提高了42%。

但首先，让我们讨论一下费用政策。

什么是报销政策?

费用政策清楚地告诉员工发生费用时的规则、责任和期望。它应该是全面的，概述了所有主要的费用类型，但要简洁，这样你的员工一眼就能看懂。

它也是一份活的文件。计划定期检查和更新它，以便随着业务的发展保持相关性。

费用政策能帮你做什么?

一份有效的费用政策可以帮助你沟通:

1. 谁必须遵守这项政策
2. 哪些费用类别是允许的
3. 费用报告是如何提交、审核和批准的
4. 报销流程和时间安排
5. 费用审批争议处理
6. 如何保持合规，如果员工不合规会发生什么
7. 公司关于贿赂、欺诈和腐败的政策

制定开支政策是最基本的

一个有效的费用政策是值得付出努力去制定的，它有助于控制成本和培养问责制。那么如何开始呢?看一看SAP Concur指南:为您的业务制定费用政策．

为策略建立上下文

帮助员工理解政策的目的，包括:

• 目的声明:政策存在的原因以及基本的指导方针。
• 期望和遵从性:公司将如何帮助员工报销费用，员工必须做什么才能获得报销，以及不合规行为将如何处理。
• 解决欺诈、贿赂和腐败问题公司在这些问题上的立场是什么?
• 解决歧义的领域:明确谁授权费用和谁支付。

考虑与你的业务相关的费用类型

列出哪些费用是允许的，哪些是不允许的。一些常见的费用类型包括:

• 家庭办公室/远程工作
• 旅行
• 沟通与互联互通
• 运输

一些常见的不允许的费用可能包括:

• 个人与工作无关物品
• 停车罚款
• 健身俱乐部会员费
• 个人信用卡费用
• 商务旅行时损坏或盗窃个人财产

政策之外:支出管理的自动化解决方案

迈出控制现金流的第一步，制定员工费用政策是至关重要的。但是，你可以通过从手工的、纸质的、内部的费用管理流程转向自动化的、基于云的解决方案来消除对员工费用的猜测。

使用Concur Expense，您可以自动提交和批准费用，员工可以使用高评级的移动应用程序轻松提交费用报告。易于使用的仪表板为您提供员工费用的统一视图，因此您可以跟踪关键数据，清楚地了解花费的金额和位置。建立自动化系统可以帮助您保持合规并降低风险，同时满足不断增长的业务需求。

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