高等教育的动态支出管理:建立具有强烈注意义务原则的旅行计划

随着高校努力重新启动并优先考虑因COVID-19大流行而中断的旅行和支出管理计划，机构有义务——注意义务(DOC)——保护学生。随着时间的推移，DOC流程已经发展得更加全面，现在是大学领导层的首要任务。在20世纪60年代之前，学院和大学都是“代替父母”运作的，即在一个人的父母的位置上运作，这让人产生了一种期望，即大学会照顾好自己照顾的学生的福利和安全。当英国在2007年通过了《企业过失杀人和企业杀人法案》(《过失杀人法案》)，对严重违反注意义务的公司承担刑事责任时，更多的组织实施了DOC流程。虽然高校现在也纷纷效仿，但挑战依然存在，尤其是在员工、教师和学生分散在世界各地的情况下。

虽然DOC协议一直适用于国内和国际旅行，但日益增长的教育全球化和对学生出国留学项目的日益关注正在促进该领域的进步。高校现在的任务是确定自动化领域，简化供应，并增加与旅行者的沟通。以下是领导者可以在其机构的差旅政策中优化DOC原则的四种方法。

1.建立旅行审批和预订流程

对于学院和大学来说，建立差旅管理项目意味着决定跟踪哪些数据，以及在后勤方面如何跟踪。通过采用SAP Concur技术，大学可以简化报告，了解支出情况，并在旅行期间发生紧急情况时获得通知。例如，当使用Concur Request时，大学可以确定访问目的地是否安全，以及风险是否大于旅行的需要。通过在申请表上添加额外的标准，大学可以修改工作流程，并在旅行批准前检查是否需要进行体检。这种正式的旅行申请流程有助于降低可能的风险。大学还可以通过强制执行传统上没有执行的旅行计划来最大限度地降低风险。我们听到许多机构现在要求至少在Concur travel预订航空旅行，或者推广使用TripLink在SAP Concur内部收集这些数据。例如，在SAP Concur对阿拉巴马大学的案例研究该大学概述了它的计划，要求所有非必要的旅行都必须通过Concur travel预订。最近与客户的讨论表明，这些流程对教师、员工和学生很有吸引力，因为在大流行之后，旅行者对安全的看法已经发生了转变。

2.优化旅行者沟通

一旦旅行被批准并预订，大学就有责任向旅行人群传达重要信息，包括向学生和教师介绍旅行风险，并实施沟通/值机协议。这是旅行者和大学之间的合作关系，为旅行者提供最好的服务。基于大学的DOC项目更具挑战性的方面之一是了解旅行者总是在哪里。例如，一个教师或学生可以飞到一个地方，但开车去他们的目的地。如果在该目的地发生了事件，而大学只利用机票预订数据，他们就不知道如何为旅客提供支持。大学需要利用并向DOC的世界观/地图合作伙伴发送预期的旅行数据、预定的行程数据和移动签到，以便风险经理能够快速制定受影响的旅行者名单，并向需要支持或地面疏散的人发送大众通信。

3.鼓励全校参与旅游项目

大学应该确保他们的注意义务项目没有差距，他们的合作伙伴、技术和政策不会孤立运作。领导可以通过组建一个委员会，包括来自公共关系、人力资源、安全和安保、校园旅行和国际项目部门的代表，来促进利益相关者的参与。该委员会还应包括项目主任和院长，以提高沟通的意识、合规性和一致性。这将确保学校旅游项目的知名度和成功，使大学能够保护教师和学生的福祉，并有助于吸引顶尖人才和学生。

4.利用科技来降低可预见的风险

使用正确的技术组合并取消人工报告和流程，大学可以简化报告，更好地了解情况，并在需要时加快跟踪和救援处于危险中的人的能力。SAP Concur表示，在他们25年多的历史中，推动他们前进的是问自己这样一个问题:“有没有更好的方法?”来解决复杂的商业挑战。十多年来，SAP Concur一直专注于如何解决“注意义务”项目中的差距，特别是在那些管理项目没有强制执行的大学。注意义务需求迅速演变，考虑到大流行后与DOC相关的需求，如提供医疗援助或安全需求，DOC提供者变得非常专业化。但是，他们仍然需要全面的数据来为客户提供最好的服务。2021年，SAP Concur转向了一种模式，即通过API自动化向基于大学的DOC提供商提供来自Concur Request、Concur Travel、Concur TripIt和Concur TripLink的所有行程服务，用于外部预订，从而取代Locate，并将其合并数据提供给合作伙伴。随着旅行和技术提供商在支持DOC法规方面的不断发展，大学应该不断审查他们的DOC需求，并结合技术合作伙伴，开发最佳的项目来支持旅行者。

休伦是一家全球咨询公司，与客户合作，推动战略增长，激发创新，引导不断变化。通过战略、专业知识和创造力的结合，我们帮助客户加速运营、数字和文化转型，实现他们拥有未来所需的变革。通过拥抱不同的观点，鼓励新想法和挑战现状，我们为我们所服务的组织创造可持续的结果。作为认证的SAP Concur顾问，Huron在实施差旅和费用解决方案方面拥有丰富的经验，并且了解评估、构建和优化一流差旅和费用管理计划的独特挑战。欲知详情，请浏览www.huronconsultinggroup.com