保持简单的魔力:实现旅行、费用和发票自动化

SAP SuccessFactors和Concur at的项目经理Roeland Vanbeselaere说:“无论你在哪里实现一个工具，你都可以以最好的方式开发它，但它也需要被业务以正确的方式使用。Flexso在SAP Concur Conversations播客的最近一期节目中，他说。作为实施合作伙伴和经销商，Flexso在帮助客户整合Concur方面取得了巨大成功，SuccessFactors和其他SAP系统．成功的秘诀是什么?Vanbeselaere说:“这是一些小事情。”他描述了能够顺利而迅速地登录到后台办公室和财务系统的重要性，尤其是作为第一次工作的员工。“这对终端用户和后台办公室都非常重要。”

加入我们SAP Concur Conversations的这一集，我们将深入探讨系统集成的重要性，以及项目管理专家(如Flexso的那些人)如何将客户置于驾驶员的位置，帮助他们构建流畅的系统，使手动、前端和后端财务办公室流程自动化。“那是他们真正感到高兴的时候。它会自动进行，然后他们就可以真正专注于自己的关键活动。”“我们在那里指导他们如何做出改变，如何进行培训，并真正教他们如何在这方面做出改进。”

这四集的播客系列庆祝Flexso作为一个SAP合作伙伴奖收件人。在我们的播客频道收听每一位获奖嘉宾，SAP同意对话，获取管理您的旅行、支出、合规项目等的最佳实践。你也可以在以下网站收听本期节目:苹果|亚马逊|Spotify|ListenNotes|Acast或谷歌．

珍妮迪翁:

大家好，我是珍妮·迪翁。我是SAP Concur公司的价值体验副总裁。我的团队与客户一起解决业务挑战，以帮助支持您的目标和目标，贯穿您的全年和整个业务。今天，我要和Flexso的Roeland Vanbeselaere谈一谈。Flexso是我们的合作伙伴奖得主之一。Roeland，我希望你能向我们介绍你自己，也向我们介绍Flexso。

Roeland Vanbeselaere:

嗨，珍妮，首先，谢谢你给我颁奖。我觉得收到一些东西总是很棒的，这是对我们与SAP Concur合作的一种认可，对此我很高兴。首先谢谢你。也许需要介绍一下我自己，我是Flexso的一名项目经理，专注于SuccessFactors的实现。另一方面，关注SAP Concur。我想我已经在Flexso工作了，当我开始在这家公司工作大约10年，11年了。一直从事SAP产品的工作，主要关注人力资源和部分财务。在这几年里，我获得了很多项目经验，也有一定的业务经验。六七年以前，我从Flexso变成了我们的客户之一，成为了人力资源业务合作伙伴。三年前我不得不回到Flexso。 So now again, I can combine the business expertise `and as well, the project, the SAP experience together in one hand.

我觉得这有点像我。想想Flexso, Flexso成立于2004年，当时是一家专注于SAP的小公司，只有一个小团队。我认为在过去的18年里，SAP已经成长为一个非常可靠的端到端合作伙伴。今天，我们拥有450多名顾问，专注于SAP内部的各个方面。我们真的希望成为端到端的合作伙伴。与我们的客户和团队一起。我想我们是多年前从比利时开始的。现在我们还扩展到荷兰，卢森堡，奥地利。所以我们正在扩展我们的专业知识，在40多个国家开展不同的项目。目前我们有超过150个活跃客户。我认为，在Flexso，我们真的是所有客户的合作伙伴，真正关注与SAP有关的一切。无论是人力资源、财务、ERP、技术部件集成、数字创新，这都是我们整个公司真正关注的。

珍妮迪翁:

是的。当您在SuccessFactors和Concur之间讨论您的工作时，我一直在想，您是在把所有的工作都放在SAP家族中，它实际上是把所有的工作都放在SAP家族中。我也着迷。你和我以及许多在SAP生态系统中工作的人有着相似的故事，你曾经在商界工作，然后来到这个组织。以你为例，你在组织里，你出去经商，然后又回来。您认为在这样的环境中工作的经验，是否帮助您在Flexso的工作中更加以客户为中心?

