旅行和费用

将注意义务纳入旅行计划时应问的6个问题

SAP Concur团队 | 2023年1月26日

在过去的几年里，员工健康已经成为焦点。人们越来越希望领导者将健康融入公司的结构中，这意味着创造一种关怀文化不再是一件好事，而是一件必须要做的事情。这就是为什么注意义务——一个组织保护员工不受伤害的法律义务——很重要。

当企业领导者为员工创造一个安全的环境时，就建立了员工的信任和忠诚。除此之外，预测风险、采取预防措施和快速响应危机有助于保持业务连续性。底线是什么?企业开始将注意义务视为一种战略工具，在加强和维持组织的同时保护员工。一个:

提高包容性，确保所有员工的安全。
包括心理健康和幸福
提高旅游数据的可见性-无论如何预订。
推动遵守公司政策的定制设置。

所以，当你更新自己的注意义务计划时，一定要用以下有用的发现问题清单武装你的团队成员:

1.他们是怎么订的?

使用您提供的预订工具的员工越多，您就越容易确保他们的安全。为员工提供预订工具将自动显示他们的旅行数据。然而，一些组织表示，他们仍然没有管理旅行风险管理的数据。

由于许多员工仍然有自己喜欢的方式来预订和计划行程，比较工具的采用水平，如同意TripLink和我的旅行网络(MTN)与旅行相关费用的交叉引用将帮助您清楚地了解谁在系统内外预订，并且仍然允许您跟踪所有预订-无论它们发生在哪里。

对您首选预订工具的采用进行修正是可以实现的。一些小事情，比如检查新员工的入职过程，随着时间的推移会产生很大的影响。你是否要求他们建立个人资料并选择使用你提供的工具，比如My Travel Network?根据你的年度入职量，新员工的微小变化可能会导致未来能见度的显著提高。

2.他们从哪里买的?

当员工用公司卡而不是现金购物时，您可以利用这些信息了解他们的位置。在缺乏更多最新信息的情况下，信用卡数据可以提供旅行者已知的最后位置。此外，携带大量现金旅行可能会使任何旅行者成为犯罪分子的目标。公司卡的使用可以作为注意义务计划中的一道重要防线。虽然公司卡的使用是一种有价值的支出管理工具，但您也可以通过检查公司卡的使用水平来评估您的注意义务计划的风险阈值。通过鼓励你的员工使用公司卡，你又增加了一层危机保护。

3.他们什么时候订的?

越早预订，你就有更多的时间来确保采取适当的预防措施。大多数高管利益相关者都认为旅行者安全报告非常或特别重要，因此制定这些措施至关重要。尽管我们生活在一个完全互联的社会，但在商务旅行方面，技术的进步并没有真正帮助我们成为更好的计划者。回顾你的旅行请求策略，看看你是否能在计划与计划之间找到平衡预订窗口优先考虑员工安全。

4.他们和谁一起骑马?

如果您可以为您的组织节省资金并帮助您的团队更安全地旅行，您会这样做吗?你当然会。我们的权宜之计:与其他地面交通选择相比，增加拼车。驾车旅行仍然是商务旅行的主要方式之一。拼车应用程序允许旅行者与其他人分享他们的路线信息，这样其他人就可以跟踪他们的预计到达时间。这使旅行者能够掌握自己的安全。拼车应用中的电子支付也减少了携带现金的需求，并可以自动发送数据以完成费用报告。

5.安全程度如何?

一项来自旅行警卫84%的人声称他们不知道有任何工具可以给他们提供安全提示，或者他们的雇主没有提供这种安全提示或资源。使用工具来检查目的地的风险级别同意TripLink,美国国务院门户网站，或TripIt社区安全得分在批准、预订、出发和旅行期间，优先考虑员工的安全，可以进行简单的检查。为您的组织确定合适的安全级别，并将其反映在您的旅行政策中，这将有助于保持每个人都能接受的风险水平。考虑请求过程和事件响应过程，特别是在风险得分较高的目的地，是策略审查过程中有价值的步骤。

6.如何提高?

积极监控员工在世界各地的位置，并在危机期间与他们沟通和帮助他们，这是一项不小的壮举。鼓励员工提前预订行程，使用你提供的工具和公司卡，这将使你的组织提供一个相关而有效的注意义务计划。

以下是我们的一些最佳实践:

建立一个包括人力资源、差旅经理、财务和安全在内的工作小组
定期回顾你的旅行和支出数据，了解趋势
维护最新的员工信息
提供及时的旅行建议(旅行前和旅行中)
确保能够通过数据和通信点系统识别员工的位置

聪明的公司意识到，调整他们的政策，愿意在差旅和开支上多花几美元，会对员工的安全、满意度和健康产生不可估量的积极影响。