再次上路:通过优化里程支出来追踪什么是重要的

你已经想了很多关于如何跟踪商业目的的开支，特别是当涉及到活动和旅行的时候。但是里程数呢?虽然这看起来像是一笔小开销，但学习其中的细微差别是值得的。考虑一下以下数据:

• 里程数高的组织报告在里程数相关费用上的花费高达其旅行预算的10.6%。
• 四分之一的司机低估了他们的年行驶里程增加了6000英里或更多。
• 每年，在美国，少报的里程导致组织损失54亿美元

这个问题代价太高，不容忽视。通过放弃文档，您的组织正在增加出于合规和税务目的而故意虚报里程和不准确报告的可能性。而且，在某种程度上，这些有意的尝试或错误加起来会影响到你的底线。这就是为什么把你的里程支出控制在与其他支出相同的标准上是如此重要，这样你就可以帮助你的公司加强控制和合规。要了解你的组织与同行业的其他组织相比处于什么位置，请查看我们2021年的年度里程数基准数据。

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为什么要优化里程支出?

除了享受额外的节省，使用适当的工具来管理里程支出可以帮助您的组织减少有意或无意的错误，并提供可以改变长期行为的见解。

以下是为什么优化里程花费是值得的几个原因:

• 消除手工过程
• 减少对财务团队和驱动程序的跟踪和验证
• 增加跟踪里程数据的准确性
• 减少虚报和欺诈行为
• 增加合规性和减税机会
• 增加成本节约

如何优化里程支出?

那么，如何优化里程支出呢?这一切都始于更清楚地了解组织支出数据的细节。这使您能够看到政策在哪里起作用，您可能遗漏了什么，以及您可以在哪里改进系统以提高效率。使用下面的最佳实践清单，开始优化里程支出，并暴露拖低你的底线的领域:

1. 回顾差旅和费用(T&E)政策，寻找机会鼓励员工使用自动里程数进行跟踪、审批和报告
2. 教育上的里程跟踪工具例如谷歌地图和Concur移动应用程序，确保为您的组织开车的员工启用它们
3. 考虑使用同意FAVR(固定和可变补偿)，适用于每年里程补偿超过$5K的用户
4. 承认一个阈值，租车比里程报销更划算
5. 评估审计规则的应用，以执行通勤扣除法
6. 鼓励只计算里程的用户定期提交，以提高准确性

是时候控制里程支出了

自动里程跟踪消除了报告错误或有目的的欺诈的风险，增加了您控制预算合规的能力。另外，你可以在做这些事情的同时让你的员工更轻松;他们会更开心，更顺从，你也会有信心，你会从你的T&E预算中得到每一点价值。

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