以数字方式一步一步地改变你的财务状况

长期的商业成功意味着与不断变化的世界保持同步。在新产品、新竞争对手、波动的市场、不断变化的客户需求、全球危机等等之间，期待意外是新的常态。在任何情况下，技术都是保持业务稳定性和敏捷性的关键，但与其他一切一样，数字化转型是一个由许多机会时刻组成的旅程。

通常，考虑数字化转型的企业面临的最大问题是，“我从哪里开始?”

对许多企业来说，答案在于财务自动化。

最近的市场混乱和不断变化的工作环境和生活方式几乎肯定会促使你改变与客户互动的方式。也许你正在与他们远程联系，寻找新的分销渠道，或者允许他们以新的、更方便的方式支付。无论如何，你很可能已经迈出了数字化转型的第一步。但是，如果您的员工仍然使用纸质和电子邮件流程来进行差旅和费用管理以及供应商开发票，那么您就错过了控制业务支出、改善现金流并为未来做好准备的关键时刻。

数字金融转型的第一步应该是评估你目前所处的位置。

弄清楚哪些地方还在使用纸张和电子邮件来跟踪和管理支出以及与支出相关的交流。还要检查您的ERP系统，以确定您所拥有的功能是否提供了您所需的近乎实时的支出洞察和简化的支付流程。最后，看看你的员工在哪里以及如何工作，看看你的系统是否给了他们在家庭办公室或外出时保持高效的灵活性。

一旦你把所有这些流程都规划好了，就该确定哪些是有效的，哪些是无效的。旅行和费用是一个很好的开始。向你的员工询问你的费用报告流程——需要多长时间，出现错误的频率有多高，经理和应付账款(AP)要花多少时间来追踪丢失的提交和批准?人们需要多久才能得到补偿?接下来，检查您的供应商发票的简单性、速度和准确性，并询问自己丢失发票、延迟付款和错过折扣是否会影响供应商关系和您的底线。最后，检查你的财务团队，看看他们是否有支出能见度，他们需要防止浪费的支出，改善现金流，并使支出策略与你的业务目标一致。

除了考虑花费过程之外，您还需要检查花费策略。这包括衡量政策外的支出以及员工对支出政策的熟悉程度。您需要一个开销策略，它能覆盖您的开销活动的所有范围，同时还能提供所需的业务影响，包括减少错误、更大的成本节约、更强的安全性和更高的遵从性。支出政策应该易于发现、理解和应用——理想情况下，应该直接构建到您的支出管理流程中。

现在您知道了需要解决哪些问题，是时候召集您的人员并让他们参与实施解决方案了。

你的利益相关者列表应该包括领导者、经理，以及来自AP、采购、人力资源、财务、IT和任何其他定期处理支出流程的部门的人员。通过将所有这些人聚集在一起，您将能够确保清楚地了解支出管理数字化如何提高流程效率、可视性、成本控制、现金流、安全性和合规性以及员工安全和满意度。这不仅有助于证明变更的必要性，而且还将简化向新的自动化系统的过渡。

对于那些仍在犹豫或对改变感到紧张的人来说，提醒他们，基于数字化、云计算的支出管理可以为财务和会计员工每周节省12到13个小时，同时还可以让他们在任何地方自由工作。¹对于保守的预算鹰派，一定要提供一份成本效益分析，考虑到通过减少错误、抑制政策外支出和增加汇款折扣可以节省的所有资金——更不用说通过提高支出能见度可以节省的资金了。至于IT，确保他们知道任何数字化计划都包括与信誉良好的供应商合作，可以为他们提供顺利推出和运营所需的支持。

72%的企业领导者认为，自动化差旅和费用管理解决方案为他们更好地应对业务挑战提供了更高的支出能见度，这证明了财务自动化的最佳时机。²

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1. - 2。《差旅、费用和供应商发票管理研究》，易观梅森，2022年。