Roeland Vanbeselaere:

是的，我认为这是绝对的，我可以比较这两个时期。我想现在要容易多了，因为我和客户说的是同一种语言。我认为这是非常重要的如果他们谈论的是能力，我们谈论的是薪酬和工资。我亲身经历过，作为一个终端用户，我知道这些系统的收益和缺陷在哪里。现在我可以把它们结合在一起，我比以前更能理解客户。所以对我来说，这是一种额外的价值，因为我有真正在车间工作的经验，并且真正理解客户的语言。这对我在过去三年所做的项目中有很大帮助，让我有了更有效的实施，更有效的知识，并真正努力缩小系统和客户需求之间的差距。在SuccessFactors中，我认为SAP Concur和其他例子也是一样的。

珍妮迪翁:

你的话让我很有共鸣。我认为这是真的。一旦您进入了商业世界，并且在应用程序的另一端工作过，您就会倾向于使用相同的语言，并且您拥有了宝贵的经验，特别是在项目的变更管理和实现领域。因此，当你考虑到一个客户来Flexso进行实现时，当你在多个产品上进行这些实现时，公司如何保持该战略和客户目标的焦点?

Roeland Vanbeselaere:

我认为这是非常有趣的问题。我认为对我们来说，例如，改变和培训，这是我们战略的关键。比如SAP Concur，我认为它非常重要。正如我在一开始所说的，我们希望成为我们组织的端到端的合作伙伴。对我们来说，改变训练，转变是关键。在很多项目中，你经常会想，“好吧，我们只需要实现一个工具，然后一切就会顺利进行。”

我想我们真的被说服了。这不仅仅是一个工具。我认为，无论你在哪里实现一个工具，你都可以以最好的方式开发它，这一点非常重要，但它也需要被业务以正确的方式使用。他们需要在日常活动中接受它。这就是为什么，如果你观察Flexso内部的变化和培训，你会发现我们在项目方法论中确实做到了这一点。我们总是很早就开始，真正专注于准备业务，确保你知道，在项目过程中会发生什么变化和培训，与他们一起真正关注这些。

过程是什么?这将如何实现?在项目完成后和完成后的不同阶段，企业需要如何做，我们真的在努力加强它们，真正专注于，好了，我们已经完成了这个项目。什么是附加价值?我们还可以进一步改进什么?确保整个项目都与项目计划保持一致。如果你看看我们Flexso的云工具策略，我认为SAP Concur就是其中之一。我们发现这种策略确实适合所有方面。这就是我们把它纳入战略的原因。我认为这对我们在不同的项目中也是非常重要的一点

珍妮迪翁:

对我来说，你说了很重要的话。我想每个顾客都会忘记。也就是说，你已经购买了工具，你只是假设，一旦这个伟大的工具到位，一切都会完美地工作。但现实是，在准备工具和支持工具以及围绕它的过程中有很多艰苦的工作，一旦工具到位，人们在项目结束时意识到，“哦，天哪，我以前没有考虑过这个问题。”当，真的，按照你的观点，变更管理应该放在关于你的项目的战略对话的最开始。所以我真的很喜欢你把聚光灯从一开始就放在这上面。

Roeland Vanbeselaere:

我认为这对我们非常重要。所以我认为，如果你能真正关注工具旁边的变化和培训，那么我认为你总是有一个成功的项目。

珍妮迪翁:

我们已经讨论了一些关于变更管理的内容以及关于实施的策略以及如何运行项目。我很好奇，你能不能举一两个例子说明你的客户面临的挑战以及你是如何解决的?他们是否非常清楚地关注某个特定领域，比如成本控制或员工满意度?你有什么可以和我们分享的吗?

