欺诈和合规
您的公用事业或能源公司如何处理支出合规?
公用事业和能源公司必须遵守市、州和联邦法规，包括联邦能源管理委员会(FERC)的法规。然而，许多这样的组织有多个过时的、本地的遗留财务系统来维护和审计员工的支出数据。
这就很难:
- 看看钱是怎么花的，是谁花的。
- 在发生之前审查和控制员工支出。
- 执行并改善支出政策、会计和财务法规的符合性。
- 找出可能隐藏在通道或系统中的数据模式。
- 积极识别和减少开支欺诈，浪费和滥用。
答案吗?现代化和自动化
为了克服这些问题，公用事业和能源公司需要实现系统现代化，以便能够自动化支出控制并提高合规性。
这使得内部团队能够:
- 获取数字记录，提高费用报告的准确性。
- 在采购点插入控制，以减少欺诈和管理不合规。
- 通过支出请求和批准获得对未来旅行和支出的可见性。
- 跨团队和地点提供安全的、基于云的解决方案。
- 利用人工智能和机器学习自动审查费用和收据数据。
- 更重要的是，它将提供更多的清晰度和确定性，以便在支出方面做出更好、更明智的决定。
然后……审计花
当支出发生时，组织还必须有适当的工具、程序和过程来审计员工的支出和支出报告。由于手动进行审计可能非常耗时、压力大，而且费用昂贵，这些组织应该寻找一种技术解决方案，它可以同时自动化审计过程并提高效率和遵从性。
插入支出控制以达到合规性的最佳实践
当您的组织提高其支出管理系统的水平时，请确保应用最佳的支出控制实践以确保合规性，例如:
- 制定直接的支出政策．确保这些鼓励消费，支持你的公用事业组织的目标。
- 提供关于您的差旅和费用政策和工具的持续培训．这将使你的员工做出更多符合政策的支出选择。
- 在支出发生之前要求预先授权。让经理提前审查办公室费用、设备、里程等支出，以防止违规行为。
- 使用旅行者内置政策的在线预订工具。限制不同类型的旅行者选择政策外选项的能力，以提高合规性和修改行为。
- 使用带有内置政策和用户指导的费用报告系统。插入支出阈值、标志和其他自动通知，以帮助指导用户填写支出报告。这可以帮助预防和识别不合规的行为(例如，缺乏文档，超支，未经授权使用费用类型，等等)。
- 使用手机收据捕获和点对点GPS里程跟踪。这不仅将消除扫描或附上纸质收据的费用报告和确保准确的里程报告，而且它还增加了数据输入的准确性。
- 定期进行审计，以确保符合您的政策。这将帮助您确定任何可能需要培训的领域。
- 执行健全的报告来分析支出并作出改进。
现在是更新你的系统和自动化支出管理的好时机。一个好的支出管理解决方案不仅可以帮助你的组织插入重要的支出控制，并获得更多的员工支出可见性，而且它还将增加对公司支出政策的遵从性。
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