我们回答:什么是费用报告?以及其他常见问题。

• 什么是差旅费用报告?
• 什么是收入和费用报表?
• 一份费用报告应该包括什么?
• 我真的需要报销单上的每一笔费用都有收据吗?
• 谁批准费用报告?
• 如果我发现雇员的报销单上有无效的或私人开支，我该怎么办?
• 我如何创建一个费用政策?
• SAP Concur费用报告服务对小型企业来说是否负担得起且高效?

到目前为止，费用报告是管理和跟踪员工业务费用的最佳方式。这些业务费用通常包括:

• 差旅费用
• 客户端饭菜/娱乐
• 里程
• 供应

员工自然希望为企业花费的任何个人资金都能得到回报。费用报告允许员工记录每一项业务费用，提供相应的收据，并从公司资金中获得报销。

然而，费用报告的真正受益者是企业所有者。费用报告可以很容易地控制支出，并确保从总收入中扣除适当的金额，这样你就不会支付超过必要的税款。

什么是差旅费用报告?

对于大多数企业来说，费用报告和差旅费报告之间的区别是不必要的。一些组织要求员工在出差后立即在单独的差旅费用报表上记录和报销特定的差旅费用。同一名员工可以就与旅行无关的业务费用单独提交一份非旅行费用报告。

这一策略可以帮助将不同原因的支出划分为不同的类别(具体到商务旅行的支出很容易统计)。它还可以确保员工在机票和住宿等大额支出上及时得到回报。然而，底线是没有必要提供两种不同类型的费用报告，也没有必要要求为差旅提供单独的费用报告。

什么是收入和费用报表?

收入和费用报告与费用报告完全不同，通常是使用会计软件或由公司的会计或财务部门创建的。这样的报告通常也被称为损益表或损益表。它详细记录了特定时间段内(例如一个月)的所有资金流入和同一时间段内的所有资金流出(租金、工资、保险、水电费等)。

一份费用报告应该包括什么?

虽然费用报告应该根据您的业务需求进行定制，但标准的费用报告通常包括以下字段:

• 员工的名字
• 费用报销总额
• 已收垫款(如适用，可从偿还款项中扣除)
• 小计
• 您自己的编码(例如，您可能希望按客户、业务目的或部门对费用进行编码)
• 各项费用金额
• 每项费用发生的日期
• 每项费用(如住宿、餐饮等)的描述及原因

费用报告应始终提交与索赔总额相匹配的分项收据。

我真的需要报销单上的每一笔费用都有收据吗?

是的!作为一个企业主，确认每一笔支出的有效性不仅很重要，而且如果你接受了美国国税局(IRS)的审计，收据是不可转让的。如果索赔的费用没有可接受的相应收据，该费用可以被取消，您将负责任何税收和罚款。

美国国税局希望你提供一般的书面证据，如收据、已注销的支票或账单，以支持你申报的业务费用。

保存收据对员工和企业主来说都是一个巨大的痛点，这也是许多企业开始求助的原因之一无纸化费用申报．

谁批准费用报告?

根据您的业务，您可以决定要求一个或多个级别的批准您的费用报告。例如，只有10名员工，企业所有者可能独自承担审查和批准所有费用的责任。对于100名或更多的员工，这种模式将不太可行，可能部门和财务经理都将在允许报销之前审查和批准费用报告。

如果我发现雇员的报销单上有无效的或私人开支，我该怎么办?

当钱已经被员工花掉了，这是一种不舒服的情况。然而，迅速处理这一事件非常重要，以确保不合规支出不会成为公司文化的一部分。

我们建议通过电子邮件给员工发一封信，告知他们提交的费用不能报销。这封信应该包括拒绝的原因(例如，提交的费用不符合你的费用政策，购买不是用于商业等)。

防止不适当的费用报销和消除围绕哪些费用是可报销的灰色地带的最好方法是有一个明确的费用政策在的地方。

我如何创建一个费用政策?

SAP Concur开发了一个完全可定制的费用政策模板美国中小企业。它是绝对免费的，只需几分钟就可以定制。您完成的费用政策将包括:

• 目的陈述
• 员工和经理的职责
• 零容忍欺诈条款
• 分项报销费用
• 除外责任

或者，你的人力资源部门可以制定一份费用政策。

SAP Concur费用报告服务对小型企业来说是否负担得起且高效?

如果管理费用报表对你来说听起来很耗时，你并不孤单。我们每天都与各地的小企业合作，消除纸质费用报告的麻烦、风险和成本。

我们的服务不仅适用于各种规模的企业，而且比人工费用报告的成本更低。观看这段两分钟的视频看看Concur Expense是如何运作的。如果你喜欢你所看到的，请测试我们的自我引导的费用演示．