Roeland Vanbeselaere:

是的，我想我们已经做了很多项目，不仅是实施，还有SAP Concur培训的改变。我想每个人都会想，SAP Concur，它只与费用有关，但它远不止于此。认为两个客户。我们之前在一起工作过很多次，他们也想实现Concur，我们也有机会在那里进行全面的培训。如果我看看我们遇到的挑战，如果我们和客户一起讨论，你们遇到的挑战是什么?这是可能的，我们可以想想如果你看看培训的变化，有很多时候在业务中缺乏带宽。所以我们看内部资源，每个人都在工作，工作，工作，做着他们每天的活动。除此之外，你还需要做一个项目。

除此之外，他们还需要做出改变和培训，然后就是选择你的优先事项。然后人们经常认为，或者有这样的印象，改变是不需要的。就像我之前提到的，改变真的很重要。这是我们看到的挑战之一。例如，我们看到的另一个挑战是，企业并不总是拥有如何实现的技术知识，例如，一个新的费用工具。在那里，我们也看到了很多技术方面的东西，功能方面的东西。而这种结合我们并不总是有正确的经验。这也是Flexso作为合作伙伴的优势所在。我们知道培训中的最佳实践是什么，例如，想想SAP Concur作为一个支出工具，这不是火箭科学，但这或多或少是关于我们如何处理它的问题，并真正看到用户有一个现代的方式和有效的方式进行培训，例如。这些都是我们在改变和培训中看到的挑战。

我们如何用Flexso在不同的话题中给出答案。我再次强调，这要从准备业务开始，确保他们在项目一开始就明确了自己的期望。让客户坐在驾驶员的位置上总是很重要的。我们在那里指导他们如何做出改变，如何进行培训，并真正教他们如何在这方面做出改进。

再说一次，这也是Flexso的故事。我们希望专注于项目期间的心态平和。我认为公司与实施某个项目有关。他们需要专注于他们的附加值。而作为搭档，我们会拿走所有其他的东西。这就是我们真正关注的地方在最后一个解决方案中非常简单。我认为非常重要的是我们有一个清晰的培训计划和战略，有清晰的培训材料，确保他们充分了解业务，确保赞助商参与，良好的沟通计划等等。所以我认为这是我们试图回答这些挑战的方式，确保我们有一个成功的项目。

珍妮迪翁:

我非常喜欢这个解释，因为它确实说明了合作伙伴如何在你的项目中发挥作用。时间和任务的优先顺序，技能的优先顺序以及引入你在组织中可能不具备的特殊技能。当你作为一个公司或组织在推动项目的时候有人在那里，你有额外的资源来帮助你成功。你不需要成为每个人的一切，但你可以提供框架和大纲，推动项目，而合作伙伴可以进来，通过提供资源专业知识和特殊技能，为你真正提高体验，使这些项目成功。

因为我们并不总是根据“哦，你知道如何管理一个技术项目吗?”我们通常不会这样雇佣员工，除非他们真的一直在技术项目中工作。所以当我们谈论类似的事情时，你提到了一点合作伙伴带来的不同，并暗示了客户在准备与合作伙伴合作时可能应该采取的各种步骤。但你能再展开一点吗?我们的客户群是否真的需要关注关键部分?

Roeland Vanbeselaere:

是的。如果你的意思是多多少少我们应该如何准备，比如，想想那里。我一直给客户的建议是在项目开始的时候，在销售的时候知道你需要在项目中加入哪些人。如果我看看SAP Concur，它是一个多个部门需要相互协调的工具。你有IT，你有人力资源，你有财务，你有业务。在项目开始时，你必须重新调整并参与其中，这一点非常重要。而且你有明确的企业主。我认为这是非常重要的一点，不仅是内部合作伙伴，而且是外部合作伙伴。比如SAP Concur，你与一家旅行社合作。重要的是，他们也是好的董事会，他们知道对他们的期望是什么，信用卡公司等等。

所以我认为，这些准备工作知道谁参与了这个项目是非常重要的。除此之外，还要确保你的项目，规划，资源规划等等都是正确的。我认为这是非常重要的第一部分。如果我看旁边的准备工作，我总是给的建议是在项目过程中想想你想作为一个公司或一个项目在哪里落地确保你想要的是一个成功的项目，你想要知道的工具的最终状态是什么这是非常重要的。

另一种意识应该很快在预售阶段开始。我认为这是我们经常给出的建议，告诉我们如何做好准备。也许另一个也有很好的能见度。如果您查看SAP Concur，请确保您对您的财务流程和每个部门、每个国家、每个部门有良好的可视性，并了解您的公司目前在做什么，但也要对它持开放态度，并尝试适应最佳实践。SAP Concur是一个云工具。所以它有最佳实践，确保他们有正确的平衡，有正确的期望。我认为最后一点也是，我认为资源，总是与资源有关，要确保资源是可用的。

珍妮迪翁:

我喜欢这种全面的视角，因为你刚刚提到的许多事情是人们在深入项目之前不会想到的，直到他们进行到一半。当事情开始失败时，你没有能力回到最初的计划或回到最初的思考过程，因为你已经在项目中投入了太多，这会减慢进度，甚至会因为之前没有想到而停止项目。

Roeland Vanbeselaere:

完全同意。

珍妮迪翁:

是的。我们已经讲过Flexso的方法，我们已经讲过为什么合作伙伴是合适的，有时可以决定一个好项目还是一个伟大的项目。但你之前提到了一些事情，如果可以的话，我想回到刚才的话题。这就是技术的全部思想，在一个组织中，在我们的客户工作中，那些集成的部分，我们谈论的是过程，但我们很少谈论那些与现有系统的集成。为Concur系统提供信息或者从Concur系统获取信息。我们能谈谈集成对于一个项目的成功意味着什么，以及Flexso如何从集成的角度工作吗?

Roeland Vanbeselaere:

是的，我认为技术和整合部分也很重要，甚至同等重要。我认为，集成部分并不总是对所有终端用户可见，但它可以使与之共事的业务人员的生活更轻松。这就是为什么集成是如此重要，因为有了好的集成，我认为你可以赢得很多时间作为一个企业，例如，作为一个财务团队，使用SAP Concur。如果你有很好的整合，你就能赢得时间，你就能专注于附加价值或你作为一个人需要做的事情。我认为我们在集成中看到的挑战，例如，在SAP Concur中，人力资源数据和财务数据彼此不一致。所以人们需要手动输入。例如，新员工在员工内部发生变更，或者需要在财务系统中手动记录费用。

Roeland Vanbeselaere:

然后我们真的看到使用SAP Concur的人力资源团队和财务团队，他们真的需要一个可以与他们的工具集成的灵活的解决方案。如果我看看SAP Concur，再看看SAP生态系统，我认为SAP Concur非常适合这一点。例如，将它与SAP FICO系统的成功因素系统连接起来。这是非常重要的，因为这两者是相辅相成的。正如我所说，它并不总是可见的，但非常重要。这是Flexso真正关注的。

我认为我们对任何系统和SAP生态系统的集成都非常有经验，因此对SAP Concur也是如此，我们试图创建一个连接的方法。所以我们真的会去问客户，“好吧，你的景观，你的建筑看起来怎么样?”我们试图建立一个连接器确保SAP Concur与你的人力资源数据，财务数据以一种自动的方式连接起来。这也是Flexso作为SAP端到端合作伙伴所代表的故事。这也是我们与众不同的地方。如果我们把它与竞争对手的工具结合起来，那就是我们与SAP Concur一起做出不同的地方。然后，这就自动地把增加的价值返还给客户，也就是客户最终将获得的投资回报，虽然并不总是可见的，但非常非常非常重要。

珍妮迪翁:

作为一个在全球范围内实施Concur的人，以及一个与客户一起构建Concur平台的人，我100%同意这一点。集成可能是决定项目成败的因素之一。我们经常谈论员工体验，但我们倾向于关注旅行者，也就是你在人力资源团队和财务团队中提到的Roeland的后台体验，你可以有最先进的系统，如果它能很容易地为你的前端用户工作，但在后台办公室，他们必须手动完成所有事情，你从前端用户那里得到的一切，你从后台团队那里失去的一切。

Roeland Vanbeselaere:

是的。这是一些小事情。你开始的第一天，你打开Concur并自动登录。如果这些都被整合了，你的人力资源数据就可用了。你进入并展开它会在几天后自动偿还。这对终端用户和后台办公室都非常重要。这是他们真正高兴的地方，它自动进行，然后他们可以真正专注于他们的关键活动。

珍妮迪翁:

我有时会想，如果我错了你可以纠正我，但我的经验是，人们认为节省成本与预订工具的节省有关，并能够提供合规的支出，我并不是说这不重要。这是非常重要的，但如果你做对了集成，实际上可以避免大量的成本。正如您所提到的，不需要花费时间手动将员工输入系统或从财务角度进行系统日志条目之外的手工操作，所有这些部分加起来需要大量的时间和金钱，如果它们能够被自动化，那么这些时间和金钱是可以避免的。

Roeland Vanbeselaere:

是的。我认为这就是SAP Concur更强大的原因。你可以很容易地展开它。例如，你可以从两个，三个国家开始，第一波，第二波，你增加国家，你已经建立了整合。所以这算起来了。这就是解决方案的灵活性体现出来的地方，这很好。我们总是看到客户对此非常满意。这就是真正的附加值。

珍妮迪翁:

是的。可伸缩性是巨大的。我们已经讨论了我们如何管理，Flexso团队如何保持这些战略和目标。你如何从头到尾地看问题，我们已经讲过一些关于这些整合以及人们如何准备的内容。你如何衡量一个项目的成功?我知道每个公司都有点不同，但成功是用使用它的人数来衡量的吗?是用缺少人工干预来衡量的吗?从Flexso的角度来看，你如何衡量项目的成功?

Roeland Vanbeselaere:

首先，对我来说，如果我看看我们的活跃客户，就像我一开始说的，我们有超过150个活跃客户，这些是从一开始就有的客户。两三年前，我们从SAP Concur项目开始，我们开始的那些客户现在还在。这很重要，我们可以说，好吧，我们和你做了一个项目，但你也把Flexso视为一个长期的战略合作伙伴。现在我们一起改进SAP的流程。确保他们最终有更好的解决方案。对我来说，这是衡量成功的首要标准之一，如果项目不成功或者实施不成功，客户就不会再来找我们。

我们在我们的支持组织中看到了这一点，但是，在战略部分，我们看到了这一点。这一点非常重要，但并不总是衡量标准。制定指标也非常重要。系统的使用强度如何?但我经常把这些指标联系起来，公司用了多少?有多少费用报告?但我把这与我们收到和支持的问题联系起来。

例如，如果你看到，好的，我们在支持中得到了很多复杂的问题，这意味着，好的，这个工具的基础是好的。每个人都可以，就像我说的，这不是火箭科学可以用简单的方式使用这个系统。然后我们看到支持者，我们收到更复杂的问题。对我来说，这也是成功的衡量标准。所以这个平衡，并不总是关于生成的报告的数量，但是，如果你看你的支持组织在项目之后，在上线之后，我们会看到我们有什么问题。对我来说，了解改变的成功实施和项目中各方面的培训非常重要。

珍妮迪翁:

谢谢你。是的。我认为这些都很关键。我们倾向于主要关注kpi，但您所谈论的实际上是那些增量的流程改进和程序性改进，它们经常在混合中丢失，而不是放在前面和中心。所以我很高兴你从成功的角度来看待这个问题。我们已经讨论了很多这方面的内容。你刚才提到的一件事让我很感兴趣，你有很多和你在一起很长时间的客户。在这种情况下，我们知道这些工具是可扩展的。你是否在帮助他们扩大业务范围，以应对商业环境的不同变化?我们知道生意不会一成不变。 There's so many different pieces that are affecting it, whether it's a pandemic or recession, how do you continue to support those customers who start with you on these projects and continue to stay with you?

Roeland Vanbeselaere:

我认为回顾这个项目是很重要的。我们开始项目时的目标是什么，然后我们想在哪里结束?我们试着和客户一起做，看看哪些小的改进可以为团队和企业节省更多的时间。这可以是，例如，如果你看SAP Concord，手机的使用，例如，如果你看到那里只有30%到40%的业务使用移动应用程序你说，好，我们如何改善它?因为移动SAP Concur应用程序非常棒，可以为您节省大量时间。我们如何确保达到80%或90%呢?然后和客户一起，我们认真思考，我们能改善改变培训吗?我们可以制作新的培训材料吗?

我们能否推广更多的东西，然后真正关注系统的使用情况，但我们如何才能改变这一点呢?但同时也认为扩张是很重要的。SAP Concur中也出现了许多新的应用程序。怎么积分呢?例如，如果一个客户使用某种模式，现在还没有，例如，在大流行期间，你所举的例子，我们看到很多客户没有使用旅行，因为旅行完全停止了。我们当时只做了费用。现在我们看到客户又回来了，好吧，我们现在怎么把旅游流程整合进去呢?这是和他们一起看的。再一次，与客户一起制定战略路线图，哪些事情可以给您带来额外的价值，并确保您在SAP Concord中获得投资回报。这是我们真正想要关注的。 So evaluating together, them giving them small tips, hints of what could be an improvement, and then they can think about it. And then we can for example, start an improvement wave.

珍妮迪翁:

所以当你思考这个问题的时候，如果我要看看你如何处理你的客户，你不仅仅是在一个一次性的项目中处理，你是在整个平台的生命周期中成为一个值得信赖的顾问，因为你知道他们是谁，你可以为他们的流程和业务提供额外的价值。所以他们不需要向新的资源重新解释他们是谁或他们做什么。你在那里能够主动地对他们说，“嘿，我认为你真的应该看看这个。”这是一项非常有价值的服务。

Roeland Vanbeselaere:

是的，我认为对我们来说，因为我自己更关注人力资源和财务，我认为这是关于员工的生命周期。有人从公司内部开始。入职过程是怎样的。他或她是如何进行培训的?补偿是怎样的，作为雇员的一小部分支出，他如何确保以正确的方式得到补偿。这就是我们与客户共同关注的地方，员工生命周期中的哪些部分已经被触及，或者可以被触及，或者可以在组织中增加价值。每个组织都是不同的。我认为，作为执行伙伴，我们带来了我们从其他项目中获得的最佳实践和经验。然后我们就可以结合成，最好的工具，为客户提供完整的工具。

珍妮迪翁:

你知道，这是整个雇佣退休，我们适合在哪里?我们几乎无处不在。我们在雇佣的过程中适应整个生命周期然后是退休。所以我喜欢这种财务和人力资源结合的观点。这真的很有道理。这很有道理。我知道我不想占用你们太多的时间，但我在想，有没有什么我忘记问你们了或者有什么你们想说但我今天没有提到的?

Roeland Vanbeselaere:

我想我们已经讨论了很多话题。谢谢大家的提问。是啊，我觉得我们很幸福。最后的两三年是使用SAP Concur工具。我认为，随着我们与SAP一起进行的发展，这是一段伟大的旅程，我希望我们可以继续很长一段时间。

珍妮迪翁:

好吧，非常感谢。谢谢你！Roeland敬你和Flexso的所有人。我们欢迎您成为SAP大家庭的一员。我们期待着继续与你们、与我们的客户合作，让他们的生活更轻松，让他们的业务目标更容易实现。所以真的非常感谢你的时间和你对我们客户的关心。我们真的很感激。

Roeland Vanbeselaere:

谢谢你！

珍妮迪翁:

是的。这是Jeanne Dion代表SAP Concur。亲爱的听众们，非常感谢你们抽出时间来听我们的节目。如果你有任何问题或想了解更多关于Flexso或SAP Concur的信息，请访问我们的网站，concur.com．我们希望您能提出任何问题，如果您已经是我们的客户，也可以联系您的客户主管。再次感谢大家，我们将在下次SAP Concur对话中继续与大家交流。

在我们的播客频道收听每一位获奖嘉宾，SAP同意对话，获取管理您的旅行、支出、合规项目等的最佳实践。